展望2014應對中小建筑企業(yè)合同管理

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隨著我國加入 WTO，我國建筑市場的競爭也日趨激烈，對于建筑企業(yè)既是一次嚴峻的生存挑戰(zhàn)，也是一個難得的發(fā)展機遇。目前我國的中小型建筑企業(yè)綜合競爭實力和管理水平，尤其是建設工程合同管理水平，與國內(nèi)先進企業(yè)相比差距較大，與國外建筑企業(yè)比較更是不可同日而語。 主要表現(xiàn)在合同體系不健全、合同管理水平低、人員素質(zhì)較低。在建筑市場上，不慎簽訂一個的合同就有可能導致企業(yè)面臨破產(chǎn)的窘境，合同管理對建筑施工單位的重要性不能否定，但是現(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)濟往來，主要通過合同形式進行，隨著經(jīng)濟的發(fā)展，企業(yè)正向著大型化、規(guī)?；l(fā)展，而對負責建筑施工的企業(yè)而言，隨著規(guī)模的擴大，所簽定的合同數(shù)量也急劇增加，這勢必就增加了企業(yè)的管理難度。因此，中小型建筑企業(yè)必須加強對合同管理的研究、加強對控制合同風險對策的研究，以提高企業(yè)的抗風險能力，確保在日益競爭的建筑市場上求生存、謀發(fā)展。

1、中小型建筑企業(yè)合同管理的現(xiàn)狀

1.1 合同法律意識淡薄

分析過去中小型建筑施工企業(yè)經(jīng)營中出現(xiàn)的問題，我們不難發(fā)現(xiàn)：施工企業(yè)的經(jīng)營運作還不規(guī)范，企業(yè)法律意識不強，尤其是缺乏強烈、敏銳的合同法律意識。建筑企業(yè)往往不通過嚴格的招投標程序，就簽署巨額的工程項目合同，在簽署合同時，合同雙方既不按照建設部和國家工商局制定的 GF-1999-0201《建設工程施工合同示范文本》規(guī)范，也不根據(jù)工程項目和企業(yè)自身的具體情況來訂立相應的合同條款，往往將訂立合同流于形式，對合同條款不作仔細推敲，對違約責任、違約條件等不作具體明確的約定，訂立的合同非常簡單，內(nèi)容缺乏、條款不全、責、權和利不明，為工程合同糾紛、合同損失和經(jīng)濟風險留下了隱患。訂立合同形同虛設，合同風險不言自明。在合同履行期間，合同管理工作更不規(guī)范，往來函件、工程簽證缺乏必要的記錄和保管，發(fā)生問題后扯皮不斷，相互推委。更有甚者，有些建筑施工企業(yè)不采取投標方式，而是采取行賄方式獲得承包合同或是在投標報價過程中相互串通，有意哄抬承包價格。在獲得承包合同后，有些承包商隨意肢解工程，擅自分包工程或假借分包的名義倒手轉包工程，從中牟利。

1.2 合同管理職能工作缺乏足夠的重視

很多建筑企業(yè)的管理層，不能從戰(zhàn)略高度分析和認識合同管理對企業(yè)生存和發(fā)展的重要意義，缺乏對合同管理職能的重視。大多數(shù)中小型建筑企業(yè)沒有設立專職的合同管理部門和人員，沒有建立嚴格的合同管理制度和規(guī)范的工作程序，僅僅將合同管理職能分解為技術、經(jīng)營、質(zhì)檢等幾大部門分別進行管理，無法從整體上分析和把握合同的確切狀態(tài)及應采取的合同措施，合同管理漏洞百出。對多年來積累的有關合同管理的經(jīng)驗教訓，缺乏系統(tǒng)的搜集、整理和分析，已有的經(jīng)驗教訓不能指導今后的合同管理工作，常常為同樣失誤重復地交“學費”。這類企業(yè)合同管理工作執(zhí)行的深度和質(zhì)量往往依賴于具體合同管理人員的素質(zhì)水平和本身所具有的經(jīng)驗，項目現(xiàn)場合同文件管理混亂，大量無效、錯雜的合同文件既干擾了合同管理人員的分析和判斷，又不能為合同管理提供有力的合同依據(jù)，特別是由于難以保證合同管理中關鍵性環(huán)節(jié)的全面實行，發(fā)生遺漏或工作失誤則會導致重大合同失誤，形成合同風險。同時，項目合同管理人員缺乏有效的監(jiān)控措施和控制風險的對策，也容易滋生各種腐敗。

