解讀企業(yè)信息化與ERP的雙向互動

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1 國藥化試的信息化之道

國藥化試是全國最大規(guī)模的實驗室產(chǎn)品專業(yè)生產(chǎn)商和經(jīng)銷商，產(chǎn)品包括化學(xué)試劑、生化試劑、診斷試劑、玻璃儀器、實驗室儀器及設(shè)備等，涵蓋了實驗室產(chǎn)品的各個領(lǐng)域。經(jīng)過多年的努力，公司建立起強(qiáng)大的品牌規(guī)模，銷售網(wǎng)絡(luò)遍布全國，所以規(guī)范、快捷、安全可靠的信息平臺無疑是支撐整個國藥化試一體化運營的基本保障。

國藥化試是實施信息化管理較早的企業(yè)，自2080年代起公司就開始致力計算機(jī)的應(yīng)用，經(jīng)歷了自主開發(fā)和直接購買軟件的兩個階段。后者相對來說雖然要簡單，當(dāng)然缺點也是顯而易見的，最主要的就是系統(tǒng)適應(yīng)性不好，難以適應(yīng)客戶個性化需求。

2000年我們也冒著管理改革的風(fēng)險開始引入實施用友erp-u8系列，實現(xiàn)財務(wù)管理和供應(yīng)鏈管理的信息化。在以后八年的時間歷經(jīng)四次系統(tǒng)升級，軟件升級至用友U860，擴(kuò)展到CRM、OA、構(gòu)筑企業(yè)門戶，搭建移動平臺，逐步優(yōu)化管理流程，向信息管理的更高境界邁進(jìn)。

與用友公司的成功合作得益于雙方的互動，實施ERP不是為信息化而信息化，它需要軟件商和企業(yè)的相互了解、全力協(xié)同。erp系統(tǒng)在本企業(yè)的成功實施也使國藥化試成為行業(yè)中實現(xiàn)ERP全程管理的樣板企業(yè)，即推動用友公司ERP產(chǎn)品的不斷改進(jìn)，又使企業(yè)得到實惠，真正做到互動發(fā)展，實現(xiàn)雙贏！

2 實現(xiàn)雙贏必需互動發(fā)展

ERP廠商首先應(yīng)該以專業(yè)、務(wù)實的態(tài)度面對市場，應(yīng)該根據(jù)客戶的需要提供成熟專業(yè)的ERP產(chǎn)品，標(biāo)準(zhǔn)化的服務(wù)，讓產(chǎn)品的實施更加便捷、順暢。加強(qiáng)客戶對先進(jìn)的管理理念的認(rèn)識和借鑒，提供客戶個性化的實施方案，幫助客戶實現(xiàn)二次成長和流程再造。根據(jù)我們的實施經(jīng)驗，在與ERP廠商進(jìn)行良性互動的過程中，企業(yè)也應(yīng)該在以下兩個方面進(jìn)行有效配合。

第一，中小企業(yè)在實施信息化時，一定要重視基礎(chǔ)工作，而不應(yīng)該完全交付給廠商來實施。企業(yè)要保證靜態(tài)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，注意動態(tài)數(shù)據(jù)及時間效應(yīng)，嚴(yán)格制定數(shù)據(jù)編碼與管理規(guī)范，并不斷更新、反饋，提高準(zhǔn)確率。

第二，企業(yè)在實行信息化的過程中必須全員參與。中小企業(yè)信息化除了要配備合適的軟件和硬件設(shè)備，人員的作用也至關(guān)重要。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視、直接參與；企業(yè)中層和業(yè)務(wù)人員要快速主動地適應(yīng)IT管理模式。

3 企業(yè)與ERP廠商互動出成效

3.1 解決多層次的庫存控制，防止庫存積壓和短缺，實現(xiàn)采購計劃的自動補貨

目標(biāo)值：在二期建設(shè)中，為了讓計劃員有更多的機(jī)會走出去了解市場品種價格信息，我們準(zhǔn)備在新系統(tǒng)中實施ROP采購計劃，即利用商品的再訂貨點來自動確定商品補貨的時機(jī)和數(shù)量，目標(biāo)是實現(xiàn)采購計劃的全自動化。

