[理論] 選購企業(yè)重慶OA系統(tǒng)的25項評估要點（夏敬華）

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夏敬華個人專欄

GartnerGroup 為知識管理做了明確的定義：「知識管理為一種通過合作及集成的方法來創(chuàng)造 ( create ) 、采擷 ( capture ) 、組織 ( organize ) 、截取 ( access )、使用(use)企業(yè)的信息資產(chǎn)，這些資產(chǎn)包括數(shù)據(jù)庫、文檔，但最重要的是內(nèi)隱的專門工藝及個別職工的經(jīng)驗」。

『沒有最好的軟件產(chǎn)品，只有最適合企業(yè)的軟件產(chǎn)品』。您當(dāng)前可能正在計劃選購一套知識管理系統(tǒng)，或是準(zhǔn)備開始評估企業(yè)是否應(yīng)該導(dǎo)入知識管理系統(tǒng)；無論是哪一種目的，我們都希望以下 25 則評估要點能幫助您正確地檢視企業(yè)的需求，選擇最適合的應(yīng)用軟件。

選購企業(yè)知識管理系統(tǒng)的 25 項評估要點：

文檔管理 Document Management

1. 是否具有數(shù)據(jù)摘要(Metadata)，紀(jì)錄數(shù)據(jù)分類、摘要描述、紀(jì)錄來源、定義？
2. 是否具有文檔版本控制、簽出／簽入 ( checkin / checkout ) 功能？所有歷史版本及更改歷程是否都能保存在系統(tǒng)中，提供查閱？
3. 能否紀(jì)錄用戶對文檔的意見，以便進行更改、更新？
4. 文檔生命周期的管理是否都能自動化？由發(fā)布、審核、權(quán)限設(shè)置，一直到文檔過期檢查，能結(jié)合工作流程工具，自動進行？

安全及權(quán)限控管 Security

5. 系統(tǒng)是否能設(shè)置帳號及層次結(jié)構(gòu)式群組能，以便在系統(tǒng)中各子系統(tǒng)應(yīng)用？
6. 是否具有優(yōu)於 file system 的權(quán)限控管功能，對於每一份文檔可以設(shè)置不同的讀、寫、編修權(quán)限？并分為群組及個人層級？

知識循環(huán) Knowledge Life Cycle Management

7. 除了現(xiàn)有數(shù)據(jù)的管理之外，能否保存工作中生成的知識？例如群組討論、工作管理等功能？
8. 是否提供用戶之間交互的工具？例如意見反饋、評分與建議等，增加用戶參與感？
9. 是否能由系統(tǒng)提供的機制中，清楚地得知用戶的參與及貢獻度，并能由用戶反饋、使用頻率中明確地判別知識價值？

支持多種數(shù)據(jù)來源 Multiple Data Source

10. 不同格式的數(shù)據(jù)是否都能被保存於系統(tǒng)中，創(chuàng)建一致的變址卡及關(guān)聯(lián)鏈接？
11. 系統(tǒng)是否能連接遠程數(shù)據(jù)庫，讓數(shù)據(jù)來源不限定為同一部主機的檔案系統(tǒng)？
12. 能否將相關(guān)數(shù)據(jù)集中存放，以共同的變址卡進行標(biāo)示？即使檔案的格式不一、來源不一？

信息檢索 Information Retrival

13. 能否對所有的數(shù)據(jù)進行全文檢索？包括數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)、網(wǎng)頁及各種格式的檔案？
14. 是否能設(shè)置不同的檢索量程，針對特定的功能模塊、或特定的分類目錄進行查詢？
15. 能否針對查詢結(jié)果進行更多高級查詢？例如縮小查詢量程、查找相關(guān)文檔等？

系統(tǒng)環(huán)境 Development Environment

16. 系統(tǒng)是否建構(gòu)於一個開放的系統(tǒng)平臺，不限在特定的操作平臺上才能正常運作，并且都保持極佳的效能？
17. 系統(tǒng)是否能和其它的應(yīng)用系統(tǒng)進行集成？必要時，系統(tǒng)供給商是否能提供API，以便進行各種企業(yè)應(yīng)用系統(tǒng)集成？
18. 用戶在使用系統(tǒng)時，是否可以隨時隨地存取，不限定在安裝特定程序的計算機？
19. 系統(tǒng)是否允許彌散管理，對不同的模塊分別設(shè)置一至多位管理者？

擴充能力 Scalability

20. 這個系統(tǒng)的進程能力是否足夠支持公司所有同仁上線？
21. 未來隨著公司的發(fā)展，用戶規(guī)模逐漸增加時，這個系統(tǒng)是否能很容易的擴充、增強進程能力？
22. 為了預(yù)防系統(tǒng)損毀造成的損失，這個系統(tǒng)是否能方便地備份、還原？
23. 這個系統(tǒng)是否具有 n-tier 的分布式進程體系結(jié)構(gòu)？

支持多普通話言 Universal Language Support

24. 這個系統(tǒng)是否提供兩種以上不同的常見語言操作界面？
25. 系統(tǒng)在保存不同語系的數(shù)據(jù)時，是否都可以正常運作、沒有問題？

結(jié)語

除了系統(tǒng)面、功能面的評估之外，我們在接下來幾天中將就企業(yè)需求評估重點進行深入的討論，幫助企業(yè)檢視自身對知識管理的實際需求、選購最切合需求的產(chǎn)品。