實施oa辦公軟件后的基本作用

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       很多用戶在實施和使用OA辦公軟件的時候進(jìn)入這樣一個誤區(qū)，軟件廠商的軟件提供什么功能就使用這些功能，功能不滿足就期待下一次的軟件升級。這其中最重要的一點已經(jīng)被忽略，就是沒有很好的結(jié)合自身的實際需要進(jìn)行規(guī)劃和處理，這將會嚴(yán)重影響日后OA辦公軟件的使用效果。實際上，我們不應(yīng)該期待OA給我們帶來什么樣的功能，而是我們?nèi)绾我驩A實現(xiàn)我們的功能，包用戶個性化的需要，而個性化需求往往正是OA辦公軟件深入應(yīng)用的關(guān)鍵。以企業(yè)用戶為例，實施OA辦公軟件后一般能夠達(dá)到以下的常見作用：

1、規(guī)范企業(yè)工作流程和提高工作效率

       在企業(yè)辦公過程中，采用集中式信息處理機(jī)制，以業(yè)務(wù)和人為中心，通過OA辦公軟件把日常管理中的事務(wù)、事件按“角色驅(qū)動，流程引導(dǎo)、表單展現(xiàn)、集中共享”的方式協(xié)同關(guān)聯(lián)起來，應(yīng)用于請示、匯報、審批、項目管理、工作安排、信息傳遞等實際事務(wù)、事件處理中，改變工作質(zhì)量，有效提升傳統(tǒng)辦公管理手段，提高了工作效率。

2、提供準(zhǔn)確、高效的協(xié)同辦公

       通過OA辦公軟件實現(xiàn)了跨部門、跨地域的全員化辦公，企業(yè)的所有人員通過OA進(jìn)行有效的分工和協(xié)作，從工作的創(chuàng)建、到任務(wù)分配，任務(wù)的提醒、任務(wù)的處理。各類信息達(dá)到精準(zhǔn)和及時的處理。由于各類基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和信息的完整記錄，也方便各級領(lǐng)導(dǎo)對相關(guān)信息的宏觀掌控和決策。

3、節(jié)省企業(yè)的辦公成本

       眾所周知，現(xiàn)代企業(yè)在運作過程中往往由于傳統(tǒng)辦公方式的繁冗，正常工作流轉(zhuǎn)經(jīng)過的程序和周期較長，特別是在實際操作過程中容易由于程序繁冗而流轉(zhuǎn)缺失某些環(huán)節(jié)，導(dǎo)致失誤的同時更是造成了辦公資源的浪費。通過使用OA辦公軟件，不僅能避免類似問題的出現(xiàn)，更能大幅提高辦公效率和準(zhǔn)確度，從而為企業(yè)長遠(yuǎn)性永久性地大量節(jié)省辦公資源。

4、實現(xiàn)了物流、資金流、信息流的集成

       通過ERP、OA辦公軟件，企業(yè)可以跨越不同平臺和系統(tǒng)的限制，可以對ERP、OA軟件等信息系統(tǒng)進(jìn)行整合，實現(xiàn)企業(yè)資源的整體安排與管理，根據(jù)實際業(yè)務(wù)管理和辦公需要靈活調(diào)整企業(yè)資源的分配，進(jìn)一步提高企業(yè)資源的利用率。

5、提高了企業(yè)員工的素質(zhì)

       經(jīng)過多層次的反復(fù)培訓(xùn)，公司領(lǐng)導(dǎo)及企業(yè)員工對信息化建設(shè)的重要性有了充分的認(rèn)識，對“信息化帶動工業(yè)化”有了更深刻的理解。通過培訓(xùn)使各管理業(yè)務(wù)部門工作人員熟練掌握計算機(jī)操作的基本技能，為企業(yè)培訓(xùn)了一支熟悉管理業(yè)務(wù)，會計算機(jī)操作，能夠使用ERP、OA辦公軟件的新型員工隊伍。

6、建立了相對完整的管理業(yè)務(wù)流程架構(gòu)

       通過實施OA軟件，企業(yè)對辦公流程、角色、動作、權(quán)限進(jìn)行了靈活配置，滿足了現(xiàn)代辦公對組織行為的多種實際管理應(yīng)用需求，并以圖示化的“流程+表單”方式展現(xiàn)，形象、直觀、易學(xué)、易用。

7、實現(xiàn)了數(shù)據(jù)共享，實現(xiàn)實時和動態(tài)信息查詢

       OA辦公軟件實現(xiàn)了知識的高效管理、積累、沉淀、傳播、應(yīng)用，擺脫了人員流動造成的知識的流失；建立了動態(tài)的、可控的、統(tǒng)一的、全面集成和協(xié)作化的信息應(yīng)用環(huán)境，使得企業(yè)各種資源能夠在統(tǒng)一的平臺上高度共享信息、協(xié)同完成各種復(fù)雜的業(yè)務(wù)處理，從而形成知識積累的科學(xué)體系、共同面對市場環(huán)境的變化。

8、推進(jìn)企業(yè)文化建設(shè)

　　通過使用OA辦公軟件，每一個員工可以對公司有全面的了解。公司最近發(fā)生的大事、決策層的戰(zhàn)略思想、員工的意見、公司的規(guī)章制度、刊物等等都可以直接通報到每一個員工。使員工做到了身在崗位、胸懷全局，大大增強(qiáng)公司的凝聚力。

       實施oa辦公軟件后，對企業(yè)具體起到哪些作用，每家企業(yè)都存在很大差異的，由于企業(yè)不同問題的存在，可能這個方面的效果比較明顯，那個方面的效果較為一般。只有在oa辦公軟件的時候過程中，發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，才能進(jìn)一步加深它的應(yīng)用效果。

原文來自數(shù)字化企業(yè)網(wǎng)

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