OA與erp系統(tǒng)集成可行？

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近些年來(lái)，當(dāng)談?wù)摰狡髽I(yè)信息化的時(shí)候，erp系統(tǒng)都成為一個(gè)熱門話題，erp系統(tǒng)的出現(xiàn)似乎給企業(yè)帶來(lái)了一個(gè)翻天覆地的變化，而且也成為企業(yè)實(shí)現(xiàn)信息化的“新寵兒”。然而OA也曾經(jīng)是企業(yè)信息化建設(shè)中一個(gè)時(shí)代性的標(biāo)志，與erp系統(tǒng)相比，其起源于“無(wú)紙化”辦公的概念，并以工作流為核心實(shí)現(xiàn)辦公的自動(dòng)化?？上攵?，OA與erp系統(tǒng)是不同時(shí)代下企業(yè)信息化的不同代表之一，其內(nèi)核是完全不一致的，一個(gè)側(cè)重于審批工作流的實(shí)現(xiàn)，一個(gè)側(cè)重于企業(yè)內(nèi)部資源之間數(shù)據(jù)流關(guān)系。

　　伴隨著信息化的建設(shè)，各種功能各異、側(cè)重點(diǎn)不同的業(yè)務(wù)系統(tǒng)紛紛在企業(yè)內(nèi)部建立起各自的“地位”，而業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的整合和集成問(wèn)題，也成為眾多熱門話題之中一個(gè)較高層次的討論。那么對(duì)于OA系統(tǒng)這樣一種基礎(chǔ)性很強(qiáng)的系統(tǒng)來(lái)說(shuō)，與erp系統(tǒng)這種實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部?jī)r(jià)值鏈的系統(tǒng)相比，在企業(yè)信息化中應(yīng)該占有什么樣的角色，才能與erp系統(tǒng)相互整合，從而充分發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)實(shí)現(xiàn)企業(yè)最佳整體效益呢？

　　1．企業(yè)OA系統(tǒng)與erp系統(tǒng)關(guān)系分析：

　　我們用這樣一個(gè)框圖示意出企業(yè)OA系統(tǒng)與erp系統(tǒng)之間的關(guān)系：

　　從上圖中看到，OA系統(tǒng)在企業(yè)信息系統(tǒng)中一般起著一個(gè)“地基”的作用，實(shí)現(xiàn)的是企業(yè)最基本的辦公功能，如工作流審批、日常辦公管理等，它通常被定位為企業(yè)信息化建設(shè)中的基礎(chǔ)工程。erp系統(tǒng)各模塊，在企業(yè)內(nèi)部不同的業(yè)務(wù)領(lǐng)域中占領(lǐng)著自己的一席之地，它著重于企業(yè)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的處理、分析和挖掘。

　　既然OA系統(tǒng)和erp系統(tǒng)之間彼此側(cè)重點(diǎn)不一樣，那么是否就意味著兩者之間可以完全隔離呢，在很多的企業(yè)實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)，OA與erp系統(tǒng)之間各自有著不同的優(yōu)勢(shì)，如果兩者可以融合在一起，實(shí)現(xiàn)恰當(dāng)整合，就可以互相彌補(bǔ)，實(shí)現(xiàn)整體效益的最佳。

　　因此OA與erp系統(tǒng)之間，是可以搭建出一條橋梁來(lái)實(shí)現(xiàn)雙向的溝通和會(huì)話，讓企業(yè)內(nèi)部的數(shù)據(jù)“暢通無(wú)阻”。
　　
　　2．OA系統(tǒng)與erp系統(tǒng)各自優(yōu)勢(shì)分析：

　　2.1 OA系統(tǒng)是工作流定制的強(qiáng)手。

　　從OA系統(tǒng)的主要特性來(lái)說(shuō)，其中一個(gè)重要的特點(diǎn)之一就是強(qiáng)大的工作流定制功能，并且能提供一個(gè)較靈活的圖形化定制工具，可以適應(yīng)于企業(yè)各種形式的審批表單、流程的需求。

　　erp系統(tǒng)產(chǎn)品的工作流更多實(shí)現(xiàn)的是業(yè)務(wù)上的邏輯數(shù)據(jù)流，它并不著重于行政結(jié)構(gòu)上的審批，因此對(duì)于國(guó)內(nèi)很多無(wú)法擺脫行政審批結(jié)構(gòu)的企業(yè)來(lái)說(shuō)，erp系統(tǒng)軟件在這一方面就顯得遜色。我們用下表來(lái)概括在工作流定制方面OA軟件和erp系統(tǒng)軟件之間的差異：


　　2.2 erp系統(tǒng)是挖掘企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的高手。

　　erp系統(tǒng)是企業(yè)資源計(jì)劃的英文縮寫，其內(nèi)核是解決企業(yè)內(nèi)部龐大的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)邏輯關(guān)系的系統(tǒng)，它貫穿著企業(yè)全生命周期過(guò)程，自始至終形成一個(gè)完整的業(yè)務(wù)關(guān)系數(shù)據(jù)鏈。因此，它的強(qiáng)大在于系統(tǒng)自身復(fù)雜的邏輯數(shù)據(jù)關(guān)系，能夠真正為企業(yè)提供打開(kāi)“數(shù)據(jù)寶藏”的解決方案。

