OA系統(tǒng)，超脫無紙化辦公的管理軟件

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OA軟件作為繼財務軟件、erp系統(tǒng)之后的第三大管理軟件，協(xié)同作戰(zhàn)的理念已經(jīng)深入人心，越來越得到更多集團、企事業(yè)單位以及政府部門的認可，積極昂揚向上發(fā)展的趨勢不容阻擋，在企業(yè)信息化建設中的作用不容小覷。

第一：提升企業(yè)辦公效率同時，重在執(zhí)行力的提升

手工的審批在速度和效率上跟不上時代的發(fā)展，更重要的是領導者無法有效監(jiān)控到員工日常的工作。對流程的審批不知道停滯在那個環(huán)節(jié)、那個部門、原因在那里。很多管理制度的確立，到底員工是否關心，執(zhí)行沒有，執(zhí)行花費多長時間并沒有得到有效反饋，也就沒有辦法改進和提升，所以造成管理層的政令很難有效執(zhí)行。

第二：OA的終極目的最終是為企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展和管理服務

OA的整個管理思想是以人為核心，以管控企業(yè)運營過程為目的，通過管人來實現(xiàn)整個企業(yè)規(guī)范運營。所以它區(qū)別于以物料為核心的ERP系統(tǒng)，以資金為核心的財務，以物流為核心的進銷存。這些業(yè)務軟件的核心特點都是以結果為導向，精細化管理為主，對過程的管控比較缺乏。而OA，更進一步說協(xié)同OA，面對的是組織行為，強調(diào)的是企業(yè)資源的整體運作。所以OA與這些業(yè)務軟件是相得益彰的。那么OA軟件的終極目標是什么呢?最終把OA作為一個不同部門，不同崗位員工日常業(yè)務辦公的平臺，員工每天辦公的數(shù)據(jù)按照權限自動匯總給相關權限的管理層生成統(tǒng)計報表從而給公司的管理提供決策支持。如果員工辦公的數(shù)據(jù)不能沉淀為管理層需要的報表，我們認為OA軟件以人為核心的軟件是無法做到進行有效對管理過程進行控制的。

第三：規(guī)范公司的管理，避免人為的因素

手工審批受人為因素影響較大，所以企業(yè)很多的管理制度和法規(guī)不能有效執(zhí)行，中國很多企業(yè)初具規(guī)模就提出法制。所以軟件是法制最好的執(zhí)行手段。對于剛剛進行信息化的企業(yè)，前期需要一個過渡期進行緩沖，但是最終公司的管理是需要規(guī)范的，當然規(guī)范需要允許進行適當?shù)恼{(diào)整。所以企業(yè)的流程是需要沉淀以后最終會被固化下來。所以企業(yè)的流程關鍵是經(jīng)過梳理、沉淀進行優(yōu)化最終找到管理的規(guī)律。當然對于不斷規(guī)范的企業(yè)前期OA軟件是需要支持一些人為因素，經(jīng)過不斷規(guī)范，最終找到適合企業(yè)的管理規(guī)律。所以強調(diào)OA流程既需要很強的自主判斷能力，又要非常靈活以適應企業(yè)業(yè)務流程和組織架構的變更。因為企業(yè)員工每天的工作都很忙，不能指望通過員工記住很多的管理制度來進行人為判斷，比較現(xiàn)實的是員工提交流程，系統(tǒng)自動根據(jù)員工填入的內(nèi)容進行自動判斷進行相關領導審批，以此來規(guī)范整體的管理過程。

第四：部門與部門，員工與員工之間信息的溝通和共享

在手工時代，部門與部門之間無法進行充分的信息共享與傳遞，所以導致很多重復性的工作。同時企業(yè)很多事務是需要跨部門運作，員工與員工之間工作的協(xié)同迫切需要一個平臺來支撐。而OA軟件是很高的工具，借助這一平臺，將跨地區(qū)、組織、部門的員工緊密地聯(lián)系在一起。

第五：知識的沉淀和痕跡的保留

對任何企業(yè)來說，都會有員工流失，都會有新的員工進來。流失的員工對于企業(yè)來說，等同于資源的流失，特別是對于關鍵業(yè)務崗位的員工。企業(yè)需要有一個平臺來記錄員工日常的核心工作和他掌握的公司的核心資源，以方便后續(xù)員工快速交接和跟進，避免企業(yè)造成損失。同時對于新員工培養(yǎng)成一個適崗的員工，企業(yè)需要花費很大的代價，如果通過OA系統(tǒng)把相同崗位的員工所從事的工作的痕跡和經(jīng)驗共享給新員工，這會大大縮短新員工的培訓時間，并節(jié)省公司的培訓費用。

第六：加強對員工日常行為的考核

很多企業(yè)對員工的考核都停留在印象打分上，這樣不利于留住優(yōu)秀的人才。通過OA系統(tǒng)，可以把員工日常工作情況所產(chǎn)生的成績作為考核的部分依據(jù)來對員工進行動態(tài)的績效考核。來充分調(diào)動員工積極性，使企業(yè)在快速發(fā)展中快速積累所需要的人才。

所以OA軟件不是一個無紙化的軟件，而是一個管理工具，通過它來貫徹企業(yè)管理制度的執(zhí)行，傳播企業(yè)文化，通過流程的規(guī)范、知識的沉淀、員工的配合和協(xié)作來促進企業(yè)中人與組織的和諧發(fā)展。

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