1.3 合同文本存在眾多缺陷

從目前實施的建設工程施工合同文本來看,中小型建筑企業(yè)簽署的合同文本，大多合同責任劃分不清，缺乏對合同事件各參與方相應權責、違約的具體后果及處理方式方法的全面定義和具體明確的描述。部分施工合同文件對履約雙方約定的權利、義務顯失公平，如過多地強調(diào)了承包方的權利義務，對業(yè)主的制約條款相對較少，特別是對業(yè)主違約、賠償?shù)确矫娴募s定不具體、不明確，也缺少行之有效的處罰辦法。凡此種種，施工合同的有失公平和公正，履約雙方的責權嚴重不對稱，是當前工程款屢屢拖欠的主要原因。另外大多施工合同文本中，缺少對工程保險責任、索賠計算原則的具體約定。工程擔保和保險制度是保證施工合同履行的有力手段，施工企業(yè)對這一點卻往往認識不足。在競爭激烈的建筑市場上，工程的發(fā)包和承包是一項充滿風險的事業(yè)，建筑施工企業(yè)應如何有效的控制與規(guī)避風險，這是企業(yè)必須面對的首要問題，首先要簽訂完善的施工合同，在合同中引入工程擔保和保險制度，盡量使風險發(fā)生的概率和損失降到最低程度。由于我國長期受計劃經(jīng)濟的影響，索賠工作沒有得到應有的重視，不會索賠，不敢索賠是中小型施工企業(yè)的通病，企業(yè)應提高索賠意識，在簽訂合同時要增加索賠條款的內(nèi)容，詳細具體地約定索賠的計算原則，為后續(xù)的索賠管理提供有力的依據(jù)。

1.4 合同管理人員的整體綜合素質(zhì)偏低

目前中小型建筑企業(yè)從事建設工程項目合同管理的人員，大多數(shù)是非專業(yè)出身，有的是工程施工、工程管理部門的工程技術人員和管理人員，也有的是剛走出校門的大學生，甚至高中生，人員的思想素質(zhì)，業(yè)務能力參差不齊。有的雖具備一定的專業(yè)知識，但缺少經(jīng)濟管理和法律方面的知識和經(jīng)驗。有的具備經(jīng)濟管理和法律方面的知識，卻又不懂工程技術。更有甚者，既沒有專業(yè)知識，又沒有工程實踐經(jīng)驗，更談不上具備經(jīng)濟管理和法律方面的知識了。合同管理是一項專業(yè)性強、知識面寬、法律法規(guī)意識要求高、需要豐富實踐經(jīng)驗的管理工作，合同管理人員必須具備多方面的知識和能力。目前缺乏合同管理專業(yè)人才，已成為影響中小型施工企業(yè)管理和發(fā)展的主要瓶頸之一。2、提高中小型建筑企業(yè)合同管理水平的途徑。 在這種情況下單靠人工來處理、計算這些合同不但顯得力不從心，而且極容易出錯。當工作涉及眾多合同，應當使用合同管理軟件。合同管理作為現(xiàn)代企業(yè)法律顧問制度的重要內(nèi)容之一，能否實施有效管理把好合同關，是現(xiàn)代建筑企業(yè)經(jīng)營管理成敗的一個重要因素。 使用免費版管理系統(tǒng)則能更好地幫助建筑施工企業(yè)對合同進行管理。

