IT企業(yè)如何實施長沙OA信息化(二)

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3、 開發(fā)企業(yè)知識管理系統(tǒng)   

知識的“積累、交流、共享”是知識管理的三原則，知識管理系統(tǒng)也要集中體現這三個原則，所以知識管理系統(tǒng)的核心功能包括知識庫、知識交流平臺和個性化管理平臺三個獨立但密切配合的模塊，三者協(xié)同實現企業(yè)知識資源的形成、創(chuàng)新、共享、交流和有效應用。

 系統(tǒng)整體規(guī)劃

 企業(yè)知識管理的大概內容如圖4所示：

 圖4       長沙OA信息化的內容

按照知識管理的內容，知識管理系統(tǒng)的大概組成如圖5： 

圖5       長沙OA信息化系統(tǒng)的組成

結合企業(yè)知識資源的構成和需求、細化的知識分類體系，從整體上設計知識管理系統(tǒng)的功能模塊。如圖六，在知識部門和知識庫之間，系統(tǒng)需要設置相應的系統(tǒng)管理功能實現知識管理系統(tǒng)的通用功能“集中設置”、知識內容和使用權限的“集中管理”、知識交流和傳播功能的“協(xié)調管理”。面對用戶，系統(tǒng)設計時需要分析所有用戶的通用需求和個性化需求，讓單一用戶可以透過“通用的軟件”來“個性化地應用”知識管理系統(tǒng)所提供的功能，以及對知識庫的通用內容進行“個性化定制”，最終滿足各個部門和各個崗位的實際工作和學習需要。

規(guī)劃知識管理部門及相關人員的職能   

企業(yè)內部如果對知識的定義、知識的價值、知識管理的實施流程看法不一，將無法迅速凝聚共識，對于實施知識管理將會形成阻礙。為了推動企業(yè)知識管理戰(zhàn)略的有效實施和管理知識管理系統(tǒng)的日常運作，企業(yè)需要設置獨立的知識管理部門或知識管理小組，并配備相應的專職人員或兼職人員，形成一個完整的知識管理主體結構。在完成其推動知識資源的組織、積累、管理、傳播和應用等墓本職責的基礎上，知識管理部門的更高層次工作在于直接以參謀部門的角色輔助企業(yè)的戰(zhàn)略決策和經營管理，以及進而依托企業(yè)知識資源開發(fā)“知識產品”和“知識服務”，為內部人員和外部人員提供更高的附加值。   

企業(yè)知識管理主體不應僅僅是單獨一個CKO(知識主管)，而是一個包括CKO、知識項目管理者、知識工人和全體員工在內的多層次有機體。在知識管理主體結構中，CKO是高層的領導者。知識項目管理者在知識管理主體的層次結構中處于中間層次。實際上知識管理的大部分工作就是在特定的項目中管理特定形式的知識或提高與知識相聯系的特定活動技能。現在許多IT企業(yè)的項目部經理就充當著知識項目管理者的角色。知識管理工人是那些把知識管理作為他們日常工作的基層工作者，在企業(yè)內專門供職于知識管理部門?，F在國內很少有企業(yè)擁有適當數量的知識管理工人。專門從事知識管理的人員對于知識管理的成功是至關重要的，但是更為重要的是非專門從事知識管理的人員。研發(fā)工程師、技術支持工程師、甚至秘書、行政人員和銷售人員才是知識管理中最重要的人員。他們要在日常工作中創(chuàng)新、共享、傳播和應用知識。   

知識主管是整個企業(yè)知識管理的決策者，他要了解外部信息，溝通與外界知識提供者的聯系；當一個新的知識項目被提出時，他要選擇合適的知識項目管理者，井為知識項目的研究開發(fā)創(chuàng)造良好外部環(huán)境。知識項目管理者是企業(yè)知識管理的中層領導者和具體指揮者，他們之間要相互合作，交流信息，同時接受知識主管的領導和監(jiān)督；知識項目管理者還要擅于和知識管理工人組成知識項目小組，協(xié)調知識工人之間的關系。知識管理工人和其他員工是知識管理主體的基礎，是知識的實際開發(fā)者、傳播者和應用者，他們要負責管理生產、銷售、財務、人力資源和社會關系等各方面的具體知識。由此可見企業(yè)知識管理主體是一個多層次的結構體系(如圖6所示)。  

