OA革命轉(zhuǎn)變，知識管理融入?yún)f(xié)同辦公OA

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辦公自動化領(lǐng)域一系列的變革令人矚目，其中OA的管理核心由正在由單純的事務處理轉(zhuǎn)向融合知識管理的協(xié)同辦公，換言之，知識管理是辦公自動化的革命性進展，是新一代OA的發(fā)展方向，而OA將為知識管理提供基礎(chǔ)環(huán)境，成為實現(xiàn)知識管理的協(xié)同工作平臺。

OA管理核心的轉(zhuǎn)變：知識管理

辦公自動化系統(tǒng)經(jīng)過十幾年的發(fā)展，已經(jīng)進入到新一代的協(xié)同OA時代。協(xié)同OA不僅可以實現(xiàn)企業(yè)各組織、各部門以及人員之間的協(xié)同，還能夠很方便的將各種內(nèi)外資源結(jié)合在一起，從而讓人們越來越多的體驗到協(xié)同所帶來的高效；而接下來的問題就是：我們?nèi)绾螐默F(xiàn)有的OA系統(tǒng)中挖掘更多的信息、創(chuàng)造更多的價值？

事實上，知識管理正是新一代的OA區(qū)別于傳統(tǒng)OA的應用之一。在傳統(tǒng)OA中，企業(yè)的所有動作都是圍繞著具體的事務來進行的，而OA的目的也在于幫助企業(yè)擺脫部分散工作，在某些程度上提升業(yè)務效率。傳統(tǒng)OA中的信息是以單純的文檔、或靜態(tài)數(shù)據(jù)等形式存在，信息的覆蓋面和覆蓋深度十分有限，難以將其凝練成知識，更無法建立很好的知識管理體系。而新一代OA不僅提供基本的信息和事務管理平臺，還關(guān)注這些信息和業(yè)務過程中所包含的知識，并利用一系列知識管理工具實現(xiàn)對其的獲取、轉(zhuǎn)化、存儲和利用，以支持企業(yè)知識型組織的建立。應該說，引入知識管理是辦公自動化領(lǐng)域的一場革命，必將給OA帶來更高層面的應用價值。

在我們進一步探討知識管理如何與OA應用相結(jié)合的同時，我們不由要問：究竟什么是知識管理？

什么是知識管理

正如安德魯.卡內(nèi)基所說“在一個組織內(nèi)，唯一不能被替代的資產(chǎn)是組織的知識和她的人員?！敝R正在成為推進企業(yè)持續(xù)性發(fā)展的源動力。尤其當前社會已經(jīng)邁入知識經(jīng)濟時代，與工業(yè)經(jīng)濟時代不同，它的特征是社會生產(chǎn)能力和商品過剩，競爭異常激烈、客戶需求變化頻繁，對企業(yè)的應變能力、決策能力和創(chuàng)新能力都提出了更高的要求。因此推動社會發(fā)展的主要力量不再是傳統(tǒng)的自然資源、資本和勞動力，而是知識。

那么什么是知識管理呢？引用斯維拜(Karl E Sverby)從認識論角度對知識管理的定義，便是“利用組織的無形資產(chǎn)創(chuàng)造價值的藝術(shù)。”也就是說，知識首先不同于傳統(tǒng)的資產(chǎn)，它更多的以“無形”的形式存在，例如人的經(jīng)驗、心得，人所掌握的技能等，而無形的知識卻是無價的，知識管理就是要用科學的方式獲取、組織、分享、更新、創(chuàng)新這些知識，從而在企業(yè)組織中成為管理運營的智慧資本，給企業(yè)帶來價值。

因而我們說，知識管理是一種全新的經(jīng)營管理模式，它要求企業(yè)將知識視為企業(yè)最重要的戰(zhàn)略資源，把最大限度地掌握和利用知識作為提高企業(yè)競爭力的關(guān)鍵；從實踐的層面上來說，知識管理一方面需要及時獲取存在于企業(yè)內(nèi)外部的各種信息、數(shù)據(jù)、文檔等，另一方面還需要對與知識相關(guān)的活動進行充分的管理和支持，這就需要把知識本身、使用知識的人、傳播知識的活動等各方面的資源協(xié)調(diào)統(tǒng)一起來。

OA對知識管理的支撐

了解了知識管理的基本概念后，OA又該如何提供對知識管理的支撐呢？首先，我們來看一下知識管理所包含的基本要素：

1、知識來源：從內(nèi)容上來分類，知識包括各種技能、專業(yè)、事實、能力、法則、規(guī)律等；從存在的形態(tài)來分類，知識包括顯性知識(各種數(shù)據(jù)、文檔、材料等)和隱性知識(人頭腦中的思維方式、專業(yè)知識、掌握的技能技巧等)。

