保證辦公自動化系統(tǒng)成功與高效實施（二）

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　　如何保證辦公自動化系統(tǒng)的成功實施?在中國，很多企業(yè)早已經用上了辦公自動化系統(tǒng)來幫助企業(yè)人員日常辦公，從最初的單機版的辦公軟件到現(xiàn)在的B/S架構，從用辦公自動化系統(tǒng)實現(xiàn)簡單的文檔處理到實現(xiàn)辦公流程審批、信息發(fā)布、日常辦公、移動辦公等，隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，辦公自動化系統(tǒng)已經實現(xiàn)了一個質的飛躍。各企業(yè)為了實現(xiàn)信息化陸陸續(xù)續(xù)上了辦公自動化系統(tǒng)，但是在中國到講，辦公自動化系統(tǒng)的高實施率，低效用率，更上一些中小型企業(yè)望而卻步。許多企業(yè)在上了辦公自動化系統(tǒng)之后，確實是實施上了，但是很多模塊卻成了“聾子的耳朵——擺設”，他們只用到其中的一個或兩個模塊。如何才能保證辦公自動化系統(tǒng)成功實施與高效率實施?以下作幾點建議：

　　5. 合理分工，協(xié)同實施

　　根據(jù)辦公自動化系統(tǒng)的特點在實施時需要各方合理分工，協(xié)同配合的完成項目的各項工作。

　　其中用戶方的技術部門應該做好技術方面的指導和輔助實施應用的工作，而相關業(yè)務部門應該努力地配合需求調研和充分試用。

　　開發(fā)方則需要做好需求的歸納整理工作，與用戶方的業(yè)務人員充分的溝通和交流、為系統(tǒng)的開發(fā)給出一份好的“設計圖紙”。

　　6. 需求建議的民主與集中 一個應用軟件開發(fā)的基礎是“需求”。

　　很多用戶對需求的產生都有誤區(qū)，需求并不是用戶單方面提出以后就交給開發(fā)者去做的一份要求。

　　一份合理的需求需要用戶方與開發(fā)方作充分的交流，既最大程度地解決用戶方目前的問題，又充分的融進開發(fā)方的實施經驗，使其最具合理性。

　　同時，由于一套辦公自動化系統(tǒng)所涉及到的業(yè)務部門有很多，各部門對于同一功能模塊有不同的需求，但是作為公司一級的軟件平臺，需要對各部門的業(yè)務需求進行一個歸并和整合。

　　7. 開發(fā)與實施并重

　　辦公自動化系統(tǒng)的另一不同之處是他的實施所占的比重很大。因為辦公自動化系統(tǒng)是需要廣大的用戶使用的一個系統(tǒng)，如果僅有開發(fā)，而沒有一定的制度、手段促進監(jiān)督大家使用，技術部門的充分輔導和支持大家使用，則此系統(tǒng)的開發(fā)效果也就無法顯現(xiàn)出來了，更無法使應用效果顯現(xiàn)出來。

　　在此特別需要領導對于推廣、實施階段的工作予以足夠的重視，并有相應的人力以及時間的投入，如完善制度，加強培訓，做好技術支持工作等等。

　　8. 充分試用，把問題解決在開發(fā)階段

　　辦公自動化的開發(fā)主體是實施方的技術人員，他們對業(yè)務的了解程度不能與目前在崗的各行業(yè)的業(yè)務人員相比。如果他們開發(fā)出來的產品沒有用戶方的業(yè)務人員充分試用，很多問題仍有可能存在于系統(tǒng)之中。

　　所以在辦公自動化系統(tǒng)開發(fā)出來以后需要用戶方的業(yè)務人員充分的試用，這部分工作是開發(fā)方的技術人員所無法替代的。

　　試用就是以系統(tǒng)設計的需求設計說明書為參考標準，反復的使用，找出軟件中的不合理之處，或者不符合業(yè)務規(guī)范之處，把有關問題提交給開發(fā)人員，讓其修改。最終，把一份程序設計上沒有錯誤，符合業(yè)務規(guī)范的應用系統(tǒng)交給廣大用戶使用。