[理論] 選購(gòu)企業(yè)重慶OA系統(tǒng)的25項(xiàng)評(píng)估要點(diǎn)（夏敬華）

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夏敬華個(gè)人專欄

GartnerGroup 為知識(shí)管理做了明確的定義：「知識(shí)管理為一種通過合作及集成的方法來創(chuàng)造 ( create ) 、采擷 ( capture ) 、組織 ( organize ) 、截取 ( access )、使用(use)企業(yè)的信息資產(chǎn)，這些資產(chǎn)包括數(shù)據(jù)庫(kù)、文檔，但最重要的是內(nèi)隱的專門工藝及個(gè)別職工的經(jīng)驗(yàn)」。

『沒有最好的軟件產(chǎn)品，只有最適合企業(yè)的軟件產(chǎn)品』。您當(dāng)前可能正在計(jì)劃選購(gòu)一套知識(shí)管理系統(tǒng)，或是準(zhǔn)備開始評(píng)估企業(yè)是否應(yīng)該導(dǎo)入知識(shí)管理系統(tǒng)；無(wú)論是哪一種目的，我們都希望以下 25 則評(píng)估要點(diǎn)能幫助您正確地檢視企業(yè)的需求，選擇最適合的應(yīng)用軟件。

選購(gòu)企業(yè)知識(shí)管理系統(tǒng)的 25 項(xiàng)評(píng)估要點(diǎn)：

文檔管理 Document Management

1. 是否具有數(shù)據(jù)摘要(Metadata)，紀(jì)錄數(shù)據(jù)分類、摘要描述、紀(jì)錄來源、定義？
2. 是否具有文檔版本控制、簽出／簽入 ( checkin / checkout ) 功能？所有歷史版本及更改歷程是否都能保存在系統(tǒng)中，提供查閱？
3. 能否紀(jì)錄用戶對(duì)文檔的意見，以便進(jìn)行更改、更新？
4. 文檔生命周期的管理是否都能自動(dòng)化？由發(fā)布、審核、權(quán)限設(shè)置，一直到文檔過期檢查，能結(jié)合工作流程工具，自動(dòng)進(jìn)行？

安全及權(quán)限控管 Security

5. 系統(tǒng)是否能設(shè)置帳號(hào)及層次結(jié)構(gòu)式群組能，以便在系統(tǒng)中各子系統(tǒng)應(yīng)用？
6. 是否具有優(yōu)於 file system 的權(quán)限控管功能，對(duì)於每一份文檔可以設(shè)置不同的讀、寫、編修權(quán)限？并分為群組及個(gè)人層級(jí)？

知識(shí)循環(huán) Knowledge Life Cycle Management

7. 除了現(xiàn)有數(shù)據(jù)的管理之外，能否保存工作中生成的知識(shí)？例如群組討論、工作管理等功能？
8. 是否提供用戶之間交互的工具？例如意見反饋、評(píng)分與建議等，增加用戶參與感？
9. 是否能由系統(tǒng)提供的機(jī)制中，清楚地得知用戶的參與及貢獻(xiàn)度，并能由用戶反饋、使用頻率中明確地判別知識(shí)價(jià)值？

支持多種數(shù)據(jù)來源 Multiple Data Source

10. 不同格式的數(shù)據(jù)是否都能被保存於系統(tǒng)中，創(chuàng)建一致的變址卡及關(guān)聯(lián)鏈接？
11. 系統(tǒng)是否能連接遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)庫(kù)，讓數(shù)據(jù)來源不限定為同一部主機(jī)的檔案系統(tǒng)？
12. 能否將相關(guān)數(shù)據(jù)集中存放，以共同的變址卡進(jìn)行標(biāo)示？即使檔案的格式不一、來源不一？

信息檢索 Information Retrival

13. 能否對(duì)所有的數(shù)據(jù)進(jìn)行全文檢索？包括數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)、網(wǎng)頁(yè)及各種格式的檔案？
14. 是否能設(shè)置不同的檢索量程，針對(duì)特定的功能模塊、或特定的分類目錄進(jìn)行查詢？
15. 能否針對(duì)查詢結(jié)果進(jìn)行更多高級(jí)查詢？例如縮小查詢量程、查找相關(guān)文檔等？

系統(tǒng)環(huán)境 Development Environment

16. 系統(tǒng)是否建構(gòu)於一個(gè)開放的系統(tǒng)平臺(tái)，不限在特定的操作平臺(tái)上才能正常運(yùn)作，并且都保持極佳的效能？
17. 系統(tǒng)是否能和其它的應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行集成？必要時(shí)，系統(tǒng)供給商是否能提供API，以便進(jìn)行各種企業(yè)應(yīng)用系統(tǒng)集成？
18. 用戶在使用系統(tǒng)時(shí)，是否可以隨時(shí)隨地存取，不限定在安裝特定程序的計(jì)算機(jī)？
19. 系統(tǒng)是否允許彌散管理，對(duì)不同的模塊分別設(shè)置一至多位管理者？

擴(kuò)充能力 Scalability

20. 這個(gè)系統(tǒng)的進(jìn)程能力是否足夠支持公司所有同仁上線？
21. 未來隨著公司的發(fā)展，用戶規(guī)模逐漸增加時(shí)，這個(gè)系統(tǒng)是否能很容易的擴(kuò)充、增強(qiáng)進(jìn)程能力？
22. 為了預(yù)防系統(tǒng)損毀造成的損失，這個(gè)系統(tǒng)是否能方便地備份、還原？
23. 這個(gè)系統(tǒng)是否具有 n-tier 的分布式進(jìn)程體系結(jié)構(gòu)？

支持多普通話言 Universal Language Support

24. 這個(gè)系統(tǒng)是否提供兩種以上不同的常見語(yǔ)言操作界面？
25. 系統(tǒng)在保存不同語(yǔ)系的數(shù)據(jù)時(shí)，是否都可以正常運(yùn)作、沒有問題？

結(jié)語(yǔ)

除了系統(tǒng)面、功能面的評(píng)估之外，我們?cè)诮酉聛韼滋熘袑⒕推髽I(yè)需求評(píng)估重點(diǎn)進(jìn)行深入的討論，幫助企業(yè)檢視自身對(duì)知識(shí)管理的實(shí)際需求、選購(gòu)最切合需求的產(chǎn)品。