2、存儲知識：知識的存儲包括存儲的場所、存儲的形式、組織的方式等。

3、共享知識：知識的共享從另一個方面來說就是知識的分發(fā)、傳播，讓知識的使用者可以最大限度的獲取知識，從而使知識通過共享實現(xiàn)自身價值。

4、利用知識：知識的利用就是要讓知識在獲取的同時，轉(zhuǎn)化為人員的技能、能力，以及組織的智慧資本。

因此，相對應的，OA應該為知識管理的這些要素提供管理工具：

知識的獲?。撼爽F(xiàn)成的文檔資料外，知識更多的存在于的日常活動的過程中，并不斷的在產(chǎn)生和更新的過程中。因此OA應擴大其對企業(yè)管理的涵蓋面，深入企業(yè)的運營，同時將知識管理貫穿于企業(yè)運作的各個環(huán)節(jié)，讓企業(yè)可以隨時隨地的關(guān)注、跟蹤和攫取業(yè)務過程中產(chǎn)生的知識，并進行及時的記錄，而不必從頭撰寫文檔或單純的以文檔的形式展現(xiàn)。例如對一個客戶從獲得信息到簽單的銷售過程可以很方便的隨時被記錄，簽單結(jié)束后便可自動形成知識庫的一部分；另外就是OA也可以進一步擴展成為搜索、整合和組織各種外部信息的平臺，并將其中的信息轉(zhuǎn)化為知識供訪問者共享。

知識的整理：知識的原始形態(tài)是雜亂無章的，因此需要對各種結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化知識的有序管理。這包括提供對各種形式(PPT、EXCEL、WORKD、圖片、掃描)文檔的存儲；對各種數(shù)據(jù)和信息的轉(zhuǎn)化；提供可高度定義的知識目錄；提供可細分的，多角度的共享權(quán)限安全設(shè)定；提供各種知識展現(xiàn)平臺；提供知識與知識之間的關(guān)聯(lián)等。

知識的分發(fā)：完成了知識的獲取和整理后，下一步就需要將這些有價值的知識通過各種手段進行廣泛的傳播。因此一方面，知識可以以各種形式展現(xiàn)，例如內(nèi)外網(wǎng)站、企業(yè)新聞、電子期刊、相關(guān)文檔等；另一方面還可以通過知識訂閱、交流社區(qū)、即時通訊、網(wǎng)絡學校、工作流程等進行分發(fā)；分發(fā)對象可以為某個部門的人員，也可以為整個企業(yè)或外部的合作伙伴等。

利用知識：完成了知識分發(fā)后，下一步的工作就是促進人員有效的對知識進行汲取，并對知識的轉(zhuǎn)化進行評估和分析。這包括知識的查詢，如提供出色的信息檢索功能、知識關(guān)聯(lián)、知識地圖等使企業(yè)在業(yè)務過程中可以迅速地獲得需要查找的信息；學習評估和考核，提供各種學習和測驗工具；知識分析和統(tǒng)計，從各種角度分析知識的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容以及被閱讀的情況，判別知識的價值和人員的趨向等。

創(chuàng)新知識：知識被汲取并加以利用后，又會在實踐中產(chǎn)生新的知識。因此知識管理還需要利用創(chuàng)建、溝通、交流等手段讓新的知識顯性化，補充到原有的知識體系中，并重新進入知識獲取、存儲、共享、利用、創(chuàng)新的新一輪循環(huán)，以實現(xiàn)知識的不斷更新和積累。這包括在日常工作中隨時和便利的創(chuàng)建知識；新知識能夠迅速進入原有的知識體系；與人力資源管理相結(jié)合，對知識積累的考核和激勵；突破組織界限，進行動態(tài)的靈活的溝通交流，聯(lián)合內(nèi)外部的知識力量等。

總結(jié)而言，從知識管理的過程來看，它像是一個螺旋形，一方面，知識從獲得、整理、分享、更新、利用、創(chuàng)新，再到獲得，這是一個不斷循環(huán)往復的過程；另一方面，知識通過這樣的循環(huán)，知識本身得到不斷的積累，知識量不斷擴大，從而對組織產(chǎn)生越來越強的影響力。而從知識管理的平臺來看，新一代OA將拓展和深化其應用，圍繞整個的知識管理過程，提供內(nèi)容管理、知識檢索、知識推送、知識創(chuàng)建、知識激勵、知識分析等一系列的工具，同時將知識管理從狹隘的文檔管理擴展到企業(yè)的整個業(yè)務管理和運作環(huán)節(jié)中，并與其緊密的融合在一起，從而以知識管理有效的提升個人和組織的能力！

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