盤點(diǎn)OA辦公系統(tǒng)的五大信息化作用

　　毫無(wú)疑問(wèn)，國(guó)內(nèi)快速發(fā)展的信息化進(jìn)程正不斷改變著人們的工作方式。其中，十幾年的信息化發(fā)展歷程，使得OA辦公系統(tǒng)依靠穩(wěn)定的安全性、通訊的便捷性、人性化的監(jiān)管性等優(yōu)勢(shì)在廣大企業(yè)中迅速普及。

　　事實(shí)上，OA辦公系統(tǒng)不僅僅是企業(yè)辦公的一種工具，更應(yīng)該是一種有思想、有模式的懂管理的軟件，目前市場(chǎng)上主流的協(xié)同OA辦公系統(tǒng)就為現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展注入了強(qiáng)勁的動(dòng)力。優(yōu)秀的OA辦公系統(tǒng)應(yīng)是在研究現(xiàn)代組織實(shí)踐案例和管理理論發(fā)展方向的基礎(chǔ)上，結(jié)合國(guó)內(nèi)企業(yè)信息化需求而設(shè)計(jì)的協(xié)同管理系統(tǒng)， OA辦公系統(tǒng)應(yīng)以工作流為傳導(dǎo)模型，以任務(wù)為處理模型，將組織行為的復(fù)雜性通過(guò)三者的結(jié)合充分表現(xiàn)出來(lái)，從而幫助組織解決管理過(guò)程中的復(fù)雜問(wèn)題，在實(shí)際應(yīng)用中發(fā)揮以下作用：

　　1、建立了完整統(tǒng)一的企業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)

　　長(zhǎng)期以來(lái),企業(yè)管理數(shù)據(jù)出自多個(gè)部門，這些數(shù)據(jù)也僅限于部門使用，同一種數(shù)據(jù)在不同部門往往各不相同。通過(guò)實(shí)施OA辦公系統(tǒng)，企業(yè)可制訂數(shù)據(jù)編碼規(guī)則，確定各類數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，建立完整、統(tǒng)一的企業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)。

　　2、建立了相對(duì)完整的流程架構(gòu)

　　對(duì)公司辦公流程、角色、動(dòng)作、權(quán)限的靈活配置，滿足現(xiàn)代辦公對(duì)組織行為的多種實(shí)際管理應(yīng)用需求，并以圖示化的“流程+表單”方式展現(xiàn)，形象、直觀、易學(xué)、易用。

　　3、提高了企業(yè)管理工作的規(guī)范化程度和工作效率

　　使企業(yè)內(nèi)部的協(xié)作效率、信息效率和工作效率得到提升，在企業(yè)辦公過(guò)程中，采用集中式信息處理機(jī)制，協(xié)同工作以“流程+表單”方式發(fā)起，以“人”為中心，通過(guò)辦公通系統(tǒng)把日常管理中的事務(wù)、事件按“角色驅(qū)動(dòng)，流程引導(dǎo)、表單展現(xiàn)、集中共享”的方式協(xié)同關(guān)聯(lián)起來(lái)，應(yīng)用于請(qǐng)示、匯報(bào)、審批、項(xiàng)目管理、工作安排、信息傳遞等實(shí)際事務(wù)、事件處理中，改變工作質(zhì)量，有效提升傳統(tǒng)辦公管理手段，提高了工作效率。

　　4、實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)共享，可以提供實(shí)時(shí)、動(dòng)態(tài)的數(shù)據(jù)信息查詢

　　實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)最重要資產(chǎn)――知識(shí)的高效管理、積累、沉淀、傳播、應(yīng)用，擺脫人員流動(dòng)造成的知識(shí)的流失；建立動(dòng)態(tài)的、可控的、統(tǒng)一的、全面集成和協(xié)作化的信息應(yīng)用環(huán)境，使得企業(yè)各種資源能夠在一個(gè)統(tǒng)一的平臺(tái)上高度共享信息、協(xié)同完成各種復(fù)雜的業(yè)務(wù)處理，從而形成知識(shí)積累的科學(xué)體系、共同面對(duì)市場(chǎng)環(huán)境的變化。

　　5、實(shí)現(xiàn)了物流、資金流、信息流的集成

　　公司采購(gòu)、物管、銷售等部門管理業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，可以通過(guò)erp系統(tǒng)與財(cái)務(wù)軟件進(jìn)行收集和處理。目前，很多企業(yè)的月底庫(kù)存結(jié)賬余額結(jié)果可直接傳遞到財(cái)務(wù)部門，產(chǎn)品銷售、采購(gòu)的財(cái)務(wù)結(jié)算業(yè)務(wù)也直接通過(guò)系統(tǒng)的應(yīng)收應(yīng)付模塊完成，銷售發(fā)票和應(yīng)收賬款數(shù)據(jù)的共享，改變了以前的財(cái)務(wù)和銷售部門兩套帳的現(xiàn)狀，從而初步實(shí)現(xiàn)了物流與資金流的集成。