了解辦公自動化的內(nèi)涵和外延

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　　在新的時期，基于多年辦公自動化建設(shè)經(jīng)驗(yàn)和互連網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，我們對辦公自動化的認(rèn)識也越來越清楚，從網(wǎng)絡(luò)的性質(zhì)來看，辦公自動化應(yīng)定位于內(nèi)部網(wǎng)(Intranet)，從辦公性質(zhì)來看，辦公自動化應(yīng)定位于數(shù)字化辦公，從信息化建設(shè)的角度來看，辦公自動化應(yīng)是信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。 辦公自動化建設(shè)的本質(zhì)是提高決策效能為目的。通過實(shí)現(xiàn)辦公自動化，或者說實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公，可以優(yōu)化現(xiàn)有的管理組織結(jié)構(gòu)，調(diào)整管理體制，在提高效率的基礎(chǔ)上，增加協(xié)同辦公能力，強(qiáng)化決策的一致性，最后實(shí)現(xiàn)提高決策效能的目的。

　　辦公自動化的基礎(chǔ)是對管理的理解和對信息的積累。技術(shù)只是辦公自動化的手段。只有對管理及管理業(yè)務(wù)有著深刻的理解，才會使辦公自動化有用武之地，只有將辦公過程中生成的信息進(jìn)行有序化積累，沉淀，辦公自動化才能發(fā)揮作用。 辦公自動化的靈魂是軟件，硬件只是實(shí)現(xiàn)辦公自動化的環(huán)境保障。數(shù)字化辦公的兩個明顯特征是授權(quán)和開放，通過授權(quán)確保信息的安全和分層使用，使得數(shù)字化辦公系統(tǒng)有可以啟用的前提，通過開放，使得信息共享成為現(xiàn)實(shí)。

　　辦公自動化的發(fā)展方向應(yīng)該是數(shù)字化辦公。所謂數(shù)字化辦公即幾乎所有的辦公業(yè)務(wù)都在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下實(shí)現(xiàn)。從技術(shù)發(fā)展角度來看，特別是互連網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，安全技術(shù)的發(fā)展和軟件理論的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公是可能的。從管理體制和工作習(xí)慣的角度來看，全面的數(shù)字化辦公還有一段距離，首先數(shù)字化辦公必然沖擊現(xiàn)有的管理體制，使現(xiàn)有管理體制發(fā)生變革，而管理體制的變革意味著權(quán)利和利益的重新分配;另外管理人員原有的工作習(xí)慣、工作方式和法律體系有很強(qiáng)的慣性，短時間內(nèi)改變尚需時日。盡管如此，全面實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公是辦公自動化發(fā)展的必然趨勢。

　　根據(jù)我國辦公自動化建設(shè)的現(xiàn)狀和存在的問題，使我國辦公自動化建設(shè)走上健康快速發(fā)展的軌道，在辦公自動化建設(shè)方面應(yīng)采取如下對策： 在組織實(shí)施方面，從傳統(tǒng)的工業(yè)項(xiàng)目管理體制轉(zhuǎn)向?qū)I(yè)化和產(chǎn)品化實(shí)施體制，確保系統(tǒng)的運(yùn)行維護(hù)和系統(tǒng)持續(xù)的升級，走合作與分工并舉的道路。由此可造就一批以辦公自動化為業(yè)務(wù)核心的、規(guī)模較大的專業(yè)軟件公司。

　　在技術(shù)選向方面：選擇與世界發(fā)展潮流吻合的技術(shù)?，F(xiàn)在還在流行的技術(shù)并不能代表未來一定能夠流行。技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)化程度要高，開放程度要好。關(guān)鍵應(yīng)用主張自主開發(fā)，發(fā)展民族產(chǎn)業(yè)。在技術(shù)結(jié)構(gòu)方面，盡快從Client/Server結(jié)構(gòu)體系轉(zhuǎn)Browser/Server結(jié)構(gòu)體系，采用B/S思路，最終用戶界面統(tǒng)一為瀏覽器，應(yīng)用系統(tǒng)全部在服務(wù)器端，是標(biāo)準(zhǔn)的三層結(jié)構(gòu)體系。系統(tǒng)負(fù)載輕，開放性好，系統(tǒng)維護(hù)升級方便。 在設(shè)計思想方面，從傳統(tǒng)的面向業(yè)務(wù)的設(shè)計轉(zhuǎn)向面向用戶的設(shè)計，即將設(shè)計的著眼點(diǎn)放在用戶對象身上，設(shè)計視角范圍是整個內(nèi)部網(wǎng)，在此基礎(chǔ)之上進(jìn)行相關(guān)業(yè)務(wù)設(shè)計。將面向?qū)ο蟮乃枷胍氲较到y(tǒng)設(shè)計中去。 在實(shí)現(xiàn)方法方面，從傳統(tǒng)的結(jié)構(gòu)化設(shè)計轉(zhuǎn)向采用復(fù)雜適用系統(tǒng)(CAS)理論進(jìn)行實(shí)現(xiàn)，即從一般的業(yè)務(wù)需求中抽象出關(guān)鍵的復(fù)雜適應(yīng)系統(tǒng)，該系統(tǒng)能夠適應(yīng)環(huán)境變化，系統(tǒng)使用越久，積累的有價值的東西就越多