IT企業(yè)如何實施長沙OA信息化(二)

申請免費試用、咨詢電話：400-8352-114

3、 開發(fā)企業(yè)知識管理系統(tǒng)   

知識的“積累、交流、共享”是知識管理的三原則，知識管理系統(tǒng)也要集中體現(xiàn)這三個原則，所以知識管理系統(tǒng)的核心功能包括知識庫、知識交流平臺和個性化管理平臺三個獨立但密切配合的模塊，三者協(xié)同實現(xiàn)企業(yè)知識資源的形成、創(chuàng)新、共享、交流和有效應(yīng)用。

 系統(tǒng)整體規(guī)劃

 企業(yè)知識管理的大概內(nèi)容如圖4所示：

 圖4       長沙OA信息化的內(nèi)容

按照知識管理的內(nèi)容，知識管理系統(tǒng)的大概組成如圖5： 

圖5       長沙OA信息化系統(tǒng)的組成

結(jié)合企業(yè)知識資源的構(gòu)成和需求、細(xì)化的知識分類體系，從整體上設(shè)計知識管理系統(tǒng)的功能模塊。如圖六，在知識部門和知識庫之間，系統(tǒng)需要設(shè)置相應(yīng)的系統(tǒng)管理功能實現(xiàn)知識管理系統(tǒng)的通用功能“集中設(shè)置”、知識內(nèi)容和使用權(quán)限的“集中管理”、知識交流和傳播功能的“協(xié)調(diào)管理”。面對用戶，系統(tǒng)設(shè)計時需要分析所有用戶的通用需求和個性化需求，讓單一用戶可以透過“通用的軟件”來“個性化地應(yīng)用”知識管理系統(tǒng)所提供的功能，以及對知識庫的通用內(nèi)容進(jìn)行“個性化定制”，最終滿足各個部門和各個崗位的實際工作和學(xué)習(xí)需要。

規(guī)劃知識管理部門及相關(guān)人員的職能   

企業(yè)內(nèi)部如果對知識的定義、知識的價值、知識管理的實施流程看法不一，將無法迅速凝聚共識，對于實施知識管理將會形成阻礙。為了推動企業(yè)知識管理戰(zhàn)略的有效實施和管理知識管理系統(tǒng)的日常運作，企業(yè)需要設(shè)置獨立的知識管理部門或知識管理小組，并配備相應(yīng)的專職人員或兼職人員，形成一個完整的知識管理主體結(jié)構(gòu)。在完成其推動知識資源的組織、積累、管理、傳播和應(yīng)用等墓本職責(zé)的基礎(chǔ)上，知識管理部門的更高層次工作在于直接以參謀部門的角色輔助企業(yè)的戰(zhàn)略決策和經(jīng)營管理，以及進(jìn)而依托企業(yè)知識資源開發(fā)“知識產(chǎn)品”和“知識服務(wù)”，為內(nèi)部人員和外部人員提供更高的附加值。   

企業(yè)知識管理主體不應(yīng)僅僅是單獨一個CKO(知識主管)，而是一個包括CKO、知識項目管理者、知識工人和全體員工在內(nèi)的多層次有機(jī)體。在知識管理主體結(jié)構(gòu)中，CKO是高層的領(lǐng)導(dǎo)者。知識項目管理者在知識管理主體的層次結(jié)構(gòu)中處于中間層次。實際上知識管理的大部分工作就是在特定的項目中管理特定形式的知識或提高與知識相聯(lián)系的特定活動技能?，F(xiàn)在許多IT企業(yè)的項目部經(jīng)理就充當(dāng)著知識項目管理者的角色。知識管理工人是那些把知識管理作為他們?nèi)粘９ぷ鞯幕鶎庸ぷ髡撸谄髽I(yè)內(nèi)專門供職于知識管理部門?，F(xiàn)在國內(nèi)很少有企業(yè)擁有適當(dāng)數(shù)量的知識管理工人。專門從事知識管理的人員對于知識管理的成功是至關(guān)重要的，但是更為重要的是非專門從事知識管理的人員。研發(fā)工程師、技術(shù)支持工程師、甚至秘書、行政人員和銷售人員才是知識管理中最重要的人員。他們要在日常工作中創(chuàng)新、共享、傳播和應(yīng)用知識。   

知識主管是整個企業(yè)知識管理的決策者，他要了解外部信息，溝通與外界知識提供者的聯(lián)系；當(dāng)一個新的知識項目被提出時，他要選擇合適的知識項目管理者，井為知識項目的研究開發(fā)創(chuàng)造良好外部環(huán)境。知識項目管理者是企業(yè)知識管理的中層領(lǐng)導(dǎo)者和具體指揮者，他們之間要相互合作，交流信息，同時接受知識主管的領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督；知識項目管理者還要擅于和知識管理工人組成知識項目小組，協(xié)調(diào)知識工人之間的關(guān)系。知識管理工人和其他員工是知識管理主體的基礎(chǔ)，是知識的實際開發(fā)者、傳播者和應(yīng)用者，他們要負(fù)責(zé)管理生產(chǎn)、銷售、財務(wù)、人力資源和社會關(guān)系等各方面的具體知識。由此可見企業(yè)知識管理主體是一個多層次的結(jié)構(gòu)體系(如圖6所示)。  

