盤點OA辦公系統(tǒng)的五大信息化作用

　　毫無疑問，國內(nèi)快速發(fā)展的信息化進程正不斷改變著人們的工作方式。其中，十幾年的信息化發(fā)展歷程，使得OA辦公系統(tǒng)依靠穩(wěn)定的安全性、通訊的便捷性、人性化的監(jiān)管性等優(yōu)勢在廣大企業(yè)中迅速普及。

　　事實上，OA辦公系統(tǒng)不僅僅是企業(yè)辦公的一種工具，更應該是一種有思想、有模式的懂管理的軟件，目前市場上主流的協(xié)同OA辦公系統(tǒng)就為現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展注入了強勁的動力。優(yōu)秀的OA辦公系統(tǒng)應是在研究現(xiàn)代組織實踐案例和管理理論發(fā)展方向的基礎(chǔ)上，結(jié)合國內(nèi)企業(yè)信息化需求而設(shè)計的協(xié)同管理系統(tǒng)， OA辦公系統(tǒng)應以工作流為傳導模型，以任務(wù)為處理模型，將組織行為的復雜性通過三者的結(jié)合充分表現(xiàn)出來，從而幫助組織解決管理過程中的復雜問題，在實際應用中發(fā)揮以下作用：

　　1、建立了完整統(tǒng)一的企業(yè)數(shù)據(jù)庫

　　長期以來,企業(yè)管理數(shù)據(jù)出自多個部門，這些數(shù)據(jù)也僅限于部門使用，同一種數(shù)據(jù)在不同部門往往各不相同。通過實施OA辦公系統(tǒng)，企業(yè)可制訂數(shù)據(jù)編碼規(guī)則，確定各類數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，建立完整、統(tǒng)一的企業(yè)數(shù)據(jù)庫。

　　2、建立了相對完整的流程架構(gòu)

　　對公司辦公流程、角色、動作、權(quán)限的靈活配置，滿足現(xiàn)代辦公對組織行為的多種實際管理應用需求，并以圖示化的“流程+表單”方式展現(xiàn)，形象、直觀、易學、易用。

　　3、提高了企業(yè)管理工作的規(guī)范化程度和工作效率

　　使企業(yè)內(nèi)部的協(xié)作效率、信息效率和工作效率得到提升，在企業(yè)辦公過程中，采用集中式信息處理機制，協(xié)同工作以“流程+表單”方式發(fā)起，以“人”為中心，通過辦公通系統(tǒng)把日常管理中的事務(wù)、事件按“角色驅(qū)動，流程引導、表單展現(xiàn)、集中共享”的方式協(xié)同關(guān)聯(lián)起來，應用于請示、匯報、審批、項目管理、工作安排、信息傳遞等實際事務(wù)、事件處理中，改變工作質(zhì)量，有效提升傳統(tǒng)辦公管理手段，提高了工作效率。

　　4、實現(xiàn)了數(shù)據(jù)共享，可以提供實時、動態(tài)的數(shù)據(jù)信息查詢

　　實現(xiàn)對企業(yè)最重要資產(chǎn)――知識的高效管理、積累、沉淀、傳播、應用，擺脫人員流動造成的知識的流失；建立動態(tài)的、可控的、統(tǒng)一的、全面集成和協(xié)作化的信息應用環(huán)境，使得企業(yè)各種資源能夠在一個統(tǒng)一的平臺上高度共享信息、協(xié)同完成各種復雜的業(yè)務(wù)處理，從而形成知識積累的科學體系、共同面對市場環(huán)境的變化。

　　5、實現(xiàn)了物流、資金流、信息流的集成

　　公司采購、物管、銷售等部門管理業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，可以通過 erp系統(tǒng)與財務(wù)軟件進行收集和處理。目前，很多企業(yè)的月底庫存結(jié)賬余額結(jié)果可直接傳遞到財務(wù)部門，產(chǎn)品銷售、采購的財務(wù)結(jié)算業(yè)務(wù)也直接通過系統(tǒng)的應收應付模塊完成，銷售發(fā)票和應收賬款數(shù)據(jù)的共享，改變了以前的財務(wù)和銷售部門兩套帳的現(xiàn)狀，從而初步實現(xiàn)了物流與資金流的集成。