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北京OA信息化系統(tǒng)和OA系統(tǒng)的區(qū)別
許多人認為知識管理系統(tǒng)其實就是OA的一個組成部分,實際上很多oa里面也會涉及一點文檔管理的功能,這是造成這種誤解的基礎原因所在。
我們可以從以下幾個方面來分析下知識管理系統(tǒng)和oa的區(qū)別。
OA的概念:OA是OFFICE AUTOMATION的縮寫,本意為利用技術(shù)的手段提高辦公的效率,進而實現(xiàn)辦公的自動化處理?;诠ぷ髁鞯母拍?,使企業(yè)內(nèi)部人員遵從oa設定的工作流程,處理日常事務,提高辦公效率。
從oa的發(fā)展階段看,oa經(jīng)歷了電子化階段,就是辦公紙張文字的電子化。MIS階段:-數(shù)字信息采集匯總,流程、表單管理,局域共享,C/S結(jié)構(gòu)為主流。發(fā)展到現(xiàn)在是協(xié)同OA階段,基于網(wǎng)絡協(xié)同辦公,門戶、及時通訊、管理及業(yè)務一體化整合。
先看OA里面在跑什么:
無論是從OA的概念還是從其發(fā)展歷史來看,OA都遵循著“辦公自動化”這個核心,其系統(tǒng)里面主要運行的是業(yè)務流程,即文件報批、審核、發(fā)布、訂餐、派車等工作流程的問題。總結(jié)來說,OA是企業(yè)辦公過程中產(chǎn)生的一些有形的信息和日常的辦公流程進行管理,以提升辦公的效率和企業(yè)管理的規(guī)范性。也就是說,OA更希望,通過明確組織內(nèi)既定的工作和流程和規(guī)范,制定分工與協(xié)同的業(yè)務流程,讓組織內(nèi)的人員按照流程去做動作,通過系統(tǒng)告訴人們,what to do?即做什么,至于為什么要這么做,你可以不必理會。
再看OA跑的結(jié)果是什么:
OA系統(tǒng)里面運行完畢的結(jié)果,大部分是一種信息狀態(tài),即審核通過、通知發(fā)布了,派車成功了,這些信息并不是知識,而僅僅是數(shù)據(jù)。要知道,知識是能夠直接應用指導人勞動的優(yōu)質(zhì)信息。
和oa一樣,知識管理系統(tǒng)(KMS)也并沒有一個特別嚴謹?shù)母拍睿?/span>kmpro大致把它定義如下:對組織中大量的有價值的方案、策劃、成果、經(jīng)驗等知識進行分類存儲和管理,積累知識資產(chǎn)避免流失,利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù),對知識進行有效發(fā)現(xiàn)和尋找,促進知識的學習、共享、培訓、再利用和創(chuàng)新,降低組織運營成本,強化組織核心競爭力的軟件系統(tǒng)。
知識管理的關注點:
從這個角度而言,知識管理的核心關注點在于“結(jié)果”,即知識本身,而不是過程(工作流),強調(diào)全神貫注的整理組織內(nèi)部的知識資產(chǎn),挖掘每個崗位、每個人的知識和經(jīng)驗,積累起來,作為知識庫為組織提供長期有效的知識支撐。當然,kms可以把oa的一部分運行結(jié)果,認證為知識入庫并加以利用。
知識管理的作用力:
知識管理希望通過系統(tǒng),勾畫企業(yè)的知識結(jié)構(gòu),梳理知識與人與組織間的關系,讓最準確的知識最短時間內(nèi)通過人為組織創(chuàng)造出最大的價值,實現(xiàn)知識在組織內(nèi)的重用利用和創(chuàng)造。KMS知識管理系統(tǒng)它更強調(diào)利用這些知識,告訴組織里的成員how to do 如何去做。比如,銷售部接到一個標書,可以直接求助于知識管理系統(tǒng),找到以前的競標文件,拿出來依樣畫葫蘆,照貓畫虎再加點創(chuàng)新,就能夠順利明白怎么做,并完成工作。而把這個需求放到oa里面去,系統(tǒng)如果沒有這個流程,則無法運行了。因此,kms注重的是對整個組織智力資本的存儲、訓練和提升,讓大家在業(yè)務技能上獲得提升。
辦公流不是企業(yè)知識管理的全部:
畢竟有很多的知識和經(jīng)驗,是沒有進入辦公流程的,是不會在辦公流程里面產(chǎn)生的,比如市場部做一份宣傳冊,從創(chuàng)意、策劃、設計、小樣、交廣告公司、成品,以及素材的管理,這些業(yè)務流程并不會直接或全部的進入oa,這時候如果要最大程度的保存這些知識結(jié)果,更好的辦法是把它們納入知識庫,而不是按入oa流程。
現(xiàn)在有些OA開始全面整合KM(知識管理)+IM(即時通訊)+CRM(客戶關系)+……,這樣做的結(jié)果是,需求大而全,企業(yè)應用起來難度很大,看著花哨漂亮,反而不如小而精、專的更能夠產(chǎn)生效益。
這是一個分眾的時代,需求在日益細化,只有專注的解決一個問題,才能逐步的去解決全面的問題,如果誰試圖去通過一個系統(tǒng)解決所有的問題,那么轉(zhuǎn)嫁給客戶的風險會非常的大。
總之OA和KM是兩個不同的理念,也是兩套不同的系統(tǒng),他們之間存在著差別,有整合的需求,兩者之間可以通過接口對數(shù)據(jù)進行交換,但絕對不是兼并。
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