淺析檔案信息管理與知識管理

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當(dāng)今世界是一個非線性的、動態(tài)性的、過程性的、互補性的世界。它改變了靜止的、僵化不變的信息存在方式，成為一個動態(tài)的、多方位、多層次的信息集散地。人們在這樣的背景中無法被動的接受，只能是在“激活”這些“背景知識”的過程中，形成自己的新見解。檔案人員在這樣的信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，為適應(yīng)知識管理的需要，必須率先實現(xiàn)由靜態(tài)的保管信息狀態(tài)到成為動態(tài)知識元的過渡，即實現(xiàn)檔案信息知識化。

一、檔案信息管理與知識管理融合的可行性

1、從檔案信息屬性的角度分析檔案均具有知識屬性，這些知識主要是顯性知識，檔案是知識儲存的一種方式，是人類智慧的一種物態(tài)結(jié)晶。檔案信息管理和知識管理兩者有共同的資源基礎(chǔ)。檔案信息管理工作針對的主要是對文檔這種顯在知識的管理。

2、從知識管理的現(xiàn)有研究成果分析，知識管理已經(jīng)有了自己的一套管理理論、技術(shù)與方法，盡管有些還不是十分成熟。一套成熟的管理理論成立主要應(yīng)滿足以下條件：一是實踐需要，二是有特定的研究對象，三是有一套自己的研究方法。這些基本條件，知識管理都已具備。融合知識管理的思想來指導(dǎo)檔案信息管理是有理論支持與技術(shù)支持的。

3、從檔案信息管理的困境分析。目前，檔案管理陷入了一定的困境，這些困境的外在表現(xiàn)是：伴隨著信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理方式與管理理念越來越暴露其不足之處，檔案資源利用率低，檔案工作人員工作積極性差，檔案部門有成為產(chǎn)出低的內(nèi)耗部門的趨勢。為挽救這種困局，有些單位也采取了一些辦法，如人員培訓(xùn)、引進管理設(shè)備等，但效果并不令人滿意。檔案信息資源并沒有被充分開發(fā)。現(xiàn)實的困境迫使我們尋找檔案信息事業(yè)發(fā)展的新出路。

4、從二者管理的目標(biāo)和動機分析。檔案信息管理工作從總體上來說偏重于“內(nèi)容信息的開發(fā)利用”。內(nèi)容信息的開發(fā)利用則專門指向檔案的內(nèi)容信息，其目的和動機是使檔案的內(nèi)容信息在社會生活中發(fā)生作用，實現(xiàn)價值。檔案信息管理無疑也針對這一方面，即以信息內(nèi)容的開發(fā)為宗旨和方向，為組織的各項工作提供憑證和參考作用。

知識管理的主要目標(biāo)是管理組織的顯在知識，發(fā)掘組織的隱含知識，實現(xiàn)隱含知識向顯在知識的轉(zhuǎn)化，在組織內(nèi)實現(xiàn)知識共享，鼓勵知識創(chuàng)新，實現(xiàn)知識的增值，從而提高組織的競爭力。檔案中蘊藏著大量顯性知識，對組織的經(jīng)營決策、生產(chǎn)管理等都有重要的作用。而且，組織檔案中也蘊藏著大量可待開發(fā)挖掘的隱含知識。因此，檔案信息管理工作面臨的問題不僅僅是開發(fā)檔案的信息內(nèi)容，為各項工作服務(wù)，更為重要的是發(fā)掘檔案中的隱含知識，將這一部分知識轉(zhuǎn)換成顯在知識，實現(xiàn)知識共享和知識創(chuàng)新。從這個角度來說，組織的檔案管理和知識管理具有共同的目的和動機。

知識經(jīng)濟時代，檔案信息原有的管理方式已暴露其不足之處，而擁有一套完整理論與管理技術(shù)的知識管理無疑為現(xiàn)代化的檔案信息管理指明了出路，是對傳統(tǒng)檔案信息管理的創(chuàng)新。

