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OA項目面臨哪些挑戰(zhàn)?
研究OA的挑戰(zhàn)一定要建立在對OA的本質(zhì)的認(rèn)知基礎(chǔ)上,我們常見的現(xiàn)象是,CIO在立項中把對需求的滿足度作為最高權(quán)重指標(biāo),另外關(guān)注的是技術(shù)的先進(jìn)性和安全性等等,這些都過于偏重技術(shù)了。
他們到底忽略了什么?筆者看過一份IDC專門的調(diào)查研究報告,與筆者實踐中求證的答案一樣,那個答案卻是CIO背景的人最容易忽視的。
1.易用性
在OA的本質(zhì)探討中,我們已經(jīng)明確了,OA其實是一次組織行為變革的代號,其形式是軟件部署和使用,實質(zhì)是組織行為模式的變革,特別是協(xié)同模式的變革。
過去曾有無數(shù)的OA,在立項階段CIO和辦公室主任殫精竭慮地整理完整的需求,在支付了大量的金錢和時間之后,通過項目化開發(fā)得到了滿足,但實際情況是根本沒有人愿意用,是什么導(dǎo)致了這些需求的提供者拒絕使用系統(tǒng)?
這樣的變革需要兩種力量的參與,一是領(lǐng)導(dǎo)真正的重視,而不僅僅停留在口號或者愿望上,需要身體力行,在那些成功的OA案例中,位高權(quán)重的領(lǐng)導(dǎo)者常常是最早上線、最晚下線的人群之一。另外就是群眾的高度參與,在評估成功的關(guān)鍵閥值中我們提到應(yīng)用范圍值就是這個特性的量化。
領(lǐng)導(dǎo)和普通群眾的最大的共性是電腦應(yīng)用水平不高。事實上,一個在運作中的組織是難以從業(yè)務(wù)慣性中擺脫出來專門去從事學(xué)習(xí)的,我們可以把財務(wù)部幾十個人停下來專門學(xué)習(xí)財務(wù)軟件,加班加點在電腦上重新輸入憑證、記賬,但我們無法讓整個組織停下來3個工作日,專門學(xué)習(xí)OA軟件,最多是輪流培訓(xùn)2天,絕大多數(shù)是一天甚至半天。
因此有個規(guī)律:應(yīng)用范圍越大的系統(tǒng),其學(xué)習(xí)成本要求就應(yīng)該越低,這里易用性是最大的挑戰(zhàn)之一。
CIO相對組織中其他人員來說,他太了解電腦了,這也是被挑選出來承擔(dān)OA選型責(zé)任的原因,但他又不了解組織行為學(xué),如果再不具備對OA的哲學(xué)認(rèn)知,會在相當(dāng)程度上忽略易用性。以前的OA失敗,至少有50%可以歸罪為易用性問題。
2.OA的粘著度
另一項挑戰(zhàn)是OA的粘著度,即用戶對系統(tǒng)的依賴程度。大部分OA系統(tǒng)都不具備粘著度,要知道無論需求有多周全,都是窮舉模式的,而組織行為是無法窮舉的,即使一一滿足那些窮舉的需求,你可能發(fā)現(xiàn)仍然有80%的事情無法在OA上處理。過去OA失敗的原因就是只做關(guān)鍵性應(yīng)用,如我們熟知的公文、文檔管理、辦公室常用的功能等,就算有流程化審批,也只能窮舉部分組織級審批,到部門級就太多了,干脆就不做了。他們草率地把80%的無法窮舉的應(yīng)用需求的責(zé)任推給了郵件!套用那句“名言”的語法:“如果道歉有用,還需要警察做什么?”如果郵件能解決還要OA干什么?”
OA還有很多挑戰(zhàn),諸如實施風(fēng)險之類,但最大的挑戰(zhàn)還是在產(chǎn)品本身,即易用性和實用性,而大部分人可能對易用性容易理解,但對實用性卻沒有深入認(rèn)識,我們通過大量調(diào)研,才認(rèn)識到第二個問題,那是傳統(tǒng)OA失敗的根本原因之一。
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