圖6：知識管理主體結(jié)構(gòu)體系圖

  結(jié)束語

隨著中國軟件產(chǎn)業(yè)的成熟，會有越來越多的IT企業(yè)加入到實施知識管理的企業(yè)行列，在知識管理理論的指導(dǎo)下，摸索自己的知識管理實踐。其中不少企業(yè)已經(jīng)正式立項，進(jìn)入建設(shè)期。在這樣一個時期，企業(yè)有必要了解和學(xué)習(xí)實施知識管理可能出現(xiàn)的一些問題，我們就此對計劃實施知識管理的IT企業(yè)提出一些建議。

 1)         企業(yè)知識管理的實施在于領(lǐng)會和應(yīng)用知識管理的理念和方式，而非追求系統(tǒng)和形式完備。根據(jù)畢馬威的知識管理調(diào)研結(jié)論，絕大多數(shù)IT企業(yè)已經(jīng)擁有可以促進(jìn)知識管理的技術(shù)和基礎(chǔ)設(shè)施，只要戰(zhàn)略性地將知識管理納入企業(yè)的整體戰(zhàn)略和計劃中，就能提高企業(yè)的核心競爭力，為企業(yè)帶來效益。

 2)         企業(yè)實施知識管理必須有來自企業(yè)最高層領(lǐng)導(dǎo)的明確持續(xù)的支持。因為，知識管理不可避免地會觸及一些既得利益。在絕大多數(shù)企業(yè)中，知識就是資歷、知識就是權(quán)力，肯定有人不愿意主動地放棄，知識管理可能需要一些組織、流程、制度方面的變革，這些變革一定需要最高層領(lǐng)導(dǎo)的支持。知識管理的成功需要在企業(yè)中形成知識創(chuàng)新和共享的文化，而文化的形成往往需要自上而下持續(xù)不斷的倡導(dǎo)和推動。

 3)         要保證知識管理項目的資源的足夠投入。知識管理不僅僅是一個項目，更是一個長期的持續(xù)改善的過程，要求企業(yè)投入較大的人力和財力。缺乏長期的支持和持續(xù)性的優(yōu)化改善必然導(dǎo)致項目的失敗。

 4)         重視知識管理的項目咨詢。知識管理項目通常包括管理咨詢和信息系統(tǒng)實施兩個大的階段，現(xiàn)在大多數(shù)IT企業(yè)熱衷于自主開發(fā)知識管理系統(tǒng)，這樣很容易忽視管理咨詢這個階段，在沒有定義清晰的業(yè)務(wù)需求時就啟動基于技術(shù)的項目，這樣很容易在項目后期迷失。即使在知識管理實施過程中，知識管理部門也需要不斷分析本企業(yè)就知識資源的需求變化，進(jìn)而調(diào)整和完善相關(guān)的戰(zhàn)略、軟件系統(tǒng)、知識內(nèi)容。

 5)        長沙OA信息化項目不僅僅是技術(shù)項目，它是一種“技術(shù)－社會”系統(tǒng)，某種程度上，“人及流程”的因素更大，即70％的人，20％的流程以及10％的技術(shù)。在實施知識管理時需要對三者進(jìn)行綜合分析和考慮。忽略項目中對人的工作，而試圖走純技術(shù)的捷徑，是IT企翟謔凳┲豆芾砉討兇釗菀追傅拇砦蟆?lt;/font>

 6)         制定鼓勵知識創(chuàng)造和轉(zhuǎn)移的激勵措施。有效的激勵措施可以促使員工產(chǎn)生有利于知識管理活動的行為，但更多的公司并沒有采取物資獎勵手段，而是把激勵措施融入企業(yè)員工人事管理體系中，每年都要針對員工從事知識管理活動的表現(xiàn)進(jìn)行一次評估。

 7)         從市場和客戶那里獲得信息和知識。從市場和客戶那里獲得信息和知識，是實施知識管理的重要途徑。因為對未來的預(yù)測建立在時下隱約可見的星點跡象之上，而這些跡象總是體現(xiàn)在客戶的需求和愿望之中。此外，通過給客戶提供超越業(yè)務(wù)范圍相關(guān)知識的服務(wù)也是企業(yè)獲得信息和知識的重要手段。

 8)         不要將知識和使用者分開，管理知識某種程度上就是要創(chuàng)造一個共享的環(huán)境，知識庫并不是成為存儲知識的靜態(tài)倉庫，只有員工不斷學(xué)習(xí)，才可能有源源不斷的新知識來與大家共享。

 IT企業(yè)實施知識管理最重要的是把握“積累、共享、創(chuàng)新”的知識管理三原則，挖掘金業(yè)的核心知識，把知識管理過程與企業(yè)核心業(yè)務(wù)密切結(jié)合。企業(yè)知識管理的境界在于主動而自然融入日常工作的知識內(nèi)容管理和知識交流，而非增添負(fù)擔(dān)和壓力煩擾。

IT企業(yè)如何實施知識管理(一)（AMT研究院 周瑛）