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選購企業(yè)免費公司管理軟件系統(tǒng)的八項評估要點

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　　『沒有最好的軟件產品，只有最適合企業(yè)的軟件產品』。

您當前可能正在計劃選購一套知識管理系統(tǒng)，或是準備開始評估企業(yè)是否應該導入免費公司管理軟件系統(tǒng)；無論是哪一種目的，我們都希望以下八個評估要點能幫助您正確地檢視企業(yè)的需求，選擇最適合的應用軟件及供應商。

　　選購企業(yè)免費公司管理軟件系統(tǒng)八項評估要點：

第一項 文檔管理（Document Management）

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1、是否具有數據摘要(Metadata)，記錄數據分類、摘要描述、記錄來源、定義？

2、是否具有文檔版本控制、簽出／簽入 ( checkin / checkout ) 功能？所有歷史版本及更改歷程是否都能保存在系統(tǒng)中，提供查閱？

3、能否記錄用戶對文檔的意見，以便進行更改、更新？

4、文檔生命周期的管理是否都能自動化？由發(fā)布、審核、權限設置，一直到文檔過期檢查，能結合工作流程工具，自動進行？

第二項 安全及權限控管（Security）

1、系統(tǒng)基礎平臺的安全級別是否可以滿足？這樣才能夠為貴公司重要的知識資源保駕護航。（IBM Lotus Domino是民用產品中安全級別更高的，為B2級）

2、系統(tǒng)是否能設置帳號及層次結構式群組，以便在系統(tǒng)中各子系統(tǒng)應用？

3、是否具有文檔的權限控管功能，對于每一份文檔可以設置不同的讀、寫、編修權限？ 并分為群組及個人層級？

4、系統(tǒng)提供對系統(tǒng)管理員的權限是否有限制？當前，在大部分系統(tǒng)中系統(tǒng)管理員的權利是最大的，這是不應該的，也是安全網絡的最薄弱一個環(huán)節(jié)。我們倡導的思路是系統(tǒng)管理員只能負責和維護系統(tǒng)的穩(wěn)定性和性能，對于自己沒有權限看到的知識文檔仍舊不能看到。我們在知識文檔層次定義了知識文檔可閱讀者、可編輯者等限制，如果系統(tǒng)管理員不屬于可閱讀者或者可編輯者，他仍舊不能看到這些知識文檔。

5、系統(tǒng)中對于知識文檔是以什么方式進行存儲的？防止信息裸露。裸露到服務器上是一個重大的安全漏洞，其他員工登錄到服務器，或者黑客登錄到服務器，就可以把這些重要的知識資源直接拷貝走。

6、系統(tǒng)是否提供放置惡性下載的機制？系統(tǒng)管理員和其他高級用戶可以查看不同用戶的下載記錄日志，及時禁用相關帳號，防止知識資源的潛性流失。

第三項 知識循環(huán)（Knowledge Life Cycle Management）

1、除了現有數據的管理之外，能否保存工作中生成的知識？例如群組討論、工作管理等功能？

2、 是否提供用戶之間交互的工具？例如意見反饋、評分與建議等，增加用戶參與感？

3、是否能由系統(tǒng)提供的機制中，清楚地得知用戶的參與及貢獻度，并能由用戶反饋、使用頻率中明確地判別知識價值？例如：知識點評、知識推薦、知識點擊率、知識onmouseover=displayAd(1);onmouseout=hideAd(); onclick=linkClick(1);>績效、平衡計分卡。

4、在系統(tǒng)中是否有知識推送功能？從而保證在最合適的時間，把最合適的知識，推送給最需要的人。例如：郵件、待辦、推薦、訂閱、發(fā)布、短信、手機等。

5、通過系統(tǒng)如何把專家的知識轉化為企業(yè)的知識？如何定義企業(yè)的專家？如何保證專家把知識貢獻給企業(yè)。例如：專家網絡等。

6、如何保證我們的系統(tǒng)給各崗位的人員，進行最大的支持？例如：崗位技能、崗位知識配備。

7、系統(tǒng)中是否可以把企業(yè)中存在的知識進行分類和檢索？例如：知識地圖、知識檢索。

8、在系統(tǒng)中是否對知識老化進行處理？這樣才可以保證我們的知識庫不變成垃圾庫。以及相關的處理方法。

第四項 支持多種數據來源（Multiple Data Source）

1、不同格式的數據是否都能被保存到系統(tǒng)中，創(chuàng)建一致的變址卡及關聯鏈接？（結構化數據和非結構化數據）

2、系統(tǒng)是否能連接遠程數據庫，讓數據來源不限定為同一部主機的檔案系統(tǒng)？

3、能否將相關數據集中存放，以共同的變址卡進行標示？即使檔案的格式不一、來源不一？

第五項 信息檢索 （Information Searches）

1、能否對所有的數據進行全文檢索？包括數據庫數據、網頁及各種格式的檔案？

2、是否能設置不同的檢索量程，針對特定的功能模塊、或特定的分類目錄進行查詢？

3、能否針對查詢結果進行更多高級查詢？例如縮小查詢量程、查找相關文檔等？

第六項 系統(tǒng)環(huán)境 （Development Environment）

1、 系統(tǒng)是否建構于一個開放的系統(tǒng)平臺，不限在特定的*作平臺上才能正常運作，并且都保持極佳的效能？

2、 系統(tǒng)是否能和其它的應用系統(tǒng)進行集成？必要時，可能把企業(yè)中現有的系統(tǒng)進行集合。例如（把OA、ERP、HR、PDM等應用系統(tǒng)，采用單點登錄的方式）

3、 用戶在使用系統(tǒng)時，是否可以隨時隨地存取，不限定在安裝特定程序的計算機？

4、 系統(tǒng)是否允許彌散管理，對不同的模塊分別設置一至多位管理者？

第七項 擴充能力 （Scalability）

1、 這個系統(tǒng)的進程能力是否足夠支持公司所有人員上線？

2、 未來隨著公司的發(fā)展，用戶規(guī)模逐漸增加時，這個系統(tǒng)是否能很容易的擴充、增強進程能力？

3、 為了預防系統(tǒng)損毀造成的損失，這個系統(tǒng)是否能方便地備份、還原？

4、 這個系統(tǒng)是否具有 n-tier 的分布式進程體系結構？

第八項 支持多普通語言(Universal Language Support)

1、 這個系統(tǒng)是否提供兩種以上不同的常見語言*作界面？

2、 系統(tǒng)在保存不同語系的數據時，是否都可以正常運作、沒有問題？

備注：

對于企業(yè)免費公司管理軟件僅靠一個優(yōu)秀的免費公司管理軟件軟件系統(tǒng)是不夠的，很簡單的一個事實就是：

　　　　一套再好的系統(tǒng)，沒人愿意使用它，也只不過是個擺設而已。

免費公司管理軟件首先取決于愿意分享知識的文化；在此基礎上，結合企業(yè)業(yè)務，理順知識創(chuàng)造、分享和應用以及創(chuàng)新的過程，并制定相關的管理機制才是第二位的；而免費公司管理軟件軟件作為技術支撐，只是第三位的。

所以選擇免費公司管理軟件供應商，我們應該考慮他們的系統(tǒng)+服務+咨詢。

希望我給您提出以上信息對您選擇免費公司管理軟件供應商起到一點幫助。

發(fā)布：2007-05-04 16:31    編輯：泛普軟件 · xiaona    [打印此頁]    [關閉]
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