基于業(yè)務(wù)的信息系統(tǒng)選型七步法

申請(qǐng)免費(fèi)試用、咨詢電話：400-8352-114

企業(yè)信息化的道路充滿荊棘，這固然和中國(guó)企業(yè)本身信息技術(shù)人才缺乏，信息技術(shù)素質(zhì)低，中國(guó)管理軟件市場(chǎng)處于成長(zhǎng)的混亂期，廠商更多注重短期利益等原因有直接關(guān)系，但是未嘗就不和企業(yè)本身對(duì)信息技術(shù)選擇、實(shí)施的方法論有關(guān)。

我在1997－2006年期間，有幸參加多家大型企業(yè)集團(tuán)的技術(shù)信息化與管理信息化項(xiàng)目建設(shè)，對(duì)于這段工作的經(jīng)歷，我總結(jié)成功的系統(tǒng)選型是面向業(yè)務(wù)的選型方法論?；跇I(yè)務(wù)的軟件選型方法可以很大的改善企業(yè)軟件選型，最終使得合適的軟件配合適合的企業(yè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)。

一、項(xiàng)目啟動(dòng)

軟件選型項(xiàng)目的啟動(dòng)階段包括：

*   項(xiàng)目的范圍和目標(biāo)確定

*   項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的組織

*   選擇和剔除

任何事物必須先定義然后再有討論的空間，軟件選型項(xiàng)目的范圍和目標(biāo)對(duì)項(xiàng)目的成功是至關(guān)重要的。用戶過高的期望注定企業(yè)常常有許多各式各樣的軟件需求，但是最終多數(shù)項(xiàng)目被取消。以公司必須在項(xiàng)目開始時(shí)候設(shè)立一個(gè)真實(shí)的范圍，涉及的每個(gè)人對(duì)項(xiàng)目有一個(gè)共同的藍(lán)圖——公司企圖達(dá)到怎樣的目的。把范圍和目標(biāo)文檔化，公司產(chǎn)生一個(gè)文檔包含以下內(nèi)容：

*  問題表述的定義（項(xiàng)目將要解決什么問題）

*   項(xiàng)目出資人和項(xiàng)目的實(shí)際管理委員會(huì)――職責(zé)定義和組成范圍

*  仔細(xì)講解清楚項(xiàng)目的目標(biāo)

*   項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)、參與者的名字和角色

*   項(xiàng)目不包含部分的表述

*   重要的或有費(fèi)用和項(xiàng)目依賴的資源

定義項(xiàng)目的團(tuán)隊(duì)也是重要的步驟。項(xiàng)目如果有組織中各層面的人員參加，將會(huì)有更多機(jī)會(huì)獲得成功。理想的項(xiàng)目組應(yīng)該是如下結(jié)構(gòu)：

*   項(xiàng)目的出資方

一個(gè)或兩個(gè)管理委員會(huì)的成員，在項(xiàng)目開始時(shí)候，明確并展開目標(biāo)

*   支持委員會(huì)

二個(gè)或更多的高層管理人員，來自項(xiàng)目可能產(chǎn)生沖擊、帶來收益的部門

*   項(xiàng)目管理

一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理，管理項(xiàng)目向項(xiàng)目管理委員會(huì)負(fù)責(zé)

*   項(xiàng)目小組

項(xiàng)目目標(biāo)涉及的不同部門員工參與

參與者模型可以認(rèn)為是凳子的三條腿，項(xiàng)目出資人、管理委員會(huì)和項(xiàng)目小組三個(gè)層組織構(gòu)架缺一項(xiàng)目難以獲得成功。如果項(xiàng)目是對(duì)組織的重大變革，項(xiàng)目出資人沒有項(xiàng)目管理委員會(huì)支持將會(huì)遇到很多障礙。而管理委員會(huì)沒有項(xiàng)目出資人將缺乏支持，也將導(dǎo)致項(xiàng)目失敗。最后，項(xiàng)目小組的存在是承擔(dān)具體的運(yùn)作任務(wù)。

把那些不屬于本項(xiàng)目的內(nèi)容排除是項(xiàng)目啟動(dòng)的必要完成的工作，排除的目的是在項(xiàng)目早期告訴項(xiàng)目成員那些領(lǐng)域和內(nèi)容是項(xiàng)目要完成的，使得他們對(duì)項(xiàng)目范圍和目標(biāo)更加清晰。如果項(xiàng)目出資人在項(xiàng)目早期明確闡述項(xiàng)目目的，項(xiàng)目小組在承當(dāng)項(xiàng)目時(shí)將更可能獲得支持。

二、業(yè)務(wù)流程分析

業(yè)務(wù)流程分析包括：

*   對(duì)當(dāng)前業(yè)務(wù)流程的理解

*  辨別出流程的關(guān)鍵環(huán)節(jié)來支持公司的業(yè)務(wù)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)

