OA辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)用管理探討

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來源:  泛普軟件

    隨著OA系統(tǒng)的不斷普及應(yīng)用，改變了原有的資源共享難，信息傳遞慢，管理混亂，成本高的問題，OA系統(tǒng)的應(yīng)用降低了成本，對管理有著積極的促進作用，如何將OA辦公系統(tǒng)在順應(yīng)企業(yè)的需求的情況下，利用系統(tǒng)和軟件想結(jié)合，產(chǎn)生真正的價值，將是本文討論的重點。

    1 OA辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)用內(nèi)容與作用

        OA辦公自動化系統(tǒng)就是采用Internet/Intranet 技術(shù)，基于工作流的概念，使管理人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作；改變過去復(fù)雜、低效的手工辦公方式，實現(xiàn)迅速、全方位的信息采集、信息處理，為管理和決策提供科學(xué)的依據(jù)。OA自動化辦公系統(tǒng)具體包括：（1）個人辦公：待辦事宜、日程安排、工作日志、通訊錄；（2）網(wǎng)絡(luò)通訊：Internet 郵件管理、內(nèi)部郵件管理、即時通訊公告；（3）工作流流程設(shè)計器：流程任務(wù)管理及查詢、流程任務(wù)分析統(tǒng)計；（4）公共信息：知識管理論壇、在線調(diào)查；（5）業(yè)務(wù)子系統(tǒng)：公文收發(fā)、人事管理、會議管理、車輛管理、辦公資產(chǎn)接待管理等。該系統(tǒng)功能應(yīng)用戶的需要而逐漸增強，前后共經(jīng)歷了三個階段較為明顯的革新，由單一的文檔處理到如今的綜合管理，現(xiàn)使用的該系統(tǒng)已能滿足多數(shù)用戶的需求，既有個人資料的收集，又有部門資料的共享，同時也可以開展及時的論壇與調(diào)查，使用公共辦公資源等等，滿足時代發(fā)展的需求，綜合性極強。

2 OA系統(tǒng)實際應(yīng)用中應(yīng)注意的問題

        工作人員具有電子信息化觀念：傳統(tǒng)的文件傳輸都是經(jīng)過紙質(zhì)材料作為媒介，上面有管理部門的公章和相應(yīng)負責(zé)人的簽名。OA辦公自動化系統(tǒng)省掉了專人遞送的過程，直接將文件傳送給領(lǐng)導(dǎo)審批和需要閱讀的人，簽名和閱讀情況都將經(jīng)過電子信息反饋給相應(yīng)的管理人員。過程之快，使用也方便，如遇特殊事情需要相應(yīng)負責(zé)人應(yīng)急處理的，也可以很輕松快速的解決，獲得答復(fù)意見或指導(dǎo)結(jié)果，只要有規(guī)范的傳遞程序即可，避免隔級傳送。其中需要那些不太愿意使用電腦的人員改變觀念，加強對現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的認識，接受電子信息，感受其帶來的方便與快捷性，否則將會給自動化辦公系統(tǒng)的推行帶來阻礙。營造宏觀的氛圍和相互學(xué)習(xí)的意識，改變觀念不是難題。

        工作人員具有網(wǎng)絡(luò)安全與道德意識：信息技術(shù)發(fā)展迅速，同時良性行為和不良行為就開始利用信息傳送媒介進行較量，為此應(yīng)注意網(wǎng)絡(luò)管理安全，關(guān)注不良份子是否利用OA辦公自動化系統(tǒng)的資源，進行敲詐和哄騙，防患于未然。管理人員要加強網(wǎng)絡(luò)安全，防止使用人員資料對外泄密，一旦發(fā)現(xiàn)嚴格按照管理中制定的管理辦法，采取補救措施，遏制其再次發(fā)生，情節(jié)嚴重者可向相應(yīng)管理部門遞交查處報告。又因資源共享之后，使用人員可以獲悉管理機構(gòu)內(nèi)部各種資料，一類人員因某些事情不滿，而對個別人員或職能部門采取保密資料外泄和發(fā)不良用語以攻擊的行為。實時監(jiān)控內(nèi)部使用人員不文明用語的行為，規(guī)范道德識，引導(dǎo)規(guī)范使用OA辦公自動化系統(tǒng)。