2.1 加強合同教育，重視合同管理人才的培養(yǎng)和引入

建筑企業(yè)內(nèi)部應該加強合同意識，強化法制觀念，加強對《合同法》、《建筑法》、《招標投標法》等一系列法律、法規(guī)的學習，使全體員工能夠熟悉和使用這些法律、法規(guī)。只有依照法律、法規(guī)從事經(jīng)營活動，才能受到國家法律的保護，才能真正地維護自身的合法權益。在企業(yè)中人才是最寶貴的財富，是企業(yè)管理工作的基礎。實施企業(yè)人力資源戰(zhàn)略計劃，是提高企業(yè)合同管理水平的根本途徑。提高和改善企業(yè)的合同管理人才素質(zhì)結構，可采用自己培養(yǎng)、外部聘用或與專業(yè)合同管理和研究機構建立長期合作關系等方式，如組織企業(yè)中高層領導人員和有關職能人員進行合同管理輪訓、定期組織合同管理經(jīng)驗交流會、邀請合同管理專家講學、定向培養(yǎng)合同管理專業(yè)人員、從高校畢業(yè)生和社會人才市場引入合同管理人才、或與高等學校、咨詢單位合作進行合同管理的研究和并指導實踐。同時，選拔具有一定合同管理素質(zhì)的管理人員進入領導層、設立合同管理專項獎勵基金等有效手段，在企業(yè)范圍內(nèi)營造重視合同管理、尊重合同管理人才的氛圍，為合同管理人才的培育提供良好的環(huán)境。

2.2 優(yōu)化企業(yè)和項目的管理組織結構

目前中小型施工企業(yè)大多是一家獨立法人，下屬多家施工隊伍，以內(nèi)部承包或掛靠性質(zhì)承接工程，從事單一的施工承包業(yè)務，經(jīng)營管理水平和專業(yè)水平偏低，缺乏施工總承包能力和項目管理能力。為適應建筑市場的競爭，施工企業(yè)應根據(jù)自身的發(fā)展，結合建設工程項目管理和合同管理的特征，優(yōu)化企業(yè)和項目管理的組織結構，或進行資產(chǎn)組合，并購聯(lián)合，增強實力。或走專業(yè)化發(fā)展的道路，向適應性強、小而專、小而精的有特色的企業(yè)組織形態(tài)發(fā)展，努力提高專業(yè)化，協(xié)作化水平。同時，在各相應管理層設置獨立的合同管理職能部門，科學界定和協(xié)調(diào)合同管理職能部門與其它職能部門的權責、工作流程的配合要求等接口設置問題，定期或不定期地由最高領導層牽頭舉辦合同管理職能部門的協(xié)調(diào)會，及時根據(jù)合同管理工作的實際運行情況，調(diào)整組織機構設置和解決權責劃分的缺陷，總結工作經(jīng)驗和教訓，處理和協(xié)調(diào)存在的爭議和摩擦，進一步優(yōu)化合同管理工作程序。

2.3 建立和完善合同管理制度體系

在建設工程項目合同教育和組織優(yōu)化取得一定成績的基礎上，建筑企業(yè)還應進一步深入研究合同管理活動不同階段的具體特征、要求、管理控制手段、工作側重點等問題，結合企業(yè)合同管理的可利用資源狀況和實際管理水平，建立科學的合同管理制度，強化合同管理職能，統(tǒng)一管理施工隊和掛靠企業(yè)的合同，突出合同管理的關鍵點，如企業(yè)和現(xiàn)場合同文檔管理制度、合同審查制度、合同交底制度和合同后評價制度等管理控制，將企業(yè)的合同管理活動制度化、規(guī)范化、標準化，保證合同管理的綜合質(zhì)量。同時建立企業(yè)的監(jiān)督保障機制，監(jiān)察和考核合同管理人員的工作表現(xiàn)和業(yè)績，加強合同管理制度的剛性約束效力，嚴厲打擊和查處各種違法、亂紀和失職行為，保證合同管理制度的有效貫徹。

2.4 建立和完善合同文本體系，建立合同信息管理系統(tǒng)

