駁斥ERP靈活論：中小企業(yè)ERP進(jìn)入團(tuán)面時(shí)代(1)

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ERP就應(yīng)該像團(tuán)面，想把它揉成方的，它就是方的，想把它揉成圓，它就是圓的。
ERP在中小企業(yè)的實(shí)施為何屢屢受挫？經(jīng)過業(yè)界廣泛的溯根探源，百家爭鳴之后，“中小企業(yè)管理水平普遍不高，不夠規(guī)范；處于快速成長，存在復(fù)雜、多變需求，中小企業(yè)需要十分靈活的軟件產(chǎn)品”漸成主流聲音，這種論調(diào)的支持者認(rèn)為：ERP就應(yīng)該像團(tuán)面，想把它揉成方的，它就是方的，想把它揉成圓，它就是圓的。
根源
兩個(gè)案例可以佐證“ ERP靈活論”誕生根源以及其潛在的風(fēng)險(xiǎn)。
這種論點(diǎn)產(chǎn)生的焦點(diǎn)是中小企業(yè)ERP軟件不夠靈活，無法100%滿足企業(yè)的業(yè)務(wù)流程。例如，采購單是erp系統(tǒng)中設(shè)定應(yīng)收賬款的結(jié)算依據(jù)，即要求供應(yīng)商在整個(gè)采購單送貨結(jié)束后結(jié)算賬款，這也是目前企業(yè)普遍采用的實(shí)務(wù)運(yùn)作方式。但可能某些中小企業(yè)的采購人員就會(huì)指出，這樣的流程不夠靈活，能否同時(shí)考慮直接按發(fā)貨單結(jié)算。因?yàn)椋行∑髽I(yè)常常需要緊急采購，采購人員總是直接要求廠商先進(jìn)貨，而每次進(jìn)貨對(duì)于企業(yè)來說相當(dāng)于下了采購單，能否在該種情況下先按照進(jìn)貨單請(qǐng)款，然后再補(bǔ)采購單。乍聽之下，合情合理，但是按照這個(gè)邏輯來說，該企業(yè)就不再需要采購單，可以直接拿進(jìn)貨單當(dāng)采購單。這種情況下，企業(yè)的采購業(yè)務(wù)就失去了監(jiān)督機(jī)制，采購人員全權(quán)決定：企業(yè)進(jìn)什么貨？進(jìn)多少？什么時(shí)候進(jìn)？一方面，貨物入庫后，結(jié)算前是否就應(yīng)該馬上補(bǔ)開采購單讓相應(yīng)的主管確認(rèn)？否則，可能等到結(jié)算時(shí)，主管還沒有實(shí)際的需求憑證(即采購單)了解采購各項(xiàng)目的具體情況，企業(yè)由此失去了監(jiān)控機(jī)制。另一方面，即便決策者簽請(qǐng)款時(shí)，覺察什么不妥時(shí)，貨物已經(jīng)入庫，甚至使用了，已成既定事實(shí)，企業(yè)損失無可挽回了。
另外一個(gè)典型的案例，即允許負(fù)庫存。現(xiàn)在多數(shù)ERP軟件都提供了是否允許負(fù)庫存的參數(shù)選擇，但這是財(cái)務(wù)軟件需求下的產(chǎn)物，并不適應(yīng)ERP的應(yīng)用。在企業(yè)僅僅運(yùn)用財(cái)務(wù)軟件情況下，倉庫管理系統(tǒng)其實(shí)只是倉庫會(huì)計(jì)的做帳工具，并不是真正用來管理倉庫物料的進(jìn)出控制。因此，倉庫電腦帳并不能實(shí)時(shí)反映真實(shí)的庫存數(shù)量，而由于財(cái)務(wù)做帳永遠(yuǎn)無法跟上倉庫實(shí)務(wù)的進(jìn)出速度，并有可能是出庫單據(jù)疊放在入庫單據(jù)之上，財(cái)務(wù)做帳時(shí)先錄入了出庫單，而后再錄入進(jìn)貨單。如此一來，負(fù)庫存在財(cái)務(wù)帳上是比較經(jīng)常出現(xiàn)的現(xiàn)象，因此允許負(fù)庫存在財(cái)務(wù)軟件應(yīng)用下變得理所當(dāng)然。但是在企業(yè)應(yīng)用了ERP后，倉庫系統(tǒng)就應(yīng)該要由倉管人員直接控制，并要求真實(shí)準(zhǔn)確地反映庫存的實(shí)際狀況，否則，隨之的MRP運(yùn)算結(jié)果就會(huì)是垃圾。在ERP系統(tǒng)中，整個(gè)系統(tǒng)實(shí)施成功與否取決于倉庫數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。當(dāng)企業(yè)決策層在ERP參數(shù)中選擇了不允許負(fù)庫存，但部分員工卻嚷嚷說這無法實(shí)現(xiàn)時(shí)，通常情況下，只有兩種可能：一是企業(yè)對(duì)于庫存異動(dòng)單據(jù)錄入崗位沒有明確，或者相應(yīng)的規(guī)章制度沒有定義好。二是該員工的心態(tài)沒有擺正。
就今天來看，許多中小企業(yè)ERP軟件在融入先進(jìn)管理思想的前提下，提供了非常靈活的自定義流程，滿足中小企業(yè)復(fù)雜、多變的運(yùn)用流程。但在ERP的應(yīng)用中，如果某單一業(yè)務(wù)流程企業(yè)已經(jīng)選定了某個(gè)特定流程后，絕不應(yīng)該允許運(yùn)作時(shí)仍然存在多種自由的實(shí)現(xiàn)方式。這就好比是ISO，企業(yè)推行ISO的本意，是希望企業(yè)運(yùn)作依據(jù)既定的流程執(zhí)行，并將業(yè)務(wù)流程進(jìn)行詳盡的記錄，以此提高企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)的可追溯性與可改善性，ERP的出發(fā)點(diǎn)和此完全一致。因此，ERP絕不應(yīng)該是團(tuán)面，ERP應(yīng)該是個(gè)多面體，有它既定的路線和規(guī)則，在此前提下，企業(yè)選擇最近、最有效率的一條路，實(shí)現(xiàn)資源的優(yōu)化配置。
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