企業(yè)進(jìn)行辦公軟件化之前應(yīng)有的認(rèn)知

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 現(xiàn)今信息發(fā)達(dá)，日常生活每個(gè)人都已在不知不覺(jué)中享受到e化所帶來(lái)的便利及好處，信息的發(fā)展也將由e化、m化到u化，在我們生活中將是無(wú)處不在；但反觀中小型企業(yè)的信息化程度，很多公司僅運(yùn)用文書(shū)處理，及基本的會(huì)計(jì)作業(yè)，公司信息無(wú)法整合，管理作業(yè)仰賴傳統(tǒng)人工方式管理，耗時(shí)且又容易出錯(cuò)，管理產(chǎn)生漏洞及缺失，造成對(duì)企業(yè)的發(fā)展不利的影響。在目前產(chǎn)業(yè)激烈的環(huán)境，為增加企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力，信息化是不可或缺的，免費(fèi)版對(duì)此開(kāi)發(fā)了一系列的企業(yè)費(fèi)用管理軟件。

企業(yè)都相信導(dǎo)入信息化管理后，對(duì)于營(yíng)運(yùn)上會(huì)產(chǎn)生有一定的效益，企業(yè)要如何信息化呢？買一套知名公司的套裝管理系統(tǒng)？或是請(qǐng)信息公司為企業(yè)規(guī)劃設(shè)計(jì)客制化系統(tǒng)？在企業(yè)進(jìn)行信息化之前，必須要先有一定的認(rèn)知：

1、信息系統(tǒng)只是一套工具：是在協(xié)助經(jīng)營(yíng)者決策、管理者有條理的控管及作業(yè)者工作效率提升；講求的是資料的處理，而非制度的建立；在進(jìn)行企業(yè)信息化管理之前，應(yīng)該先探討管理制度是否合理，避免以資訊系統(tǒng)做為公司管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)；有完善的管理制度再輔以資訊系統(tǒng)，才能產(chǎn)生相乘的效益。

2、企業(yè)信息化要設(shè)定目標(biāo)：可以明白說(shuō)明其目的為何？信息化可以分階段進(jìn)行，每階段設(shè)定衡量指標(biāo)；如第一階段先建立流程表單管理，讓企業(yè)營(yíng)運(yùn)活動(dòng)都有相對(duì)應(yīng)的憑證表單，第二階段處理現(xiàn)場(chǎng)管理、工作排程，再者建立財(cái)務(wù)管理及營(yíng)運(yùn)分析……等等；每個(gè)階段都設(shè)定目標(biāo)：要達(dá)成什么的營(yíng)運(yùn)效益，不要因信息化而信息化。

3、企業(yè)信息化是全員參與：不是MIS人員或某項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的業(yè)務(wù)；企業(yè)信息化管理的基本架構(gòu)包含進(jìn)銷存、生產(chǎn)制造管理及應(yīng)收應(yīng)付帳款、財(cái)務(wù)管理，是含括了整個(gè)企業(yè)內(nèi)部營(yíng)運(yùn)活動(dòng)，所以企業(yè)信息化應(yīng)該要成立項(xiàng)目小組，各部門派代表，共同來(lái)推動(dòng)。

4、符合企業(yè)需求的系統(tǒng)：中小企業(yè)人力與物力相對(duì)有限，要像大公司擁有完整的系統(tǒng)是有所難度，以有限資源選擇自己合適的信息系統(tǒng)，就如同買衣服般：大小合適、符合個(gè)人特質(zhì)的就是好的衣服；在規(guī)劃信息化系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)先考慮公司是否有好的管理制度，再去思考需要什么樣的系統(tǒng)來(lái)做為輔助工具；以有限的資源，規(guī)劃適合的信息系統(tǒng)。

5、評(píng)估信息化的成本效益：包含建置成本(含軟硬件成本)、人力投入成本、管理面隱藏的成本；以成本預(yù)算去評(píng)估未來(lái)產(chǎn)生的效益，做為執(zhí)行信息化的績(jī)效指標(biāo)。

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