韓向東：全面預(yù)算如何選擇信息化工具

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據(jù)統(tǒng)計，2/3的企業(yè)都在實行全面預(yù)算，這些企業(yè)中又有1/3在使用或正要使用全面預(yù)算軟件?；诖?，怎樣正確選擇信息化工具無疑是全面預(yù)算能否落實的關(guān)鍵問題之一。其實，對于不熟悉IT的財務(wù)人員來講，工具有效就是硬道理。

曾幾何時，“全面預(yù)算”似乎成了解決企業(yè)應(yīng)對外部和內(nèi)部的經(jīng)營壓力、加強(qiáng)監(jiān)管和控制的最好武器?！叭妗倍謴?qiáng)調(diào)的是業(yè)務(wù)計劃與財務(wù)預(yù)算的結(jié)合。所以，要充分發(fā)揮全面預(yù)算的作用，有兩點非常重要：一是預(yù)算應(yīng)盡可能編制得比較詳細(xì)，只有細(xì)致的預(yù)算才有可能更符合企業(yè)的實際；二是預(yù)算必須能夠隨經(jīng)營環(huán)境的變化進(jìn)行動態(tài)的滾動調(diào)整。

衡量EXCEL、ERP(企業(yè)資源計劃)的預(yù)算模塊、獨立的專業(yè)預(yù)算軟件這些現(xiàn)有工具的有效性，簡單地看就是要滿足以上兩點要求。更細(xì)的衡量，可以從預(yù)算管理循環(huán)的預(yù)算編制、預(yù)算控制、預(yù)算分析及管理決策支持四個方面對工具進(jìn)行拷問：

如何滿足預(yù)算編制時與業(yè)務(wù)的全方位結(jié)合？

全面預(yù)算管理涉及到企業(yè)全面的業(yè)務(wù)邏輯，包括銷售、生產(chǎn)、采購、財務(wù)、費用分?jǐn)?、成本計算等方方面面。而且企業(yè)業(yè)務(wù)邏輯經(jīng)常變化，并隨著企業(yè)的管理水平不斷精細(xì)化，使其成為預(yù)算管理的難點之一。

這就要求信息系統(tǒng)要能夠靈活的建立企業(yè)復(fù)雜的業(yè)務(wù)、財務(wù)模型，同時信息系統(tǒng)建立的預(yù)算模型要能夠適應(yīng)不斷變化的管理需求和業(yè)務(wù)邏輯，系統(tǒng)的模型能夠隨著企業(yè)的管理水平不斷精細(xì)化。

全面預(yù)算要求各業(yè)務(wù)單元廣泛參與，各單元的業(yè)務(wù)分工不同，各自處理相應(yīng)的數(shù)據(jù)。這要求信息系統(tǒng)要具有完善權(quán)限管理功能，能夠設(shè)定數(shù)據(jù)權(quán)限（單元格級），以保證企業(yè)的數(shù)據(jù)安全。

同時，預(yù)算的組織協(xié)調(diào)難度很大，數(shù)據(jù)審核、匯總的工作量大。這要求信息系統(tǒng)要能夠提供預(yù)算管理的流程支持，要支持自動的數(shù)據(jù)分發(fā)、匯總，提供預(yù)算流程管理的效率。

如何靈活、多角度、實時進(jìn)行預(yù)算分析？

需要從不同角度了解預(yù)算執(zhí)行情況，洞察差異產(chǎn)生的原因也是預(yù)算管理的難點。所以信息系統(tǒng)要支持多維數(shù)據(jù)分析，可以靈活、快速地完成下鉆、上鉆、旋轉(zhuǎn)、切片、切塊等數(shù)據(jù)分析、查詢操作。

預(yù)算管理的另一難點是，實際數(shù)據(jù)分散在財務(wù)、ERP、CRM（客戶關(guān)系管理）等多個系統(tǒng)中，從這些系統(tǒng)中提取數(shù)據(jù)耗費大量的工作時間。并且實際情況發(fā)生變化后，預(yù)測調(diào)整的工作量大，效率低。所以系統(tǒng)應(yīng)該提供數(shù)據(jù)接口工具，具有整合不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的能力。同時，系統(tǒng)應(yīng)該提供預(yù)測、模擬的功能，快速做出預(yù)算調(diào)整。

如何滿足事前、事中的預(yù)算控制？

預(yù)算控制是企業(yè)開展全面預(yù)算管理的一個重要環(huán)節(jié)，也是企業(yè)進(jìn)行全面預(yù)算管理信息化需要考慮的一個重要方面。通過預(yù)算控制系統(tǒng)，企業(yè)預(yù)算管理部門可以很方便的對各預(yù)算單位的預(yù)算進(jìn)行有效預(yù)警和控制。

通過將預(yù)算控制和日常審批流程相結(jié)合，在業(yè)務(wù)活動發(fā)生前，通過相應(yīng)的審批過程，達(dá)到事前控制的目標(biāo)。在審批流程中，業(yè)務(wù)活動發(fā)起人和審批人能夠從系統(tǒng)中實時得到該項預(yù)算信息（預(yù)算數(shù)、預(yù)算已經(jīng)發(fā)生數(shù)、預(yù)算余額），并據(jù)其作出業(yè)務(wù)活動能否發(fā)生的判斷（審批流程如圖所示）。例如，某公司生產(chǎn)部門根據(jù)公司預(yù)算要采購固定資產(chǎn)，那么首先由生產(chǎn)部這項業(yè)務(wù)的經(jīng)辦人填寫采購申請單，然后由生產(chǎn)部經(jīng)理審核，對于一定金額以下的固定資產(chǎn)采購可能由財務(wù)審核即可，而對于一定金額以上的固定資產(chǎn)采購可能還需要主管副總或公司總經(jīng)理審核，從業(yè)務(wù)活動發(fā)起人填寫申請單到部門負(fù)責(zé)人審批、財務(wù)審批以及主管副總和總經(jīng)理審批的過程中，控制系統(tǒng)要能夠自動在該項業(yè)務(wù)申請單上顯示該項活動的年度總預(yù)算數(shù)、本月預(yù)算數(shù)、預(yù)算已經(jīng)執(zhí)行數(shù)、本月實際發(fā)生數(shù)。

與預(yù)算分析系統(tǒng)相同，控制系統(tǒng)也需要具有同實際核算、ERP等業(yè)務(wù)系統(tǒng)及預(yù)算編制系統(tǒng)的數(shù)據(jù)整合能力，保證各模塊的信息無縫連接。

如何使預(yù)算管理支持決策？

完善的全面預(yù)算管理系統(tǒng)除了要為操作和管理層面的人員提供管理和分析功能之外，還要能夠為管理決策層提供直觀的、儀表盤式的關(guān)鍵指標(biāo)數(shù)據(jù)展示。能夠動態(tài)顯示預(yù)算的關(guān)鍵性指標(biāo)數(shù)據(jù)及指標(biāo)的實際執(zhí)行情況，并能夠針對特定指標(biāo)鉆取到明細(xì)的業(yè)務(wù)、財務(wù)數(shù)據(jù)。