        工作人員具備積極的關(guān)注性：OA辦公自動化系統(tǒng)加快了事情傳遞過程，提升了效率，部門文件傳送的管理人員就應(yīng)時時關(guān)注系統(tǒng)中是否有新信息，做好相應(yīng)的回應(yīng)和傳接工作，切勿一天關(guān)注一次，將原本快捷的事情耽誤，進而影響工作進程，甚至讓人對辦公自動化系統(tǒng)產(chǎn)生不佳印象。工作隊伍的工作積極程度在一定程度上影響了工作進程的開展，嚴重的將制約辦公自動化系統(tǒng)的推廣，做好管理人員的管理工作就顯得尤為重要，建立明確獎勵機制對提高積極性幫助較大，有條件的部門或機構(gòu)可以采取此措施，完善管理制度，獎罰分明。加強工作隊伍的積極性管理，提升使用者對辦公自動化系統(tǒng)的良好印象，增進改革進程的快速發(fā)展。

3 OA系統(tǒng)的特點與應(yīng)用

        資源共享性：資源共享是利用計算機處理技術(shù)將特定的規(guī)范資料存放在一定的數(shù)據(jù)平臺上供使用者參考查閱，提升資料的利用率。OA辦公自動化系統(tǒng)具備此功能，管理者將信息公布于內(nèi)部使用平臺，使用者根據(jù)自己的需要進行檢索，同時也能為多客戶提供訪問同一信息的空間，較為方便的提高了資源利用率，減少資源整理和查閱過程中用去的時間?？吹椒奖愕耐瑫r也要考慮其共享之后的安全性，在共享的時候就應(yīng)考慮安全基礎(chǔ)，建立完備的防護系統(tǒng)和管理權(quán)限，任何使用者都必須嚴格把控自己權(quán)限，管理人員不定期進行檢查，這樣能保證整個共享數(shù)據(jù)資源的安全性，充分利用資源的作用。

       信息傳遞快速性：時間代表效益，快速的傳遞信息，能有效的提高效益，增加需求人員獲取信息的及時性?？焖賯鬟f信息也為辦事人員減輕了工作時間壓力帶來的負擔(dān)，總工作時間不變，但是傳遞過程中原方式需要2天甚至更多，OA辦公自動化系統(tǒng)卻只需幾分鐘就可以實現(xiàn)，無疑為辦事人員提供了更多時間，抓住時間差較快較好，高質(zhì)量的完成工作。信息傳遞快速性是工作人員的需求，但是也是組織者更希望的看到的結(jié)果，更為社會快節(jié)奏、高效率的發(fā)展提供解決渠道。

        管理有序性：過去的管理模式，存在雜亂、推卸責(zé)任、效率低、資料整理難等問題，同時辦公耗損和成本總是保持平穩(wěn)并有逐漸上升的趨勢，不僅是資源的浪費，也會給工作中埋藏同事之間因分工不明而引發(fā)的摩擦，不利于建設(shè)和諧的工作環(huán)境。并且高層管理者因工外出就無法批復(fù)和處理文件，日益繁雜的工作又堆積而至，無暇顧及事情的輕重緩急，OA辦公自動化系統(tǒng)能實現(xiàn)遠程辦公，管理者可以在遞交文件中標(biāo)明需要處理的時間和重要程度，緩解了工作壓力。特別是那些工作信息采集量較大的機構(gòu)，人工就大大增加了額外的負擔(dān)。辦公自動化系統(tǒng)可以直接順應(yīng)大家的需求，根據(jù)預(yù)定原則進行分類上報，降低差錯出現(xiàn)率，從而實現(xiàn)差誤為0的規(guī)范管理。