圖6：知識管理主體結構體系圖

  結束語

隨著中國軟件產業(yè)的成熟，會有越來越多的IT企業(yè)加入到實施知識管理的企業(yè)行列，在知識管理理論的指導下，摸索自己的知識管理實踐。其中不少企業(yè)已經正式立項，進入建設期。在這樣一個時期，企業(yè)有必要了解和學習實施知識管理可能出現的一些問題，我們就此對計劃實施知識管理的IT企業(yè)提出一些建議。

 1)         企業(yè)知識管理的實施在于領會和應用知識管理的理念和方式，而非追求系統(tǒng)和形式完備。根據畢馬威的知識管理調研結論，絕大多數IT企業(yè)已經擁有可以促進知識管理的技術和基礎設施，只要戰(zhàn)略性地將知識管理納入企業(yè)的整體戰(zhàn)略和計劃中，就能提高企業(yè)的核心競爭力，為企業(yè)帶來效益。

 2)         企業(yè)實施知識管理必須有來自企業(yè)最高層領導的明確持續(xù)的支持。因為，知識管理不可避免地會觸及一些既得利益。在絕大多數企業(yè)中，知識就是資歷、知識就是權力，肯定有人不愿意主動地放棄，知識管理可能需要一些組織、流程、制度方面的變革，這些變革一定需要最高層領導的支持。知識管理的成功需要在企業(yè)中形成知識創(chuàng)新和共享的文化，而文化的形成往往需要自上而下持續(xù)不斷的倡導和推動。

 3)         要保證知識管理項目的資源的足夠投入。知識管理不僅僅是一個項目，更是一個長期的持續(xù)改善的過程，要求企業(yè)投入較大的人力和財力。缺乏長期的支持和持續(xù)性的優(yōu)化改善必然導致項目的失敗。

 4)         重視知識管理的項目咨詢。知識管理項目通常包括管理咨詢和信息系統(tǒng)實施兩個大的階段，現在大多數IT企業(yè)熱衷于自主開發(fā)知識管理系統(tǒng)，這樣很容易忽視管理咨詢這個階段，在沒有定義清晰的業(yè)務需求時就啟動基于技術的項目，這樣很容易在項目后期迷失。即使在知識管理實施過程中，知識管理部門也需要不斷分析本企業(yè)就知識資源的需求變化，進而調整和完善相關的戰(zhàn)略、軟件系統(tǒng)、知識內容。

 5)        長沙OA信息化項目不僅僅是技術項目，它是一種“技術－社會”系統(tǒng)，某種程度上，“人及流程”的因素更大，即70％的人，20％的流程以及10％的技術。在實施知識管理時需要對三者進行綜合分析和考慮。忽略項目中對人的工作，而試圖走純技術的捷徑，是IT企翟謔凳┲豆芾砉討兇釗菀追傅拇砦蟆?lt;/font>

 6)         制定鼓勵知識創(chuàng)造和轉移的激勵措施。有效的激勵措施可以促使員工產生有利于知識管理活動的行為，但更多的公司并沒有采取物資獎勵手段，而是把激勵措施融入企業(yè)員工人事管理體系中，每年都要針對員工從事知識管理活動的表現進行一次評估。

 7)         從市場和客戶那里獲得信息和知識。從市場和客戶那里獲得信息和知識，是實施知識管理的重要途徑。因為對未來的預測建立在時下隱約可見的星點跡象之上，而這些跡象總是體現在客戶的需求和愿望之中。此外，通過給客戶提供超越業(yè)務范圍相關知識的服務也是企業(yè)獲得信息和知識的重要手段。

 8)         不要將知識和使用者分開，管理知識某種程度上就是要創(chuàng)造一個共享的環(huán)境，知識庫并不是成為存儲知識的靜態(tài)倉庫，只有員工不斷學習，才可能有源源不斷的新知識來與大家共享。

 IT企業(yè)實施知識管理最重要的是把握“積累、共享、創(chuàng)新”的知識管理三原則，挖掘金業(yè)的核心知識，把知識管理過程與企業(yè)核心業(yè)務密切結合。企業(yè)知識管理的境界在于主動而自然融入日常工作的知識內容管理和知識交流，而非增添負擔和壓力煩擾。

IT企業(yè)如何實施知識管理(一)（AMT研究院 周瑛）