辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的探討

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什么是辦公自動(dòng)化？

辦公自動(dòng)化是近年隨關(guān)計(jì)算機(jī)科學(xué)發(fā)展而提出來(lái)的新概念，至今還沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一，公認(rèn)的確切定義。辦公自動(dòng)化（OA），是指利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，盡可能充分地利用信息資源，提高生產(chǎn)、工作率和質(zhì)量，輔助決策，求取更好的經(jīng)濟(jì)效益。辦公自動(dòng)化是指在行政機(jī)關(guān)工作中，是采用Internet/Intranet技術(shù)，基于工作流的概念，以計(jì)算機(jī)為中心，采用一系列現(xiàn)代化的辦公設(shè)備和先進(jìn)的通信技術(shù)，廣泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存儲(chǔ)和使用信息，使企業(yè)內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作；辦公自動(dòng)化改變過(guò)去復(fù)雜、低效的手工辦公方式，辦公自動(dòng)化為科學(xué)管理和決策服務(wù)，從而達(dá)到提高行政效率的目的。一個(gè)企業(yè)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的程度也是衡量其實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的標(biāo)準(zhǔn)。

 我國(guó)辦公自動(dòng)化專家在第一次全國(guó)辦公自動(dòng)化規(guī)劃討論會(huì)上提出辦公自動(dòng)化的定義為：辦公自動(dòng)化是利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，使部分辦公業(yè)務(wù)活動(dòng)物化于人以外的各種現(xiàn)代化辦公設(shè)備中，由人與技術(shù)設(shè)備構(gòu)成服務(wù)于某種辦公業(yè)務(wù)目的的人一－機(jī)信息處理系統(tǒng)。一個(gè)完整的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，應(yīng)當(dāng)包括信息采集、信息加工、信息轉(zhuǎn)輸、信息保存四個(gè)環(huán)節(jié)。辦公自動(dòng)化可分為三個(gè)層次：事務(wù)型、管理型、決策型。

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，安全技術(shù)的發(fā)展和軟件理論的發(fā)展，辦公自動(dòng)化的發(fā)展方向應(yīng)該是數(shù)字化辦公。但是要辦公自動(dòng)化全面實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公還是有一段距離的，首先現(xiàn)有的管理體制要隨著辦公自動(dòng)化的發(fā)展而改變，另外管理人員原來(lái)有工作習(xí)慣、工作方式和法律體系有很強(qiáng)的慣性，要適應(yīng)辦公自動(dòng)化的發(fā)展尚需時(shí)日。盡管如此，全面實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公是辦公自動(dòng)化發(fā)展的盡然趨勢(shì)。

我國(guó)從80年代開(kāi)始，尤其是進(jìn)入90年代，辦公自動(dòng)化發(fā)展迅猛。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)從最初的漢字輸入、字處理、排版編輯、查詢檢索等單機(jī)應(yīng)用軟件逐漸發(fā)展成為現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)，通過(guò)聯(lián)網(wǎng)將單項(xiàng)辦公業(yè)務(wù)系統(tǒng)聯(lián)成一個(gè)辦公系統(tǒng)。再通過(guò)遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)將多個(gè)系統(tǒng)聯(lián)結(jié)成更大范圍的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。建立企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)（Intranet）和企業(yè)外部網(wǎng)（Extranet）已經(jīng)成為辦公自動(dòng)化發(fā)展的必然趨勢(shì)。多媒體技術(shù)是辦公自動(dòng)化發(fā)展的又一趨勢(shì)。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)引入多媒體技術(shù)，使之處理語(yǔ)音、圖形、圖像功能加強(qiáng)，更能夠滿足辦公要求，提高辦公信息處理的應(yīng)用范圍和價(jià)值。近來(lái)，隨著技術(shù)的不斷進(jìn)步和市場(chǎng)的進(jìn)一步需求，電子商務(wù)（e-Business）已日益成為國(guó)內(nèi)外企事業(yè)單位和熱點(diǎn)，所謂電子商務(wù)，是指把企業(yè)最關(guān)鍵的商業(yè)系統(tǒng)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)與員工、顧客、供應(yīng)商及銷售商直接相連，將傳統(tǒng)的商務(wù)活動(dòng)通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)加以實(shí)現(xiàn)。

辦公自動(dòng)化發(fā)展到現(xiàn)在應(yīng)以協(xié)同辦公為核心，協(xié)同辦公系統(tǒng)成為主題。何為協(xié)同？企業(yè)中名部門，各成員之間不是獨(dú)立的，完成一項(xiàng)任務(wù)通常要通過(guò)若干部門主管或經(jīng)理的審批，收發(fā)文，日常報(bào)銷等群組協(xié)作工作，用協(xié)同辦公系統(tǒng)以滿足流程的審批，公文的收發(fā)，工作的轉(zhuǎn)移等。協(xié)同辦公系統(tǒng)辦公自動(dòng)化的未來(lái)發(fā)展方向更應(yīng)逐步過(guò)渡到以知識(shí)管理為核心的新一代辦公自動(dòng)化。辦公自動(dòng)化不應(yīng)只是人際辦公的計(jì)算機(jī)化，而是要融入新的管理方式，要融知識(shí)管理于辦公自動(dòng)化中。通過(guò)新的系統(tǒng)，辦公自動(dòng)化為領(lǐng)導(dǎo)層，辦公室，人力資源部門，業(yè)務(wù)部門提供全新高效的工作模式。知識(shí)管理的目標(biāo)在于幫助企業(yè)發(fā)現(xiàn)潛在知識(shí)、定位擁有專門知識(shí)的人、傳遞知識(shí)、和有效利用知識(shí)。相信知識(shí)管理概念將會(huì)為辦公自動(dòng)化帶來(lái)又一個(gè)臺(tái)階的轉(zhuǎn)變。