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選購企業(yè)免費公司管理軟件系統(tǒng)的八項評估要點

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　　『沒有最好的軟件產(chǎn)品，只有最適合企業(yè)的軟件產(chǎn)品』。

您當(dāng)前可能正在計劃選購一套知識管理系統(tǒng)，或是準(zhǔn)備開始評估企業(yè)是否應(yīng)該導(dǎo)入免費公司管理軟件系統(tǒng)；無論是哪一種目的，我們都希望以下八個評估要點能幫助您正確地檢視企業(yè)的需求，選擇最適合的應(yīng)用軟件及供應(yīng)商。

　　選購企業(yè)免費公司管理軟件系統(tǒng)八項評估要點：

第一項 文檔管理（Document Management）

globrand.com

1、是否具有數(shù)據(jù)摘要(Metadata)，記錄數(shù)據(jù)分類、摘要描述、記錄來源、定義？

2、是否具有文檔版本控制、簽出／簽入 ( checkin / checkout ) 功能？所有歷史版本及更改歷程是否都能保存在系統(tǒng)中，提供查閱？

3、能否記錄用戶對文檔的意見，以便進行更改、更新？

4、文檔生命周期的管理是否都能自動化？由發(fā)布、審核、權(quán)限設(shè)置，一直到文檔過期檢查，能結(jié)合工作流程工具，自動進行？

第二項 安全及權(quán)限控管（Security）

1、系統(tǒng)基礎(chǔ)平臺的安全級別是否可以滿足？這樣才能夠為貴公司重要的知識資源保駕護航。（IBM Lotus Domino是民用產(chǎn)品中安全級別更高的，為B2級）

2、系統(tǒng)是否能設(shè)置帳號及層次結(jié)構(gòu)式群組，以便在系統(tǒng)中各子系統(tǒng)應(yīng)用？

3、是否具有文檔的權(quán)限控管功能，對于每一份文檔可以設(shè)置不同的讀、寫、編修權(quán)限？ 并分為群組及個人層級？

4、系統(tǒng)提供對系統(tǒng)管理員的權(quán)限是否有限制？當(dāng)前，在大部分系統(tǒng)中系統(tǒng)管理員的權(quán)利是最大的，這是不應(yīng)該的，也是安全網(wǎng)絡(luò)的最薄弱一個環(huán)節(jié)。我們倡導(dǎo)的思路是系統(tǒng)管理員只能負(fù)責(zé)和維護系統(tǒng)的穩(wěn)定性和性能，對于自己沒有權(quán)限看到的知識文檔仍舊不能看到。我們在知識文檔層次定義了知識文檔可閱讀者、可編輯者等限制，如果系統(tǒng)管理員不屬于可閱讀者或者可編輯者，他仍舊不能看到這些知識文檔。

5、系統(tǒng)中對于知識文檔是以什么方式進行存儲的？防止信息裸露。裸露到服務(wù)器上是一個重大的安全漏洞，其他員工登錄到服務(wù)器，或者黑客登錄到服務(wù)器，就可以把這些重要的知識資源直接拷貝走。

6、系統(tǒng)是否提供放置惡性下載的機制？系統(tǒng)管理員和其他高級用戶可以查看不同用戶的下載記錄日志，及時禁用相關(guān)帳號，防止知識資源的潛性流失。

第三項 知識循環(huán)（Knowledge Life Cycle Management）

1、除了現(xiàn)有數(shù)據(jù)的管理之外，能否保存工作中生成的知識？例如群組討論、工作管理等功能？

2、 是否提供用戶之間交互的工具？例如意見反饋、評分與建議等，增加用戶參與感？

3、是否能由系統(tǒng)提供的機制中，清楚地得知用戶的參與及貢獻度，并能由用戶反饋、使用頻率中明確地判別知識價值？例如：知識點評、知識推薦、知識點擊率、知識onmouseover=displayAd(1);onmouseout=hideAd(); onclick=linkClick(1);>績效、平衡計分卡。

4、在系統(tǒng)中是否有知識推送功能？從而保證在最合適的時間，把最合適的知識，推送給最需要的人。例如：郵件、待辦、推薦、訂閱、發(fā)布、短信、手機等。

5、通過系統(tǒng)如何把專家的知識轉(zhuǎn)化為企業(yè)的知識？如何定義企業(yè)的專家？如何保證專家把知識貢獻給企業(yè)。例如：專家網(wǎng)絡(luò)等。

