混凝土erp資訊網(wǎng)訊：如何規(guī)避OA辦公系統(tǒng)選用誤區(qū)

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摘要： OA的選型一定要選擇自己當前最重要的一些需求，例如日常工作流程匯報與處理等，這樣才能讓OA充分發(fā)揮優(yōu)勢，從而減少系統(tǒng)資源的浪費。

在各種企業(yè)管理軟件中，OA辦公系統(tǒng)涉及的人員崗位最廣、辦公事務最多、使用跨度最大，所以，它雖然看起來沒有那么復雜，但要想選擇并用好一款OA辦公系統(tǒng)卻也并非易事。

　　為此，筆者采訪了華天動力OA辦公系統(tǒng)的實施部經(jīng)理張步宇先生，請他介紹一下OA辦公系統(tǒng)選型和實施中需要注意的事項。近年來，華天動力OA辦公系統(tǒng)立足中端市場，以領先業(yè)界的工作流、報表和開放平臺三大技術(shù)為依托，已成為實用性、易用性和高性價比OA辦公系統(tǒng)的代表，因此相信這些建議會給CIO們提供有用的幫助。

　　1、抓住自己當前最主要的需求

　　筆者發(fā)現(xiàn)，如今很多企業(yè)的CIO們對于企業(yè)真正所需要的OA并不能深刻了解，他們不知道自己的真實需求到底是什么，從而也就不能夠很好的選擇適合自己企業(yè)的OA產(chǎn)品。

　　對于這一點，張先生認為：“在選擇OA辦公系統(tǒng)時，一定要緊緊抓住自己當前的主要需求，這個需求一定要明確，不要面面俱到，不要試圖去滿足每個部門、每個人，在此基礎上兼顧未來幾年的發(fā)展，留有拓展的空間。CIO在各部門以及主要領導進行需求調(diào)研后，千萬不要拿著一個大雜燴的需求報告去選型，而應該對這些需求進行評估、篩選、排序，確定主要問題是什么，確定這些問題是否可以通過OA來解決，最后按照一份有針對性的、可執(zhí)行的方案去選型。這就有效避免了盲目的選項，盲目的選型會讓你看著各個OA都差不多，造成被動和無所適從。”

　　顯然，OA的選型一定要選擇自己當前最重要的一些需求，例如日常工作流程匯報與處理等，這樣才能讓OA充分發(fā)揮優(yōu)勢，從而減少系統(tǒng)資源的浪費。

　　2、OA選型要輕概念，重產(chǎn)品

　　現(xiàn)在很多的OA廠商將自己的產(chǎn)品描述的天花亂墜，吸引著CIO們的眼球。張先生在此請CIO們注意：“不要被廠商各種漂亮的概念和承諾所誤導，要輕概念、重產(chǎn)品，務實、理性，尋找業(yè)內(nèi)主流的產(chǎn)品。”

　　在眾多OA產(chǎn)品中進行選型時，一定要要分別從橫向與縱向，從不同的維度分別去綜合比較各個產(chǎn)品，張先生給大家從以下幾個方面進行了舉例，從而最后選出最適合自己的產(chǎn)品：

　　·技術(shù)——包括健壯性、開放性以及穩(wěn)定性等。

　　·功能——包括適用性、易用性等。

　　·服務——包括OA使用的便利性、二次開發(fā)的方式是否合理等。

　　·價格——價格是否符合公司的長遠規(guī)劃，后期的服務價格等。

　　張先生說：“OA辦公系統(tǒng)作為一種管理軟件，所蘊含的管理理念很重要，但管理理念不能和軟件功能相脫節(jié)，這是很多客戶所忽略的，結(jié)果造成理念很完美，軟件很悲催。”

　　張先生還提出了一個很好的建議：“在選擇某個廠商的OA產(chǎn)品之前，用戶可以向廠商索取OA軟件的試用版，結(jié)合自己的實際需求模擬運行幾周，以便有個更直觀和準確的認識。華天動力OA辦公系統(tǒng)的測試版就公開在網(wǎng)站上，而且完全免費、免注冊、免認證，是完全開放的，就是希望能夠為用戶的體驗提供最大的便利。”

　　3、制定規(guī)范促進OA落實與實施

　　當一個企業(yè)成功的為自己進行了OA選型之后，如何才能夠讓OA的實施與落實更快與更好呢？張先生認為：“OA辦公系統(tǒng)的成功落地首先需要制度上的保障，重點在于培養(yǎng)全員的使用習慣，待使用形成習慣以后，OA辦公系統(tǒng)就會順暢的運行。”

　　張先生認為，企業(yè)應該制定正確使用OA辦公系統(tǒng)的相關(guān)規(guī)范，包括明確而具體的相關(guān)規(guī)則和方法等，如賬號密碼規(guī)范、文件命名規(guī)范、信息發(fā)布規(guī)范、流程審批規(guī)范、各功能的管理員劃分等等，這些規(guī)范必須要同時兼顧執(zhí)行的便利性和持續(xù)性，通過規(guī)范將企業(yè)的辦公重心由線下轉(zhuǎn)移到線上。

　　成功的企業(yè)都采用了一系列舉措來保證OA辦公系統(tǒng)應用的落實，比如要求所有的通知、公告必須通過OA辦公系統(tǒng)發(fā)布，所有的文檔都在OA辦公系統(tǒng)上保存和共享，所有的申請都必須在OA辦公系統(tǒng)上進行審批，并對審批時限進行設置和提醒，甚至加入考核等。

　　4、避免走進系統(tǒng)維護誤區(qū)

　　在系統(tǒng)維護上，很多企業(yè)存在一個誤區(qū)，覺得當?shù)匾欢ㄒ蟹諜C構(gòu)，有問題了能夠有人隨時上門服務。張先生講到，其實OA辦公系統(tǒng)是可以遠程維護的，而且比上門服務更靈活、更及時、成本更低。另外服務機構(gòu)要么是辦事處要么是代理商，他們對產(chǎn)品的熟悉程度以及修改權(quán)限都遠不如廠家的專業(yè)技術(shù)人員。

　　需要注意的是，基于Lotus平臺開發(fā)的OA辦公系統(tǒng)維護極為復雜，成本極高，無法遠程維護，需要慎重考慮。

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