不同建筑企業(yè)因其管理資源狀況、歷史經(jīng)驗等因素的影響，合同管理工作都具有其特色，即使是以同一標準文本為藍本，在最終工程合同文本中亦會呈現(xiàn)出一定的獨特性。因此，為簡化和規(guī)范企業(yè)的合同管理行為，保證合同管理的效率和效益，建筑企業(yè)有必要根據(jù)本企業(yè)合同管理特點和優(yōu)勢，根據(jù)《建設工程施工合同示范文本》，綜合考慮工程類型、業(yè)主管理風格、項目管理方式等不同要素，建立本企業(yè)的合同標準文本體系，特別是在工程項目管理組織中，處于自身管理范圍之內(nèi)的標準文本，如各種專業(yè)性分包工程標準文本、不同分包方式的分包招標標準文本等。同時，根據(jù)企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略目標，密切關注國內(nèi)外有關標準文本及其與各自經(jīng)營地理區(qū)域內(nèi)合同履約環(huán)境協(xié)調(diào)、適應性的發(fā)展變化，根據(jù)企業(yè)合同管理工作積累的經(jīng)驗教訓，及時補充和完善合同標準文本體系。由于合同種類多，數(shù)量大，合同變更頻繁，且在履約中往來函件和資料較多，故合同管理系統(tǒng)性強，施工企業(yè)如果僅僅依靠人工管理，則費時費力，信息傳遞慢，而管理不能及時到位，必將造成合同損失，尤其是時效性要求高的索賠，若不能按時提供必要的合同履約信息，將會導致索賠失效。因此，在信息技術高速發(fā)展的今天，合同管理應建立在信息管理的基礎上，施工企業(yè)應大力推行合同管理信息化，建立企業(yè)合同信息管理系統(tǒng)，以提高企業(yè)合同管理的效率，提高企業(yè)的合同管理和經(jīng)營管理水平。

3 免費版合同、資產(chǎn)管理解決方案

免費版針對房地產(chǎn)行業(yè)的特點，綜合眾多公司項目管理實施經(jīng)驗，專門開發(fā)了一套合同管理系統(tǒng)，以提高房地產(chǎn)企業(yè)的法務管理水平。

3.1 合同管理系統(tǒng)

免費版合同管理系統(tǒng)為企業(yè)提供一個全面的、完整的合同視野，清楚的展示企業(yè)在合同中所涉及的權利、責任和義務。這使得企業(yè)中相關責任人員能夠即時查詢合同中的重要信息，徹底消除了在文件柜中手工查詢合同所帶來的麻煩。
免費版合同管理系統(tǒng)能夠立即查詢到期合同庫中全部合同的信息與條款，并能夠將合同按照類別和部門進行歸類，進而在全局視野下進行分析，風險相關趨勢并找出潛在風險。通過分析，企業(yè)甚至能夠發(fā)掘資金節(jié)省和提高利潤的新機遇。把企業(yè)法律部門從紙質(zhì)合同檢索等瑣碎的任務中解放出來，讓其參與到更加具有戰(zhàn)略意義的工作當中去。

免費版合同管理系統(tǒng)功能

記錄收納企業(yè)所有合同文本及信息
合同創(chuàng)建：起草人選擇對應的合同范本，填寫合同要素，合同示范文本只允許起草人填空，不允許修改固定條款格式；
合同文件：管理所有與合同有關的文件，包括合同原稿、變更文件、附圖等內(nèi)容，將任意格式的電子版文檔可以直接導入系統(tǒng)中；
合同變更：記錄合同變更的原因、影響，并將變更依據(jù)作為附件導入系統(tǒng)，從而兼顧了變更過程管理的嚴謹和自動性，關聯(lián)結果，有據(jù)可查，權責明晰；
對合同相關支撐、附屬信息進行管理和存檔
客戶/供應商：提供對客戶或供應商的登記、分級、評價、信用記錄、審批等操作,并且可以對其資質(zhì)進行管理；
業(yè)務相關：包括合同的分類、編碼、參數(shù)，關聯(lián)合同等；
提供系統(tǒng)化的法務訴訟管理業(yè)務
法律訴訟：律師信、訴訟申請及收款等律師業(yè)務的申請、審批和維護
法務報表：提供全面的法務處理業(yè)務報表，幫助企業(yè)法務人員進行全局把控和讓企業(yè)領導全面了解公司法務信息
創(chuàng)建與維護管理標準合同、流程模版
合同模版：免費版系統(tǒng)提供合同示范文本庫，支持多種業(yè)務類型（采購、銷售、實施、服務、開發(fā)等），支持多種合同類型（標準、框架、總分包等）
流程模版：提供多種與合同相關的管理的業(yè)務流程樣板，企業(yè)可以直接使用或者參考修改使用

