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整合資源拓展能力 知識庫建設(shè)的五個步驟
按照知識管理中心(Knowledge Management Center)的研究和咨詢實(shí)踐,知識庫建設(shè)必須遵循以下五個步驟:
第一步:確定要管理的知識。在任何一個企業(yè)內(nèi)部,都有各種各樣的知識,而在知識管理的實(shí)踐中,并非每類類型知識都需要去管理。所以在知識庫建設(shè)的初期必須明確要管理的知識類型、其價值在何處,這樣才不至于眉毛胡子一把抓,導(dǎo)致核心知識和外圍知識都無法很好管理的狀況出現(xiàn)。
第二步:確定知識的來源和動力。人是知識的載體,也是知識產(chǎn)生、組織、利用、創(chuàng)新的源泉。在知識庫建設(shè)中,必須明晰知識的來源:誰應(yīng)該產(chǎn)生何種知識,他為什么要產(chǎn)生。如果不能結(jié)合組織內(nèi)的每個崗位、流程去分析,那么就很難要求知識共享,在這種情況下即便產(chǎn)出了“知識”,就類似于案例中展示的知識的價值也不能保證。還有一個問題就是員工為什么要共享,這是知識管理的動力問題。
第三步:知識的組織。如何將產(chǎn)生出來的知識進(jìn)行整理、系統(tǒng)化、合理的分類和提供檢索工具才能方便人們自如的獲取?在工作中產(chǎn)生出來的知識我們經(jīng)常稱作“知識碎片”,大都是不系統(tǒng)、零散的,在知識的組織階段也需要做“知識碎片”的系統(tǒng)化工作。在案例中,論壇產(chǎn)生的信息和“知識碎片”到底有多少可用性,是一個值得考慮的問題。在知識管理中心(Knowledge Management Center)的咨詢實(shí)踐中,我們的方法是:對于社區(qū)、論壇等產(chǎn)出的“碎片”需要先進(jìn)行第一步的處理,類似于BBS的精華區(qū)分類、整理,然后再經(jīng)過知識的入庫流程,加入審核、標(biāo)準(zhǔn)化的工作才能加入知識庫。知識的分類在下面會詳細(xì)的說明。
第四步:知識的利用。知識本身沒有價值,只有被利用的知識才能發(fā)揮作用。我們經(jīng)常見到有許多“宏偉”的知識庫,但是從來沒有人去用。在案例中導(dǎo)致知識不能被充分利用的原因,除了知識本身是“知識碎片”外,還有一個重要的原因是這些知識根具體的業(yè)務(wù)是無關(guān)的、分離的、“兩張皮”的,要解決這個問題需要在第二步做知識的產(chǎn)出分析的同時做知識的利用分析,從知識使用者的角度去分析他們的具體需求:為完成某個工作,需要哪些知識、這些知識該如何表達(dá)和傳遞。
第五步:知識的創(chuàng)新。創(chuàng)新并不神秘,只有創(chuàng)新才能贏得持續(xù)的競爭優(yōu)勢,而所有的業(yè)務(wù)、管理、技術(shù)創(chuàng)新第一步都是先要有知識創(chuàng)新。在知識原料的基礎(chǔ)上,根據(jù)需求做知識分析和推理,就是CEO陳嘯濬設(shè)想的“還有一些側(cè)重于分析,側(cè)重于進(jìn)一步深化整合我們資源的拓展功能”,但由于上海頂訊網(wǎng)絡(luò)的知識質(zhì)量和組織都存在問題,這一步很難實(shí)現(xiàn)。
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