OA辦公系統(tǒng)在高校行政公文管理中存在的問題

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　　1. 平臺標(biāo)準(zhǔn)各異，文檔一體化功能難集成

　　高校中OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)往往因時間先后順序和軟件開發(fā)團(tuán)隊(duì)的不同使得系統(tǒng)存在著數(shù)據(jù)平臺各異、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)多樣以及數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一等問題，分別開發(fā)的應(yīng)用系統(tǒng)因沒有考慮數(shù)據(jù)共享的公共接口而變成一個個獨(dú)立運(yùn)行的系統(tǒng)，致使系統(tǒng)集成度和互聯(lián)性較差，OA系統(tǒng)中存有全部己辦理完畢的內(nèi)部發(fā)文、信息資料和上級部門的所有公文、郵件、信息資料、傳閱流轉(zhuǎn)記錄等，這些信息如不經(jīng)過程序的處理，只能單獨(dú)存放在OA系統(tǒng)里，歸檔時，還需要手工掃描、錄入等，造成人力、物力的浪費(fèi)，而且不便于日后的檢索和查找利用。

　　2. 保密難度增大，涉密文件流轉(zhuǎn)安全難保障

　　高校在辦公室公文管理的收取、制發(fā)和傳遞的過程中往往會接觸到不少涉密公文，特別是當(dāng)前多數(shù)高校在實(shí)現(xiàn)了辦公自動化之后，這些以往機(jī)要的上級來文或者尚未公開的學(xué)校內(nèi)部行文因?yàn)閺逆i住即可保護(hù)的紙質(zhì)文件擴(kuò)展存為放在電腦中的無形電子信息，系統(tǒng)易受非法人員、黑客和病毒的入侵，傳輸過程中數(shù)據(jù)也可能被截取、修改或刪除，保密難度增大。而一些公文管理人員為了方便傳閱，直接掃描成電子版后盲目將涉密性或內(nèi)部保密的公文通過網(wǎng)絡(luò)傳閱，極大地增加了網(wǎng)絡(luò)泄密的概率。這些都為辦公室公文管理的保密工作提出挑戰(zhàn)。

　　3. 偽造墓改容易，公文唯一合法性難鑒定

　　傳統(tǒng)的公文是否有效與其是否具有公章直接相關(guān)，這種“紅頭+公章”的公文處理模式仍會延續(xù)到公文處理系統(tǒng)中。當(dāng)前在OA辦公系統(tǒng)的實(shí)際運(yùn)用中，對于一些需要領(lǐng)導(dǎo)最終簽字確認(rèn)的公文往往還是采用紙質(zhì)稿送至領(lǐng)導(dǎo)簽字，需蓋章的最終行文在定稿后采取加蓋傳統(tǒng)公章的方式進(jìn)行確認(rèn)，這種延續(xù)傳統(tǒng)的簽字蓋章的方法使得公文在流轉(zhuǎn)的最后環(huán)節(jié)很容易受到人為的偽造、復(fù)制和竄改，很難確保公文的唯一性、合法性、可追溯性，也無形中增加了資源的浪費(fèi)。（泛普軟件最新資訊）