與廠商互動，強(qiáng)化系統(tǒng)功能，實現(xiàn)目標(biāo)：通過大量基礎(chǔ)數(shù)據(jù)工作準(zhǔn)備和供應(yīng)商信息的規(guī)范管理，我們的ROP采購計劃進(jìn)入正式運算階段，在此過程中我們還根據(jù)計劃員反饋的信息和需求及時和用友公司進(jìn)行溝通，對ROP運算功能經(jīng)過多次改進(jìn)，使得目前的運算結(jié)果完全符合計劃員的要求，對系統(tǒng)自動運算產(chǎn)生的采購計劃一目了然，而且整個過程不超過半小時，以致計劃員有原來的五個減少為現(xiàn)在的兩個，有效地提高了工作效率并降低了人力成本。

所以對于采購計劃的流程改革的成功帶來的不僅僅是一個流程的變革，而是帶動了相應(yīng)流程的變化，即采購合同管理的改進(jìn)、供應(yīng)商管理的規(guī)范以及人力資源結(jié)構(gòu)的變化，當(dāng)然ERP廠商對軟件的優(yōu)化使得應(yīng)用人員更加得心應(yīng)手，使采購計劃管理走上了新臺階。以下是采購計劃在ERP系統(tǒng)升級前后的效果對比：

3.2 加強(qiáng)貨位管理，自行開發(fā)倉庫管理系統(tǒng)配合發(fā)貨及運輸環(huán)節(jié)自動化，真正實現(xiàn)實時的業(yè)務(wù)跟蹤

目標(biāo)值：化學(xué)試劑商品因其商品性質(zhì)的特殊性，在保管和存儲上及運輸上都有其一定的要求。如何提高倉庫發(fā)貨效率和運輸效率，增加客戶滿意度一直困擾管理層的一個問題。因為U860系統(tǒng)在倉庫運輸管理方面有所欠缺，故我們決定在U8系統(tǒng)的基礎(chǔ)上自行配套開發(fā)一套倉庫管理軟件，來改變儲運中心手工作業(yè)的狀況，實現(xiàn)自動打印發(fā)貨清單、客戶送貨單及派車單。

廠商配合，實現(xiàn)目標(biāo)：歷經(jīng)半年的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備、系統(tǒng)開發(fā)和系統(tǒng)調(diào)試，倉庫管理系統(tǒng)終于上線。ERP廠商也大力配合，為我們提供了數(shù)據(jù)接口方案，實現(xiàn)兩套系統(tǒng)的無縫鏈接?，F(xiàn)在倉庫管理員從采集發(fā)貨數(shù)據(jù)到打印保管員發(fā)貨清單、客戶送貨清單以及生成派車表的過程全部實現(xiàn)系統(tǒng)自動處理。

應(yīng)用效果：所以倉庫作業(yè)流程的改進(jìn)的不僅僅是流程的再造，而是完全讓倉庫保管員和車輛調(diào)度員受益，讓他們完全擺脫了純手工模式的工作方式，把倉庫發(fā)貨和運輸管理工作帶入了全新的領(lǐng)域。以下是倉庫發(fā)貨和運輸作業(yè)在系統(tǒng)優(yōu)化流程改進(jìn)后的效果對比：

3.3 規(guī)范客戶檔案、授信、價格等管理流程，幫助企業(yè)降低經(jīng)營風(fēng)險

目標(biāo)值：在二期建設(shè)中，實現(xiàn)嚴(yán)格的信用管理，控制賒銷與應(yīng)收風(fēng)險也是我們規(guī)范管理流程、降低經(jīng)營分險的一個管理目標(biāo)。

廠商提供個性化的實施方案：為了準(zhǔn)確地對客戶進(jìn)行授信管理（信用期間、信用額度），資信管理員在用友公司實施人員的指導(dǎo)下逐一對每個部門每個銷售員進(jìn)行溝通，并結(jié)合客戶歷年資信情況合理確定每個客戶的信用期限、信用額度和付款方式，工作量相當(dāng)?shù)拇?。正是這種工作方法，使他們整理出一套針對零星客戶、終端客戶、經(jīng)營單位客戶及協(xié)議客戶的授信方法。在這基礎(chǔ)上，資信管理員還在系統(tǒng)中設(shè)置了每個客戶的信用期間和信用額度，并啟用了三級信用審批。

應(yīng)用效果：由于有了售前針對客戶進(jìn)行的授信管理，售中才能針對客戶、部門、業(yè)務(wù)員進(jìn)行信用檢查、信用審核，售后才能對應(yīng)收情況進(jìn)行分析。以下是企業(yè)在實行資信管理前后的效果對比：