　　3．OA系統(tǒng)與erp系統(tǒng)集成案例分享：

　　在這里，舉一個(gè)OA系統(tǒng)與erp系統(tǒng)集成的成功案例與大家分享：

　　廣州地鐵是廣州市地鐵建設(shè)的總建設(shè)單位，其肩負(fù)著龐大的建設(shè)任務(wù)，地鐵公司與眾多的承包單位之間存在著很大量的承包建設(shè)支付業(yè)務(wù)關(guān)系，在地鐵公司內(nèi)部稱之為“計(jì)量支付”，也就是說(shuō)地鐵建設(shè)承包商按月將各自的工程量上報(bào)地鐵公司，由地鐵公司建設(shè)部門進(jìn)行“工程量”的計(jì)算和審核后，按照合同的規(guī)定，由財(cái)務(wù)部門對(duì)承包商按月、按季進(jìn)行支付的業(yè)務(wù)行為。

　　在這個(gè)業(yè)務(wù)過(guò)程中，廣州地鐵利用OA系統(tǒng)強(qiáng)大的工作流審批優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)從承包商申請(qǐng)支付開(kāi)始，到公司內(nèi)部各層人員進(jìn)行“量”的審核的過(guò)程。期間，OA系統(tǒng)與erp系統(tǒng)的兩個(gè)主要模塊進(jìn)行了整合和集成。首先，從承包商申請(qǐng)支付開(kāi)始，OA系統(tǒng)通過(guò)承包商的編號(hào)從erp系統(tǒng)的合同模塊中讀取相關(guān)的承包商信息和關(guān)鍵合同信息，如承包商名稱、合同名稱、合同行、合同價(jià)格、開(kāi)支類型、任務(wù)號(hào)等等，同時(shí)OA系統(tǒng)會(huì)進(jìn)行數(shù)據(jù)的校驗(yàn)；其次，在內(nèi)部人員審批的過(guò)程中，OA系統(tǒng)實(shí)時(shí)從erp系統(tǒng)合同模塊中讀取相關(guān)合同累計(jì)支付的數(shù)據(jù)形成支付匯總信息，為支付審批提供依據(jù)；再次，審批完成后，會(huì)由OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)把審批后的合同行的量以及支付的相關(guān)金額數(shù)據(jù)寫入erp系統(tǒng)合同模塊的已支付數(shù)和AP模塊形成發(fā)票，實(shí)現(xiàn)驗(yàn)工計(jì)價(jià)的全過(guò)程。

　　4．OA系統(tǒng)與erp系統(tǒng)幾個(gè)集成點(diǎn)的討論：

　　廣州地鐵這一OA與erp系統(tǒng)集成案例，為我們敞開(kāi)了一個(gè)OA與erp系統(tǒng)集成的思路：企業(yè)利用OA系統(tǒng)進(jìn)行工作流的審批后，產(chǎn)生了很多企業(yè)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)同時(shí)可能是erp系統(tǒng)的數(shù)據(jù)源，為了避免數(shù)據(jù)的重復(fù)以及保證數(shù)據(jù)源的唯一性，就產(chǎn)生了OA系統(tǒng)與erp系統(tǒng)集成的問(wèn)題。但是，這也并不能說(shuō)所有的OA系統(tǒng)的數(shù)據(jù)都必須全部進(jìn)入erp系統(tǒng)，而要根據(jù)企業(yè)情況取舍有道。就如上述案例所示，大量的計(jì)量支付業(yè)務(wù)成為廣州地鐵繁重核算業(yè)務(wù)的一部分，通過(guò)這種有分寸的集成，可以極大緩解廣州地鐵建設(shè)支付的業(yè)務(wù)量，為企業(yè)內(nèi)部作出了較大的貢獻(xiàn)。

　　以下提出幾個(gè)供參考的集成要點(diǎn)，與大家討論：

　　4.1與財(cái)務(wù)模塊的集成

　　4.1.1與AP集成

　　通過(guò)OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)有關(guān)支付流程的審批后，把審批的金額寫入erp系統(tǒng)的AP模塊，形成相關(guān)發(fā)票數(shù)據(jù)進(jìn)行支付操作。

　　4.1.2借款報(bào)銷的集成

　　通過(guò)OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)借款和報(bào)銷的審批流程，審批完成后把借款和報(bào)銷的費(fèi)用項(xiàng)信息以及總金額寫入IExpense中，財(cái)務(wù)部門進(jìn)行預(yù)付款處理。

　　4.2與人力資源模塊集成

　　4.2.1考勤信息集成

　　通過(guò)OA實(shí)現(xiàn)員工請(qǐng)假申請(qǐng)審批流程，審批通過(guò)后直接把考勤信息寫入HR中進(jìn)行考勤統(tǒng)計(jì)、薪酬計(jì)算。

　　4.2.2員工績(jī)效考核集成

　　通過(guò)OA系統(tǒng)進(jìn)行員工考評(píng)文件的審批，審批后把結(jié)果寫入人力資源績(jī)效考核模塊個(gè)人信息中。

　　總結(jié)如下：

OA與erp系統(tǒng)幾個(gè)集成點(diǎn)

　　5．值得提醒注意的地方：

　　以上提出的幾個(gè)集成點(diǎn)只是一個(gè)供大家在實(shí)施過(guò)程中探討的要點(diǎn)，當(dāng)然在不同的實(shí)施中會(huì)遇上新的問(wèn)題，而且不同的企業(yè)有不同的實(shí)際業(yè)務(wù)需求，這樣就需要在具體的實(shí)施中斟酌不同的情況而作出謹(jǐn)慎的處理，畢竟實(shí)現(xiàn)不同系統(tǒng)之間的集成是有風(fēng)險(xiǎn)的，要經(jīng)過(guò)仔細(xì)的考量，無(wú)論是在技術(shù)上還是在實(shí)際業(yè)務(wù)需求上，都得取得一個(gè)良好的投資效益分析才能進(jìn)行，這樣才能有效發(fā)揮整體的效益，體現(xiàn)整合和集成的意義。