6、如何保證我們的系統(tǒng)給各崗位的人員，進行最大的支持？例如：崗位技能、崗位知識配備。

7、系統(tǒng)中是否可以把企業(yè)中存在的知識進行分類和檢索？例如：知識地圖、知識檢索。

8、在系統(tǒng)中是否對知識老化進行處理？這樣才可以保證我們的知識庫不變成垃圾庫。以及相關(guān)的處理方法。

第四項 支持多種數(shù)據(jù)來源（Multiple Data Source）

1、不同格式的數(shù)據(jù)是否都能被保存到系統(tǒng)中，創(chuàng)建一致的變址卡及關(guān)聯(lián)鏈接？（結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)）

2、系統(tǒng)是否能連接遠程數(shù)據(jù)庫，讓數(shù)據(jù)來源不限定為同一部主機的檔案系統(tǒng)？

3、能否將相關(guān)數(shù)據(jù)集中存放，以共同的變址卡進行標(biāo)示？即使檔案的格式不一、來源不一？

第五項 信息檢索 （Information Searches）

1、能否對所有的數(shù)據(jù)進行全文檢索？包括數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)、網(wǎng)頁及各種格式的檔案？

2、是否能設(shè)置不同的檢索量程，針對特定的功能模塊、或特定的分類目錄進行查詢？

3、能否針對查詢結(jié)果進行更多高級查詢？例如縮小查詢量程、查找相關(guān)文檔等？

第六項 系統(tǒng)環(huán)境 （Development Environment）

1、 系統(tǒng)是否建構(gòu)于一個開放的系統(tǒng)平臺，不限在特定的*作平臺上才能正常運作，并且都保持極佳的效能？

2、 系統(tǒng)是否能和其它的應(yīng)用系統(tǒng)進行集成？必要時，可能把企業(yè)中現(xiàn)有的系統(tǒng)進行集合。例如（把OA、ERP、HR、PDM等應(yīng)用系統(tǒng)，采用單點登錄的方式）

3、 用戶在使用系統(tǒng)時，是否可以隨時隨地存取，不限定在安裝特定程序的計算機？

4、 系統(tǒng)是否允許彌散管理，對不同的模塊分別設(shè)置一至多位管理者？

第七項 擴充能力 （Scalability）

1、 這個系統(tǒng)的進程能力是否足夠支持公司所有人員上線？

2、 未來隨著公司的發(fā)展，用戶規(guī)模逐漸增加時，這個系統(tǒng)是否能很容易的擴充、增強進程能力？

3、 為了預(yù)防系統(tǒng)損毀造成的損失，這個系統(tǒng)是否能方便地備份、還原？

4、 這個系統(tǒng)是否具有 n-tier 的分布式進程體系結(jié)構(gòu)？

第八項 支持多普通語言(Universal Language Support)

1、 這個系統(tǒng)是否提供兩種以上不同的常見語言*作界面？

2、 系統(tǒng)在保存不同語系的數(shù)據(jù)時，是否都可以正常運作、沒有問題？

備注：

對于企業(yè)免費公司管理軟件僅靠一個優(yōu)秀的免費公司管理軟件軟件系統(tǒng)是不夠的，很簡單的一個事實就是：

　　　　一套再好的系統(tǒng)，沒人愿意使用它，也只不過是個擺設(shè)而已。

免費公司管理軟件首先取決于愿意分享知識的文化；在此基礎(chǔ)上，結(jié)合企業(yè)業(yè)務(wù)，理順知識創(chuàng)造、分享和應(yīng)用以及創(chuàng)新的過程，并制定相關(guān)的管理機制才是第二位的；而免費公司管理軟件軟件作為技術(shù)支撐，只是第三位的。

所以選擇免費公司管理軟件供應(yīng)商，我們應(yīng)該考慮他們的系統(tǒng)+服務(wù)+咨詢。

希望我給您提出以上信息對您選擇免費公司管理軟件供應(yīng)商起到一點幫助。

發(fā)布：2007-05-04 16:31    編輯：泛普軟件 · xiaona    [打印此頁]    [關(guān)閉]
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