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 　　上世紀70年代中期，由于西方發(fā)達國家在辦公方面的業(yè)務(wù)量迅猛增加，企業(yè)的生產(chǎn)效率受到了巨大的影響，在此背景下，辦公自動化(OA)作為一個新興辦公技術(shù)漸漸的發(fā)展起來。它以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計算機以及協(xié)同工作等技術(shù)作為基礎(chǔ)和支撐，包含了多種學(xué)科門類的滲透和重疊，成為了一個完整的、系統(tǒng)的學(xué)科工程，成為信息化社會的一個重要風(fēng)向標。OA的基本任務(wù)是通過采用時下比較先進的開發(fā)技術(shù)，借助網(wǎng)絡(luò)和網(wǎng)絡(luò)節(jié)點來處理企業(yè)的辦公事務(wù)，提高企業(yè)在辦公方面的效率，為管理層和決策者提供決策參考。

　　雖然，近幾年我國的網(wǎng)絡(luò)化水平得到了長足的發(fā)展和進步，為辦公自動化系統(tǒng)的實施提供了前提條件，各企事業(yè)單位也建立和部署了一些基本能滿足日常需求的辦公自動化系統(tǒng)。但總體上來說，目前的辦公自動化系統(tǒng)的通用性比較低，沒有普遍性，即不同部門的系統(tǒng)之間在數(shù)據(jù)處理以及數(shù)據(jù)封裝等方面都采用自己獨立的方式和格式，不同的部門之間無法實現(xiàn)數(shù)據(jù)方面的通信整合，缺乏一個統(tǒng)一有效的數(shù)據(jù)流的格式。從而導(dǎo)致就算是同一個企業(yè)內(nèi)部也可能要面臨開發(fā)多種OA系統(tǒng)的局面。事實上，這些不同的系統(tǒng)也只不過僅僅是在處理數(shù)據(jù)的方式上有所不同，實際上它們完全能夠合并在一個系統(tǒng)當(dāng)中，以提高企業(yè)的工作效率，節(jié)省企業(yè)的開發(fā)成本，真正意義上實現(xiàn)企業(yè)在辦公過程中的完全自動化。

　　綜上所述，本文將工作流技術(shù)引入到辦公自動化的設(shè)計當(dāng)中，作為過程建模和管理的核心技術(shù)，結(jié)合OA系統(tǒng)的運行機制，生成符合企業(yè)需求的辦公自動化系統(tǒng)，從而從根本上提高工作效率和質(zhì)量，提高企業(yè)的信息化應(yīng)用水平。

　　1 工作流技術(shù)

　　工作流的概念來源于企業(yè)的生產(chǎn)組織和協(xié)同辦公領(lǐng)域，是針對企業(yè)在日常工作中具有固定流程的事務(wù)而給出的概念，其目的是通過把事務(wù)拆解成預(yù)先定義好的模塊和任務(wù)，然后遵循特定的過程和步驟來執(zhí)行并完成這些任務(wù)，同時對其進行實時的監(jiān)控，以實現(xiàn)提高企業(yè)的工作效率、提升對用戶的服務(wù)質(zhì)量、更加有效的對流程進行控制、更好的對業(yè)務(wù)流程進行管理。工作流從產(chǎn)生至今雖然已經(jīng)取得了長足的發(fā)展和應(yīng)用，但是，到目前為止還沒有一個統(tǒng)一的認識和明確的定義，不同的廠商和專家從不同角度有不同的認識和定義。

　　工作流在實際的實施過程中，通常需要經(jīng)歷三個步驟：首先是映射過程，然后是建模過程，最后是數(shù)據(jù)流的管理過程。映射的目的是確認企業(yè)當(dāng)前的事務(wù)流程，并把它們文檔化;建模的目的是建立模型，生成一個企業(yè)事務(wù)的流線型過程;數(shù)據(jù)流管理則是通過軟件的架構(gòu)和開發(fā)，形成一個覆蓋企業(yè)所有部門和所有業(yè)務(wù)種類的綜合系統(tǒng)。為了保證所開發(fā)的工作流模型能夠完整、無錯地覆蓋所有的部門和業(yè)務(wù)，開發(fā)的過程必須完全遵循之前確定好的、有效的工作方式，同時在所有的開發(fā)階段當(dāng)中，都能夠及時有效的對開發(fā)結(jié)果進行評估。