*   業(yè)務(wù)流程的差距分析

*   開發(fā)未來的或?qū)⒂械臉I(yè)務(wù)流程

為了理解一個(gè)公司如何運(yùn)作，首先最重要的是理解當(dāng)前的運(yùn)作流程。通過畫出流程，項(xiàng)目小組能夠理解企業(yè)內(nèi)人、技術(shù)、流程之間的交互。業(yè)務(wù)流程分析涉及到對(duì)當(dāng)前的業(yè)務(wù)流程的分析，常常這些業(yè)務(wù)流程是非文檔化的，通常的流程只是企業(yè)員工日復(fù)一日的進(jìn)行。例如：銷售如何定運(yùn)期，訂單如何處理，一個(gè)應(yīng)聘者需要完成那些文件，在受雇期要完成那些檔案？財(cái)務(wù)完成月度結(jié)算需要那幾步？

面談訪問是項(xiàng)目小組獲得這些問題答案的主要手段。當(dāng)然面談應(yīng)該按照事前精心設(shè)計(jì)的順序來執(zhí)行訪問，一般流程如下：

*  高層管理人員

訪談必須定位在戰(zhàn)略和整體目標(biāo)，也借此定下組織中還有那些人需要被訪談

*  中層管理

訪談應(yīng)用定位在和項(xiàng)目相關(guān)的問題，整個(gè)業(yè)務(wù)如何流過他們部門，那些人在處理過程中扮演怎樣的角色

*   員工

對(duì)員工的訪談是最關(guān)鍵的，因?yàn)樵诶L制業(yè)務(wù)流程圖時(shí)，他們可以提供最詳細(xì)的細(xì)節(jié)。

項(xiàng)目組應(yīng)該花最多的時(shí)間在訪談員工上。因?yàn)榭刂坪蛨?bào)告機(jī)制的分散，運(yùn)作流程常常是復(fù)雜的。當(dāng)業(yè)務(wù)流程被清晰的繪制出，就可以客觀的分析并找出可以改善的機(jī)會(huì)。

項(xiàng)目組辨別關(guān)鍵環(huán)節(jié)，將明確這些環(huán)節(jié)如何使得流程生效。關(guān)鍵流程的確定可以是參考行業(yè)領(lǐng)袖企業(yè)、出版的研究報(bào)告、其他行業(yè)的公司研究報(bào)告等等資料。在研究關(guān)鍵環(huán)節(jié)后，項(xiàng)目組應(yīng)該回頭對(duì)被訪談?wù)咴龠M(jìn)行“理想的流程”的開發(fā)。每個(gè)組織都有自身的生存的業(yè)務(wù)約束，這不允許他們照本執(zhí)行理想的流程。因?yàn)檫@個(gè)原因，必須進(jìn)行差距分析來定義針對(duì)本組織的最適合的可行方案。

差距分析將畫出公司當(dāng)前業(yè)務(wù)流程的薄弱地區(qū)，這些薄弱的環(huán)節(jié)可能是以下任何原因造成的：

*  缺乏技術(shù)支持流程

*   缺乏資源支持人工流程

*   基于歷史和遺留的效率低下的流程

差距分析的產(chǎn)生的成果是建議書，這個(gè)文檔定義了流程的改善，即包括人的、也包括技術(shù)的。基于差距分析，決策反映在建議書中，項(xiàng)目組可以開發(fā)未來的業(yè)務(wù)流程圖。

三、需求定義

需求定義包括以下內(nèi)容

*   管理需求

預(yù)算、時(shí)間表

*   報(bào)告需求

功能需求

表述業(yè)務(wù)需求

*  技術(shù)需求

IS標(biāo)準(zhǔn)

數(shù)據(jù)流圖

系統(tǒng)界面

需求文檔是評(píng)價(jià)最終解決方案的基石，項(xiàng)目組通過需求文檔廣泛和各方交流，辨認(rèn)出重要的需求。需求的細(xì)節(jié)定義是關(guān)鍵的，許多公司沒有開發(fā)特定的詳細(xì)需求，結(jié)果可能是最后的項(xiàng)目使得很多人不滿意。事情如何運(yùn)作？組織想要他們?nèi)绾喂ぷ?？在訪談組必須回答很多這樣的問題，管理層必須定義他們要達(dá)到怎樣的目標(biāo)，他們必須辨認(rèn)關(guān)鍵的約束并分享他們對(duì)業(yè)務(wù)流程認(rèn)識(shí)的觀點(diǎn)。

管理的需要

當(dāng)通過訪談的過程定義需要，這些需求驅(qū)動(dòng)最終的解決方案，項(xiàng)目組必須理解管理層的需要和報(bào)告，預(yù)算、時(shí)間等。更多的是，當(dāng)項(xiàng)目進(jìn)展時(shí)候，必須維持和管理層的常規(guī)的交流和項(xiàng)目進(jìn)展與期望值的差距。