        成本效益性：傳統(tǒng)的通知方式利用紙和電話作為媒介，快速發(fā)展的進程中哪些方式將制約信息的傳播，并且需要成本較高。OA辦公自動化系統(tǒng)將傳統(tǒng)的通知方式用電子形式傳播出去，尤其是節(jié)約了傳播過程中長途電話、傳真、復(fù)印、打印的費用，實現(xiàn)了無紙化的工作形式，與社會發(fā)展進程接軌，更突顯了社會發(fā)展的現(xiàn)代化管理標(biāo)志，日耗銷量成倍減少，減少了辦公原始成本的投入。例如發(fā)布的管理辦法、上級下發(fā)傳閱文件及學(xué)科資料等，OA辦公自動化系統(tǒng)中文件保存一項能實現(xiàn)此功能，用戶將需要信息存入個人文件柜里，長期保存不會被破壞，省掉了傳統(tǒng)傳輸過程中打印后再進行的交流麻煩，節(jié)約成本是不言而喻的了。當(dāng)然那些必須要打印存檔的文件，也可以很好的解決好，化解了電子操作與實際辦公之間的矛盾。

4 總結(jié)

        OA系統(tǒng)順應(yīng)了時代發(fā)展需要，能有效的將管理部門意識形態(tài)對開，并達到和諧共處，共同提升的目的。OA辦公自動化系統(tǒng)具有較強的開發(fā)價值，并且能在很多地方應(yīng)用以及取得良好的效果。但是在實際應(yīng)用中，在某些單位還需要進行宣傳和講解，更新部分老同志的認識，加強其學(xué)習(xí)和交流意識，讓其接受新思維和新觀念。時代發(fā)展的產(chǎn)物需要大家以更為包容的態(tài)度接受，同時也要大膽的應(yīng)用到相關(guān)領(lǐng)域，充分發(fā)揮其價值與作用。

        加強宣傳，適時引導(dǎo)：電子信息技術(shù)的更新速度非常之快，一些年紀較高的使用人員可能一時間無法適應(yīng)其更換速度，面對時較為茫然。在這樣的大環(huán)境下購置者應(yīng)該加強宣傳，增加引導(dǎo)的力度，避免使用過程中出現(xiàn)倦怠現(xiàn)象，或者逐漸忘記一些非常用功能。加強宣傳就顯得尤為重要，可以避免不良使用行為導(dǎo)致的差異影響。恰到時機的適時引導(dǎo)，能喚起）使用者的新認識，加深對常用功能的熟練程度，并且能制約更新過程中出現(xiàn)的不適心理。

        規(guī)范管理流程，責(zé)任到人：OA辦公自動化系統(tǒng)使用過程中雖然速度加快了，但是應(yīng)有的程序仍然不能減少，否則就會導(dǎo)致不必要的麻煩，增加最高決策者的額外負擔(dān)。按照原有程序進行呈報，分管部門清楚具體情況能給決策和討論提供參考意見。規(guī)范管理流程起到舉足輕重的作用，責(zé)任到人，可以避免不清楚上級主管審批部門的使用者遞交錯誤申報表而影響材料和信息的傳遞。實際管理中必須狠抓流程，落實責(zé)任，嚴格制止各級申報行為的出現(xiàn)，防患資料的對外泄露。

       整合資源，提高辦事效率：OA辦公自動化系統(tǒng)具有較強的儲存功能，可以儲存文檔、圖片和視頻，給使用者提供了方便的數(shù)據(jù)平臺，管理者也更容易收集各方面的電子信息資料，各部門要實行資源整合，避免使用過程中的重復(fù)勞動，或者幾經(jīng)更替正確信息變換成有誤資源。整合資源，提高資源共同使用程度，能明顯的提高辦事效率，主要表現(xiàn)在資料收集過程時間縮短，規(guī)范程度提高。

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