　　在企業(yè)實際的辦公過程中，涉及到的事務(wù)類別是非常豐富和復(fù)雜的，比如公文的發(fā)送、公文的收取、公告信息的發(fā)布、重要文件的歸檔、會議的安排以及車輛的調(diào)度等等。這些事務(wù)都有個共同的特點，那就是任意的兩個事務(wù)之間都存在著千絲萬縷的聯(lián)系和制約，這些關(guān)系就好比是文檔在系統(tǒng)中的傳遞過程。同時，對于不同的事務(wù)而言，其所應(yīng)具有的訪問權(quán)限是不同的，在系統(tǒng)中則表現(xiàn)為信息的不同狀態(tài)，比如可用還是不可用等等。

　　2 基于工作流的協(xié)同OA系統(tǒng)模型

　　2.1 系統(tǒng)框架設(shè)計

　　為了限制和規(guī)范用戶的使用，系統(tǒng)為功能模塊和數(shù)據(jù)設(shè)置了相應(yīng)的操作權(quán)限，以實現(xiàn)企業(yè)對協(xié)同工作、公文流轉(zhuǎn)以及信息共享等方面的要求。以桌面操作系統(tǒng)的方式將辦公系統(tǒng)的會議管理、公文流轉(zhuǎn)、人力資源管理等功能提供給用戶，滿足企業(yè)在辦公方面的需求和管理，使企業(yè)的辦公流程和模式更加的規(guī)范化，從而極大的提高企業(yè)的工作效率。

　　2.2 系統(tǒng)中工作流的實現(xiàn)

　　為本系統(tǒng)所設(shè)計的工作流模型中涵蓋了兩種數(shù)據(jù)：文檔屬性的數(shù)據(jù)以及控制工作流的信息數(shù)據(jù)。文檔的屬性數(shù)據(jù)由用戶來改變，而流程的控制數(shù)據(jù)則由工作流程序來控制和改變。在公文實現(xiàn)流轉(zhuǎn)的過程中，每個功能模塊首先要讀出參與了這個流轉(zhuǎn)過程的用戶數(shù)據(jù)，然后把他們簽寫閱讀和批改信息寫入數(shù)據(jù)庫中，之后在把文檔傳遞給下一個步驟中的用戶。

　　2.2.1 工作流程模板的定義

　　為了更好地控制和管理公文流轉(zhuǎn)的過程，系統(tǒng)中會定義和生成一個針對工作流程的模板庫，用來存放平時比較常用的工作流程的模式信息。當(dāng)用戶需要起草自己的一個公文的時候，必須先從已有的模板庫中選擇一個適合自己模式的公文模板，同時設(shè)定好自己的流程模板，當(dāng)公文被提交之后，OA系統(tǒng)將會自發(fā)的將用于流程控制的數(shù)據(jù)綁定到與文檔有關(guān)的數(shù)據(jù)上面。公文在審查的過程中，工作流根據(jù)之前設(shè)定的流程模型去計算目前工作流的流程步驟的數(shù)目，同時給出相應(yīng)的處理結(jié)果。

　　2.2.2 工作流程的定義

　　公文在被審核和被接收的時候，系統(tǒng)需要對其流程進行定義。對于一個大型的協(xié)同OA系統(tǒng)來說，工作在流轉(zhuǎn)的過程會涉及到很多的用戶，而不同的用戶在系統(tǒng)中的角色以及所擁有的權(quán)限是不同的，而且，就算對于同一個文檔來說，不同的業(yè)務(wù)處理請求，也要求其流程應(yīng)該有所區(qū)別。因此，考慮到各種的因素和應(yīng)用，系統(tǒng)在發(fā)起一個流程的時候，采用了兩種不同的方式：一是把一個流程預(yù)先定義好，公文按照預(yù)定的流程進行流轉(zhuǎn);另外一種方式則允許對預(yù)先定義好的流程進行調(diào)整和修改，用動態(tài)的方式定義工作流程，使得系統(tǒng)具有更大的靈活性。

　　3 結(jié)束語

　　將工作流技術(shù)引入到企業(yè)協(xié)同OA系統(tǒng)的開發(fā)和設(shè)計當(dāng)中，建立了適合企業(yè)協(xié)同辦公需求的過程模型和組織模型，并在此基礎(chǔ)上設(shè)計了一個協(xié)同OA系統(tǒng)，實現(xiàn)了公文流轉(zhuǎn)、資產(chǎn)管理等方面的功能，提升了系統(tǒng)所具有的完備性和實用性，極大的減少了企業(yè)在辦公事務(wù)處理方面的代價，提高了企業(yè)的市場競爭力和生存能力。