3.4 利用先進(jìn)的信息技術(shù)，實現(xiàn)VPN的實時聯(lián)網(wǎng)，解決庫存同步問題

目標(biāo)值：國藥化試公司總部和其五個經(jīng)營門店以及兩個倉庫都處在上海不同的地區(qū)，實現(xiàn)總部和分支的實時聯(lián)網(wǎng)，解決庫存同步和分支的應(yīng)收帳款整合是二期建設(shè)中要解決的難題。

廠商協(xié)助，推薦適用軟件，實現(xiàn)VPN的實時聯(lián)網(wǎng)：由于U8是C/S結(jié)構(gòu)，系統(tǒng)本身對帶寬的高要求使得通訊成本太高，如何尋找性價比更加合理及安全的產(chǎn)品一直是我們努力的方向，最終我們在用友公司的推薦下采用了軟件VPN實施方案替代了原先專線方式，而且利用VPN本身的優(yōu)勢同時開通了總部和兩個倉庫、五個門店的信息聯(lián)網(wǎng)。

應(yīng)用效果：由于升級后的U860系統(tǒng)支持遠(yuǎn)程桌面技術(shù)，故原先對帶寬的高要求已不是問題，只要分支本身有寬帶的條件，通過VPN技術(shù)就能和總部連通，并通過遠(yuǎn)程桌面技術(shù)登陸到總部服務(wù)器，而且連接速度等同與總部局域網(wǎng)運行速度。這一技術(shù)創(chuàng)新舉措既解決了庫存同步問題和分支的應(yīng)收帳款整合，同時為公司節(jié)省了大量的通訊費用，也將來國藥化試一體化運作打下了良好的基礎(chǔ)。

3.5 運用信息化成果，在分公司成功復(fù)制總部管理模式和管理流程，推動國藥化試一體化進(jìn)程

國藥化試擁有北京、沈陽、成都、蘇州四個分公司和一個太倉生產(chǎn)基地。為統(tǒng)一管理，2003年至2004年我們已經(jīng)在四個分公司分步實施了ERPU8系統(tǒng)，為公司總部的管理模式和管理流程在分公司得以復(fù)制打下基礎(chǔ)。

本著一個公司的工作理念，我們在四個分公司實施ERP系統(tǒng)的時候就統(tǒng)一了商品編碼，統(tǒng)一了集中采購的思想。故分公司非常希望能及時查詢到總部的實時庫存。由于有了總部VPN技術(shù)的實施經(jīng)驗，我們充分利用VPN技術(shù)本身的優(yōu)勢同時開通了總部和各外地分子公司的信息互聯(lián)?，F(xiàn)在各外地分子公司可以即時查詢總部商品和庫存信息，當(dāng)然總部也可隨時監(jiān)控各分子公司信息系統(tǒng)使用狀況，檢查各分公司利用ERP系統(tǒng)在各項管理制度上的落實情況和規(guī)范程度。

由于總部在2005年進(jìn)行了ERP系統(tǒng)升級，通過新系統(tǒng)的優(yōu)勢推動了采購計劃、銷售訂單業(yè)務(wù)、倉庫發(fā)貨及運輸管理及資信管理等方面的流程改進(jìn)，大大提高了企業(yè)的管理力度，所以我們在2006年到2008年繼續(xù)與用友公司合作，對北京公司等分公司進(jìn)行ERP系統(tǒng)升級，通過系統(tǒng)的更新?lián)Q代來復(fù)制總部的管理模式和管理流程，推動國藥化試一體化運營的進(jìn)程。

4 結(jié)語

實施與服務(wù)是ERP非常關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，ERP項目成功與否與用戶應(yīng)用整合息息相關(guān)，ERP廠商只有靠其制造流程的優(yōu)勢去引導(dǎo)用戶，發(fā)揮其所長才有其特殊競爭優(yōu)勢；而對企業(yè)也只有和廠商積極互動，充分依賴廠商的技術(shù)優(yōu)勢和先進(jìn)超前的管理理念并結(jié)合企業(yè)個性化需求來實現(xiàn)產(chǎn)品價值的最大化，使企業(yè)和ERP廠商相互促進(jìn)，拓展管理的新視界?。ㄈf方數(shù)據(jù)）