二、知識管理對檔案信息管理的創(chuàng)新

1、知識管理可以完善檔案信息管理職能

作為一種新的管理思想和方法，知識管理對戰(zhàn)略、管理模式、業(yè)務(wù)流程、營銷體系、人力資源管理、信息管理等方面都會產(chǎn)生不同程度的影響。隨著知識管理的加強及信息技術(shù)的不斷運用，檔案信息管理的職能也在發(fā)生相應(yīng)的轉(zhuǎn)變，需要擁有全新的檔案信息管理模式以適應(yīng)這種需要。其職能的根本轉(zhuǎn)變，我們認為主要體現(xiàn)在：從過去對檔案實體的管理轉(zhuǎn)向注重對檔案內(nèi)容即知識的管理；強化對檔案知識的開發(fā)利用；實施檔案信息管理的智能化服務(wù)；實現(xiàn)檔案知識資源的共享。這就要求我們要轉(zhuǎn)變觀念，將檔案信息管理真正看成是知識管理的重要組成部分，在知識管理的整體要求和規(guī)劃下完善檔案管理職能。職能的轉(zhuǎn)變賦予檔案職業(yè)更新的內(nèi)容，同時也帶來檔案人員角色的轉(zhuǎn)變即從檔案實體保管員轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案知識管理者、知識提供者及決策咨詢者。

2、知識管理可以實現(xiàn)檔案管理業(yè)務(wù)流程再造

業(yè)務(wù)流程再造，是對組織中及組織間的工作流程與程序進行的分析和再設(shè)計，其既是知識管理的要求，也是實現(xiàn)知識管理的重要手段。在知識經(jīng)濟時代，組織的結(jié)構(gòu)將從傳統(tǒng)的直線型向扁平式轉(zhuǎn)變，管理的中間層次將逐漸減少并最終消失，將形成一個由中心的管理者統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和指揮的組織。同時，對信息技術(shù)高度依賴和應(yīng)用將產(chǎn)生大量的電子文件，電子文件與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件存在著較大的差異，對電子文件的管理推動了檔案管理業(yè)務(wù)流程再造。對檔案管理業(yè)務(wù)流程再造，應(yīng)依據(jù)文件生命周期理論，即把文件檔案看作為一個不可分割的文件連續(xù)體。打破過去文件工作與檔案工作的界限，實現(xiàn)企業(yè)文件檔案一體化，在業(yè)務(wù)流程上進行統(tǒng)一的設(shè)計。該流程包括文件從產(chǎn)生、運轉(zhuǎn)、歸檔、永久保存或銷毀的全過程。這種新的業(yè)務(wù)流程有助于加強文件、檔案的知識管理，同時強化了對各項業(yè)務(wù)管理工作的服務(wù)功能，提高了整個文檔工作的工作效率。

3、知識管理可以豐富和拓展檔案管理技術(shù)

知識管理對檔案管理技術(shù)提出新要求。隨著信息化程度的提高，組織的生產(chǎn)、經(jīng)營方式正逐漸走向自動化、智能化，電子商務(wù)等現(xiàn)代信息技術(shù)的在組織活動中的應(yīng)用，導(dǎo)致了大量電子化、數(shù)字化文件的出現(xiàn)，這對傳統(tǒng)的檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理主要是針對檔案的實體化管理，缺乏對檔案信息資源的深入開發(fā)，所以很難適應(yīng)知識管理及信息化帶來的挑戰(zhàn)。但是，信息技術(shù)在組織生產(chǎn)、管理中的大量應(yīng)用，又為檔案管理提供了一個很好的轉(zhuǎn)變契機，促使檔案管理從傳統(tǒng)的實體管理向運用信息技術(shù)、積極開發(fā)檔案信息資源、挖掘檔案中蘊涵知識的方向轉(zhuǎn)變。

所以，我們必須積極利用各種信息技術(shù)，開發(fā)具有數(shù)據(jù)分析和決策支持功能的檔案知識管理系統(tǒng)，推動知識管理水平的提高。

圖1 知識文檔模塊結(jié)構(gòu)圖

隨著知識經(jīng)濟的到來，知識管理將遍及社會各個領(lǐng)域，它將使大到一國、小到企業(yè)、機構(gòu)和個人擺脫傳統(tǒng)資源或資本的限制，獲得新的競爭優(yōu)勢，因而具有強大的生命力和廣闊的發(fā)展前途。在現(xiàn)代化的信息社會中，信息是一種極為重要的戰(zhàn)略資源，但是，信息不是知識。只有經(jīng)過一系列的有機地結(jié)構(gòu)化、系統(tǒng)化的信息才能夠稱之為知識。在新的知識經(jīng)濟形勢下，只有使知識管理與檔案信息管理的對象快速轉(zhuǎn)化組織機構(gòu)的競爭優(yōu)勢，這樣的組織才能去蕪存菁，才能讓組織儲備能量，保持競爭優(yōu)勢，以迎接新的機遇和挑戰(zhàn)。（e-works）