自動(dòng)化提高項(xiàng)目管理效率

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 　　從人肉到系統(tǒng)，從系統(tǒng)到AI，人類一直在自動(dòng)化的道路上不斷精進(jìn)著。各個(gè)領(lǐng)域都需要自動(dòng)化，不僅是提升個(gè)人的人效，也是提升了組織的效能。

　　一、自動(dòng)化應(yīng)該如何實(shí)踐?

　　做自動(dòng)化不是簡(jiǎn)單的造一個(gè)系統(tǒng)，找個(gè)工具錄入點(diǎn)數(shù)據(jù)就完結(jié)的。它是一個(gè)長(zhǎng)期運(yùn)營(yíng)的過(guò)程。我們將自動(dòng)化作為一個(gè)大任務(wù)進(jìn)行拆解，一共要做幾件事：線下流程全部跑順——>系統(tǒng)工具上線——>將線下過(guò)程搬到線上——>輸出數(shù)據(jù)報(bào)表

　　自動(dòng)化的前提是你的線下項(xiàng)目管理動(dòng)作已經(jīng)落實(shí)了。比方說(shuō)，你剛進(jìn)入一個(gè)沒(méi)有項(xiàng)目管理的團(tuán)隊(duì)，直接就要求大家把任務(wù)拆到j(luò)ira上，你覺(jué)得大家理你的可能性有多大?但如果你一開(kāi)始用excel或者白板養(yǎng)成了大家拆任務(wù)的習(xí)慣，你再以幫助大家提效為目的，把excel/白板變成系統(tǒng)工具，就會(huì)簡(jiǎn)單很多。落實(shí)完線下動(dòng)作后，你的系統(tǒng)工具一定是依據(jù)線下流程來(lái)設(shè)計(jì)的，當(dāng)然，你可以使用通用的工具，但通用的工具對(duì)于定制化需求的支持度低了一點(diǎn)，可能還需要二次開(kāi)發(fā)。對(duì)于系統(tǒng)工具的選用，都建議要貼合實(shí)際的項(xiàng)目管理流程，同時(shí)也要接受，工具只是優(yōu)化，并不是完美。有了可用的工具，就可以實(shí)施線上化啦。搬的過(guò)程不建議一股腦，問(wèn)題還是會(huì)不斷出現(xiàn)的，如果直接要求全部搬，可能會(huì)讓所有PM花大量精力在找“bug”上，反而加重了工作量。建議先挑幾個(gè)小項(xiàng)目試水，跑通線上流程，順便看看有沒(méi)有可以優(yōu)化的點(diǎn)，試水項(xiàng)目后，將系統(tǒng)工具的使用文檔整理出來(lái)，再將其余項(xiàng)目按操作手冊(cè)搬上線，可以節(jié)省很多不必要的工作量。

　　做自動(dòng)化的目的不僅僅是方便PM，更多的是透明整個(gè)項(xiàng)目組，而體現(xiàn)項(xiàng)目組價(jià)值的自動(dòng)化產(chǎn)物就是各類的數(shù)據(jù)報(bào)表。比方說(shuō)資源利用率、需求吞吐率、各類業(yè)務(wù)投入占比、項(xiàng)目交付率、延期率、bug率、風(fēng)險(xiǎn)數(shù)量、問(wèn)題解決率、變更數(shù)，還有各個(gè)依賴方的數(shù)據(jù)，比如依賴部門(mén)、依賴任務(wù)數(shù)量、依賴方的平均交付周期等等，這些報(bào)表直觀地體現(xiàn)了項(xiàng)目的真實(shí)狀態(tài)。

　　二、自動(dòng)化如何提高項(xiàng)目管理效率?

　　1.擴(kuò)大工作量

　　聰明的項(xiàng)目經(jīng)理利用泛普項(xiàng)目管理軟件的自動(dòng)化的功能來(lái)發(fā)展他們的團(tuán)隊(duì)、他們的項(xiàng)目和他們的產(chǎn)出——而無(wú)需將他們的員工人數(shù)增加一倍。

　　2.分配任務(wù)管理

　　泛普項(xiàng)目管理軟件提供的自動(dòng)化工具完成分配工作單或發(fā)送狀態(tài)更新的瑣碎工作，這樣他們就可以專注于更有價(jià)值的任務(wù)。

　　3.軟件集成

　　現(xiàn)在普通企業(yè)使用900多個(gè)云應(yīng)用程序來(lái)管理其流程，59%的員工表示他們用于工作的工具數(shù)量在過(guò)去一年中有所增加。雖然與十年前相比，軟件即服務(wù)(SaaS)工具的爆炸式增長(zhǎng)使組織的效率更高，但現(xiàn)在選擇的數(shù)量之多可能導(dǎo)致生產(chǎn)力下降。使用泛普項(xiàng)目管理軟件可以把多款軟件集中起來(lái)。

　　4.項(xiàng)目反饋

　　項(xiàng)目管理通常遇到瓶頸和延誤的一個(gè)領(lǐng)域是審查過(guò)程。溝通錯(cuò)位，利益相關(guān)者沒(méi)有意識(shí)到項(xiàng)目正在等待他們的批準(zhǔn)，并且各種版本的可交付成果附加到多個(gè)電子郵件線程。使用泛普項(xiàng)目管理軟件的自動(dòng)化來(lái)優(yōu)化這個(gè)過(guò)程，以便通知所有批準(zhǔn)者他們需要審查某些內(nèi)容。當(dāng)給出反饋時(shí)，最初的受讓人在一個(gè)地方收到所有反饋，按時(shí)間順序排列。

　　使用泛普項(xiàng)目管理軟件自動(dòng)化管理幫助保持工作的一致性并最大程度地減少錯(cuò)誤，將您最喜愛(ài)的工具無(wú)縫連接在一起，以最大程度地減少停停停走的生產(chǎn)力幫助項(xiàng)目始終向前推進(jìn)。