模具erp電腦稽核系統(tǒng)-總帳稽核情境與操作范例說明

本部份主要探討查核程式是如何在模具erp中進(jìn)行分析與設(shè)計(jì)。由于大型模具erp的設(shè)計(jì)，模組與模組之間的資料會(huì)采用拋轉(zhuǎn)的方式來進(jìn)行傳遞，透過介面表格與標(biāo)準(zhǔn)匯入程式，可將上游模組資料轉(zhuǎn)入。在交易分錄的產(chǎn)生設(shè)計(jì)上也是如此，模組在交易資料被建立后，由系統(tǒng)自動(dòng)或使用者自行轉(zhuǎn)換產(chǎn)生分錄，并先被置放于自己模組下的表格資料(Table)存放，最后再由使用者設(shè)排程時(shí)間將模組下的分錄資料拋轉(zhuǎn)到總帳模組(如下圖3) 。所以，對(duì)會(huì)計(jì)結(jié)帳人員或稽核人員最關(guān)心的就是前端(模組)明細(xì)資料是否正常的全數(shù)轉(zhuǎn)入總帳模組，所以大部分稽核人員對(duì)于總帳模組也都會(huì)稽查前端(模組)明細(xì)資料與總帳分錄資料是否相符正確。
模具erp說明

在上圖3的采購(gòu)及付款循環(huán)中，本個(gè)案僅列出及解說必要的流程與操作步驟，且沒有其它的特殊狀況(如退貨、折讓、PPV、IPV、進(jìn)項(xiàng)稅捐…等) 。此圖3對(duì)于資訊或會(huì)計(jì)人員相當(dāng)?shù)闹匾?，若資訊或會(huì)計(jì)人員不了解系統(tǒng)裡分錄如何產(chǎn)生、什么時(shí)候會(huì)被產(chǎn)生、什么時(shí)候會(huì)拋轉(zhuǎn)到總帳、分錄又是產(chǎn)生在那…等，在結(jié)帳的時(shí)候帳不平就很難下手去排除異常狀況。本個(gè)案針對(duì)系統(tǒng)操作流程做以下說明：

在一般上市柜公司采購(gòu)收貨會(huì)分為二個(gè)階段，第一段是供應(yīng)商送貨到廠內(nèi)先做接收，由于接收后貨品仍尚待檢驗(yàn)才能入到倉(cāng)庫(kù)，所以第一階段的收料交易發(fā)生后，由系統(tǒng)自行產(chǎn)生分錄(借暫存貨，貸暫估應(yīng)付帳款)，存放在采購(gòu)模組的分錄資料表內(nèi)，并立即自動(dòng)將分錄拋轉(zhuǎn)到總帳的介面表格(GL_Interface)。

第二階段的收料系指品管做過進(jìn)料檢驗(yàn)后入庫(kù)到倉(cāng)庫(kù)裡，所以在第二階段的收料交易發(fā)生后，系統(tǒng)會(huì)依靠一支成本管理程式定時(shí)的來產(chǎn)生分錄(借存貨，貸暫存貨)存放在庫(kù)存模組的分錄資料表內(nèi)，待使用者執(zhí)行總帳拋轉(zhuǎn)程式后，會(huì)將此分錄拋轉(zhuǎn)到總帳的介面表格(GL_Interface)。

接著采購(gòu)人員或會(huì)計(jì)人員憑借供應(yīng)商開立的發(fā)票來應(yīng)付帳款模組立應(yīng)付帳款，此應(yīng)付帳款交易資料被建立后，使用者利用建立分錄的功能來產(chǎn)生此交易資料的分錄，并儲(chǔ)存于應(yīng)付帳款模組的分錄資料表中，待使用者執(zhí)行總帳拋轉(zhuǎn)程式后，會(huì)將此分錄拋轉(zhuǎn)到總帳的介面表格(GL_Interface)。最后由使用者設(shè)定排程程式或手動(dòng)執(zhí)行分錄匯入程式
(Journal Import)，將總帳介面表格內(nèi)的資料拋轉(zhuǎn)匯入總帳模組的實(shí)際資料表格內(nèi)，再進(jìn)行過帳的程序。所以在上圖的流程中，“理論”上暫存科目的余額應(yīng)要為零才對(duì)。

但本個(gè)案認(rèn)為實(shí)際狀況并非“理論”能完全涵蓋，會(huì)因?yàn)閷?shí)際商業(yè)流程行為、操作者的錯(cuò)誤或是分段操作的日期并非在同一會(huì)計(jì)期間之內(nèi)，就會(huì)造成很多余額不會(huì)為零的狀況。所以本個(gè)案此次的演練著重在總帳資料與前端模組資料是否相符。

另外在系統(tǒng)演練之前，本個(gè)案先做了幾個(gè)假設(shè)：
假設(shè)一：使用者應(yīng)做完該做的工作，如分錄產(chǎn)生、分錄拋轉(zhuǎn)和匯入工作。
假設(shè)二：分錄匯入程式(Journal Import)采用的是明細(xì)匯入，而不是將前端同一科目匯總后再匯入，此為確保能將總帳與前端做一對(duì)一的比較。

發(fā)布：2007-03-23 14:12 編輯：泛普軟件 · xiaona [打印此頁(yè)] [關(guān)閉]

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