功能的需要

是評(píng)估最終解決方案的基石，訪問將幫助定義高層次需求用于廣泛同系統(tǒng)目標(biāo)交流。項(xiàng)目組應(yīng)該基于未來的業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)功能需求。一個(gè)常犯的錯(cuò)誤是公司直接購(gòu)買軟件將當(dāng)前的流程自動(dòng)化，而沒有事先考慮這個(gè)流程是否應(yīng)該被改善和更有效的執(zhí)行。這樣的自動(dòng)化提高流程的速度，作一個(gè)錯(cuò)的，效益低的流程并不能導(dǎo)致理想的結(jié)局。

四、決策點(diǎn)：自建或者購(gòu)買

一旦公司的項(xiàng)目組理解了全部的需求，他可以對(duì)是自建還是購(gòu)買系統(tǒng)作出決策了。這里有幾個(gè)因素在項(xiàng)目組作決策時(shí)必須考慮：

*   市場(chǎng)解決方案提供者可選嗎

*   如果選擇市場(chǎng)解決方案提供者那么成本和效益比如何

*   公司有人員和技術(shù)能力在內(nèi)部自建系統(tǒng)嗎

*   公司自己開發(fā)解決方案的成本和收益比如何

總的說，如果市場(chǎng)在特定的商業(yè)領(lǐng)域有許多供應(yīng)商提供產(chǎn)品和服務(wù)，并且價(jià)格在公司項(xiàng)目預(yù)算之內(nèi)的，購(gòu)買是推薦的方案。然而如果這個(gè)領(lǐng)域沒有足夠的可選的方 案，公司自己建設(shè)是更保險(xiǎn)的方案，并且更加易于維護(hù)。自己解決方案總的來講更加能迅速的滿足快速變化的業(yè)務(wù)的特定需要。

五、軟件選型

一旦公司決定購(gòu)買一套解決方案，項(xiàng)目的重心就由內(nèi)部轉(zhuǎn)向外部。挑戰(zhàn)主要是找出正確解決方案——一個(gè)滿足項(xiàng)目業(yè)務(wù)、技術(shù)和預(yù)算目標(biāo)。軟件選型的工作包括以下：

*   供應(yīng)商選擇

*   RFI項(xiàng)目招標(biāo)書

*   供應(yīng)商列表

*   評(píng)分卡

*  RFP投標(biāo)書

*   供應(yīng)商論證計(jì)劃

并不是每個(gè)項(xiàng)目都需要執(zhí)行所有的步驟，例如一個(gè)相對(duì)小的項(xiàng)目，只有很少幾個(gè)知名的供應(yīng)商，可能就不需要RFI。項(xiàng)目組首先要做的是找出潛在的幾個(gè)供應(yīng)商， 許多項(xiàng)目集中在軟件本身的評(píng)價(jià)，而忽視對(duì)軟件提供公司的評(píng)價(jià)。這是一個(gè)高風(fēng)險(xiǎn)的舉動(dòng)。項(xiàng)目組必須首先研究供應(yīng)公司的財(cái)務(wù)穩(wěn)定性和可靠性。如果公司購(gòu)買一個(gè) 比較大的軟件系統(tǒng)，供應(yīng)商必須能夠提供系統(tǒng)的升級(jí)和維護(hù)，以保證軟件系統(tǒng)的運(yùn)作。項(xiàng)目組應(yīng)該設(shè)計(jì)和分分發(fā)RFI給供應(yīng)商，邀請(qǐng)他們根據(jù)他們的興趣作出反 饋。下列內(nèi)容應(yīng)該包括在RFI中：

*   項(xiàng)目范圍（預(yù)算、時(shí)間）

*   主要的功能需求

*   技術(shù)需求

RFI將只被送到有興趣做此業(yè)務(wù)的公司。精力集中在那些可能的供應(yīng)商是很重要的，這將避免公司項(xiàng)目組花費(fèi)不必要的時(shí)間去和其他可能性不大的供應(yīng)商談判。項(xiàng) 目組應(yīng)該基于RFI的要求列出一張短的項(xiàng)目供應(yīng)商的清單，邀請(qǐng)他們來演示軟件。這張表單應(yīng)該包括4－6家供應(yīng)商，邀請(qǐng)?zhí)嗟墓?yīng)商參加將提高項(xiàng)目的成本和 拖延項(xiàng)目進(jìn)展的時(shí)間。更重要的是項(xiàng)目組成員可能在看太多的演示之后失去注意力。

