重慶erp中采購(gòu)業(yè)務(wù)的難點(diǎn)解析

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重慶erp系統(tǒng)早已不是新鮮事物，但是，在財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化的重慶erp系統(tǒng)中，如何徹底處理好全部的采購(gòu)業(yè)務(wù)，對(duì)于某些采購(gòu)和財(cái)務(wù)人員至今仍感到迷茫。對(duì)于采購(gòu)人員來講，因?yàn)槟承┢髽I(yè)中由他們負(fù)責(zé)采購(gòu)發(fā)票與采購(gòu)入庫(kù)單的匹配工作，在重慶erp系統(tǒng)中該部分內(nèi)容比較細(xì)化，甚至還要涉及到復(fù)雜的暫估處理，這使得他們力不從心。對(duì)于財(cái)務(wù)人員來講，重慶erp系統(tǒng)中憑證的處理很細(xì)化，他們對(duì)于采購(gòu)環(huán)節(jié)了解又不徹底，經(jīng)常造成采購(gòu)業(yè)務(wù)涉及到的財(cái)務(wù)科目賬務(wù)不平，折騰半天也找不出個(gè)所以然來。

市場(chǎng)上重慶erp系統(tǒng)軟件非常多，筆者也無法一一去講述該部分業(yè)務(wù)在重慶erp系統(tǒng)中的操作；在本文中，筆者從業(yè)務(wù)處理角度向讀者抽絲剝繭、詳細(xì)解讀這些難點(diǎn)在采購(gòu)業(yè)務(wù)中的處理，以便“以不變應(yīng)萬變”。

一 、采購(gòu)結(jié)算、采購(gòu)暫估的含義

1、采購(gòu)結(jié)算

具體什么叫采購(gòu)結(jié)算，我們不去摳概念，那是學(xué)者的事情。我們經(jīng)?？吹讲少?gòu)或財(cái)務(wù)人員，一手拿采購(gòu)入庫(kù)單、一手拿采購(gòu)發(fā)票，一核對(duì)，然后用曲別針別在一起的過程，這個(gè)過程就是采購(gòu)結(jié)算的核心環(huán)節(jié)。因此，可以把采購(gòu)入庫(kù)單與采購(gòu)發(fā)票、采購(gòu)費(fèi)用發(fā)票匹配的過程稱為采購(gòu)結(jié)算。

在采購(gòu)結(jié)算中，有兩種情況需要特別說明。一是采購(gòu)過程中發(fā)生的運(yùn)費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)、裝卸費(fèi)、通關(guān)費(fèi)等，這些費(fèi)用有些企業(yè)直接分?jǐn)偟讲少?gòu)貨物成本中，有些企業(yè)把它們歸集到期間費(fèi)用中。二是采購(gòu)過程中的合理?yè)p耗也是采用了這兩種處理方式，有的分?jǐn)偟搅瞬少?gòu)貨物成本中，有的歸入了期間費(fèi)用。這兩種情況在財(cái)務(wù)處理上會(huì)進(jìn)入不同的會(huì)計(jì)科目，但在業(yè)務(wù)處理中差別不大，最多是不同的重慶erp系統(tǒng)軟件中操作上有細(xì)微差別，采購(gòu)人員也不必過多關(guān)心。

2、采購(gòu)暫估

先用大白話解釋一下，采購(gòu)暫估就是對(duì)采購(gòu)金額的估計(jì)。按照財(cái)務(wù)規(guī)定，每月采購(gòu)的貨物，月底必須入賬。財(cái)務(wù)以采購(gòu)發(fā)票金額做為入賬金額，若本月采購(gòu)的貨物，月底之前沒有收到采購(gòu)發(fā)票，就需要把采購(gòu)金額先估計(jì)入賬，等到收到采購(gòu)發(fā)票后，再根據(jù)采購(gòu)發(fā)票的實(shí)際金額做調(diào)整。這種估計(jì)采購(gòu)金額并按該金額入賬的方式即為采購(gòu)暫估；因?yàn)椴少?gòu)暫估是預(yù)估的應(yīng)付賬款，所以財(cái)務(wù)上也稱為暫估應(yīng)付。在采購(gòu)結(jié)算中，筆者提到采購(gòu)發(fā)票包含采購(gòu)貨物發(fā)票和采購(gòu)費(fèi)用發(fā)票兩部分，若本月的這兩部分發(fā)票都沒有收到，一般貨物金額必須暫估，對(duì)于費(fèi)用金額，根據(jù)金額的大小，企業(yè)可以靈活選擇是否進(jìn)行暫估。對(duì)于如何估計(jì)采購(gòu)金額，也不是隨便拍腦袋，一般按照采購(gòu)訂貨時(shí)的價(jià)格進(jìn)行暫估。

估計(jì)的采購(gòu)金額，等到收到采購(gòu)發(fā)票后，需要把采購(gòu)暫估回沖掉。那么，如何做暫估回沖呢？一般有三種方式：?jiǎn)蔚交貨_、單到補(bǔ)差、月初回沖。企業(yè)使用重慶erp系統(tǒng)后，最常用的是單到回沖和單到補(bǔ)差這兩種。這三種方式具體是什么，請(qǐng)看下表中筆者的解釋：

表1采購(gòu)暫估回沖方式

二 、如何處理采購(gòu)結(jié)算與采購(gòu)暫估

因?yàn)椴少?gòu)結(jié)算、采購(gòu)暫估兩個(gè)環(huán)節(jié)銜接緊密，它們也是采購(gòu)業(yè)務(wù)中財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)處理的銜接點(diǎn)，筆者把二者放在一塊兒進(jìn)行解說。

1、采購(gòu)結(jié)算、采購(gòu)暫估的分類

對(duì)于一筆貨物來講，若本月收到貨物，也收到了貨物發(fā)票和費(fèi)用發(fā)票，就不需要做暫估處理，直接結(jié)算即可；若本月僅收到貨物，未收到貨物發(fā)票或費(fèi)用發(fā)票，月底需要對(duì)貨物金額做暫估，費(fèi)用金額視企業(yè)要求而定是否進(jìn)行暫估。等到收到貨物發(fā)票或費(fèi)用發(fā)票的月份，先回沖暫估，再做結(jié)算；針對(duì)極個(gè)別先收到發(fā)票，本月未收到貨物的情況，先把發(fā)票做應(yīng)付賬款處理即可，等到收到貨物后直接做結(jié)算。

根據(jù)采購(gòu)人員收到貨物和發(fā)票的不同時(shí)間，常用的采購(gòu)結(jié)算與采購(gòu)暫估具體可以分為如下幾種情況：

表2 采購(gòu)結(jié)算與采購(gòu)暫估情況分析