提供合同報警機制
資金預警：根據(jù)合同應收/應付計劃情況等方面進行提前預警
進度預警：明確記錄合同進度，并與計劃情況進行對比，方便領導隨時了解合同動態(tài)執(zhí)行的情況，到底完成到何種程度，完成的百分比是多少，方便領導調(diào)整進度，安排下一步的工作；
合同預警：系統(tǒng)自動掃描并對所有快到期的結款、審批、付款等關鍵節(jié)點或事項進行預警，幫助用戶提前做好財務規(guī)劃和分析決策；
資質(zhì)到期提醒：對客戶及供應商資質(zhì)進行到期提醒
合同審批流程設置與流轉機制
流程設置：對合同對方、項目、合同、資金和發(fā)票等內(nèi)容進行審批，支持靈活的流程定義，審批對象自動匹配審批流程，規(guī)范審批流程；
合同審批：根據(jù)企業(yè)的業(yè)務流程自定義軟件中合同審批流程，保存所有的審批意見，幫助評審人員參考，最后打印出合同審批單；
信息統(tǒng)計與分析
報表：從不同角度對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，輔助經(jīng)營決策，多樣化的統(tǒng)計方式，自定義統(tǒng)計條件，并將統(tǒng)計結果輸出圖形。
欠款報表：可以從不同角度統(tǒng)計企業(yè)欠款信息
收款報表：可以從不同角度統(tǒng)計企業(yè)收款信息
壞賬分析：可以從不同角度統(tǒng)計企業(yè)壞賬信息

免費版合同管理系統(tǒng)作用

從法律顧問到戰(zhàn)略伙伴的轉變
使用先進的合同管理系統(tǒng)，企業(yè)內(nèi)部法務部門能夠輕松地從合同庫中查詢合同信息，從而深度挖掘合同中包含的重要情報，直接促使法務部門能夠更好的發(fā)揮其專業(yè)素養(yǎng)和談判的優(yōu)勢，讓其從單純的法律顧問角色轉變?yōu)閰⑴c企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展的重要決策部門。
降低風險并增強合同合規(guī)
從合同擬定初期就大力確保合同起草工作的正確性，能夠為企業(yè)消除在合同執(zhí)行過程中財務和道德方面所面臨的潛在問題。利用合同管理系統(tǒng)中先進的合同框架和模版，預先設立和通過審批的專業(yè)合同語言以及完善的合同審批流程，輕松確保合同合規(guī)。
提高企業(yè)法律部門效率
合同管理系統(tǒng)對企業(yè)合同審批流程按預先的設定進行自動化的管理，確保相關的法律人員彩玉的流程的決策和控制當中，從而使得合同擬定、談判和審批的效率與質(zhì)量大大提高。
合同周期的可見性和可控性
通過合同管理系統(tǒng)，企業(yè)能夠了解和掌握合同周期中各個環(huán)節(jié)所涉及到的重要信息，例如相關責任人、貨物與服務條款、交付時間、交付地點、合同金額等、并且可以對合同到期信息等進行提醒設置，這對企業(yè)來說具有重大意義，實現(xiàn)合同的可見性和可控性。

3、結束語

總的來說，中小型建筑企業(yè)的總體合同管理水平還十分落后。隨著國內(nèi)、國際兩大市場的逐步接軌，建筑市場的競爭必將日趨激烈，建筑企業(yè)應重視和研究建設工程項目合同管理工作，從戰(zhàn)略高度對合同管理工作進行重新審視和分析，企業(yè)領導者在充分把握自身競爭優(yōu)勢力量、現(xiàn)有可利用資源狀況、企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略目標的基礎上，應深入分析不同經(jīng)濟地理區(qū)域、不同工程類型的業(yè)主對建筑企業(yè)服務的具體要求，采取針對性的合同管理戰(zhàn)略。在企業(yè)內(nèi)部，建筑企業(yè)應通過全面提高員工的合同履約意識，結合并突出企業(yè)自身的管理風格，樹立企業(yè)與眾不同的市場形象，提高企業(yè)經(jīng)營管理特別是合同管理水平，增強企業(yè)的綜合競爭力，在建筑市場上爭取更大的生存和發(fā)展空間。

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