下一步，項(xiàng)目組應(yīng)該開發(fā)一個(gè)評(píng)分表來評(píng)價(jià)各個(gè)供應(yīng)商的建議。這些評(píng)價(jià)必須在每個(gè)供應(yīng)商演示之后立刻完成。這些積分表應(yīng)該包括功能和技術(shù)的細(xì)節(jié)需求。每個(gè)條 目應(yīng)該清晰可測(cè)。 RFP是一個(gè)詳細(xì)文檔，供應(yīng)商必須在在規(guī)定時(shí)間內(nèi)作出反應(yīng)。項(xiàng)目組在RFP階段的目的是搜集重要的信息，公司如何與被選中的供應(yīng)商合作，包括：

*  細(xì)節(jié)的財(cái)務(wù)信息

*  軟件定價(jià)

* 技術(shù)平臺(tái)信息

*  供應(yīng)商支持和維護(hù)

*   實(shí)施成本和可用的實(shí)施資源

常常有企業(yè)要求廠商作腳本方式的演示，對(duì)所有供應(yīng)商的軟件系統(tǒng)用一套公司的數(shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)算。在不同供應(yīng)商用同一套數(shù)據(jù)進(jìn)行演示，軟件的一系列的功能可以得到較好的對(duì)比基礎(chǔ)。

六、供應(yīng)商管理

供應(yīng)商管理包括以下內(nèi)容：

*   供應(yīng)商演示管理

*   評(píng)分卡和建議需求分析

*  供應(yīng)商解決方案排名

*  談判——軟件本身和軟件的實(shí)施

*  合同談判

對(duì)于項(xiàng)目組來說保持對(duì)供應(yīng)商演示的控制是很重要的，項(xiàng)目組必須對(duì)供應(yīng)商們分配相同的時(shí)間，不允許那家超時(shí)。對(duì)供應(yīng)商必須注意評(píng)分表中每項(xiàng)項(xiàng)目是否被演示 了，在演示結(jié)束后必須就評(píng)分表中的每項(xiàng)條目給出評(píng)分。在下一家供應(yīng)商開始演示前，必須查看所有評(píng)審人員分?jǐn)?shù)是否打全，不能等到下一家開始有比較的意味存在 再主觀打分。項(xiàng)目組必須用評(píng)分卡和RFP作為選擇軟件的基本標(biāo)準(zhǔn)，評(píng)分卡自然是質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)，而RFP則是資格和質(zhì)量的綜合。

項(xiàng)目組要對(duì)供應(yīng)商作出排名，至少要排出一、二名。確保公司如果不能和第一候選供應(yīng)商簽約的，可以有其他選擇。而且要注意每個(gè)供應(yīng)商解決方案的差異，特別在兩個(gè)供應(yīng)商的方案的成本存在很大的差距的時(shí)候。

下一步在談判的時(shí)候項(xiàng)目組要注意兩點(diǎn)：

軟件定價(jià)和實(shí)施價(jià)格。軟件定價(jià)包括初次價(jià)格和軟件維護(hù)、支持的費(fèi)用，實(shí)施成本是項(xiàng)目超越預(yù)算的最主要的原因。項(xiàng)目組必須在項(xiàng)目實(shí)施前通過最終成本分析來談 判。項(xiàng)目組可以請(qǐng)專業(yè)的采購(gòu)或談判代表參加談判，這些專業(yè)人士，和供應(yīng)商沒有關(guān)系，這些人員比沒有談判經(jīng)驗(yàn)的人員更能最終得到一個(gè)公司歡迎的結(jié)局。在合同 談判階段，需求法律公證人員加入。這個(gè)階段由于法律和條款等來回修改很可能延長(zhǎng)項(xiàng)目時(shí)間。

七、實(shí)施項(xiàng)目管理

在上述所有步驟完成后，項(xiàng)目組開始實(shí)施。項(xiàng)目管理將努力保持項(xiàng)目初始的目標(biāo)和項(xiàng)目實(shí)際成果相符。項(xiàng)目組開發(fā)詳細(xì)的項(xiàng)目計(jì)劃，給每個(gè)涉及項(xiàng)目的團(tuán)體，如商業(yè) 用戶、技術(shù)資源、軟件供應(yīng)商。推薦用同一個(gè)的項(xiàng)目組進(jìn)行選型和實(shí)施，如果一個(gè)新的用戶團(tuán)隊(duì)將導(dǎo)致花費(fèi)不必要的時(shí)間來重新回顧在選型階段的決策。結(jié)束語(yǔ)

選擇一個(gè)業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)是費(fèi)時(shí)費(fèi)力的過程，然而如果項(xiàng)目依據(jù)方法論進(jìn)行，可以減少不必要的困難和浪費(fèi)，更重要的他保證項(xiàng)目實(shí)施的成功，減少IT項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)。這在經(jīng)濟(jì)大環(huán)境不好，IT投資減少的今日正成為IT管理的主流思想。（CIO時(shí)代網(wǎng)）