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合同管理系統(tǒng)功能全揭秘!提升企業(yè)效率,合同管理無憂,業(yè)務(wù)更順暢
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在當(dāng)今復(fù)雜多變的商業(yè)環(huán)境中,合同管理因其涉及的環(huán)節(jié)多、企業(yè)類型多樣而面臨一系列挑戰(zhàn),如信息流通不暢、處理效率低下、流程執(zhí)行緩慢、管理負(fù)擔(dān)沉重、法律風(fēng)險(xiǎn)增加以及事后查詢困難等。為了解決這些痛點(diǎn),泛普軟件推出了以合同管理為核心的“全生命周期合同管理系統(tǒng)”,旨在為企業(yè)提供全面、高效且安全的合同管理解決方案。
一、系統(tǒng)概述
合同管理系統(tǒng)通過電子化的方式,輕松實(shí)現(xiàn)合同的起草、流轉(zhuǎn)、歸檔、查詢和下載等功能,徹底擺脫了紙質(zhì)合同管理的繁瑣和高成本問題,滿足了企業(yè)對(duì)于無紙化辦公的迫切需求。
二、系統(tǒng)特點(diǎn)
1. 高效便捷:全程在線管理,無需繁瑣的線下流程,如打印、快遞、歸檔和查詢等。
2. 永久存儲(chǔ):采用先進(jìn)的安全技術(shù),如異地容災(zāi)、分布式架構(gòu)和灰度升級(jí),確保電子合同永久存儲(chǔ)在安全可靠的服務(wù)器上。
3. 成本可控:電子合同顯著降低了紙質(zhì)合同在管理和快遞方面的人力、物力和時(shí)間成本。
4. 安全合規(guī):通過時(shí)間戳、數(shù)字簽名和加密傳輸?shù)燃夹g(shù),確保電子合同在傳輸過程中的安全性和不可篡改性,滿足法律法規(guī)要求。
5. 網(wǎng)上存證:電子合同可直接存儲(chǔ)在公證處,作為司法證據(jù)使用,簡(jiǎn)化了紙質(zhì)合同的鑒定程序,提高了證明力。
三、系統(tǒng)功能
1. 合同上傳與模板導(dǎo)入:支持多種格式(Word、PDF、圖片)的合同上傳,并提供近600個(gè)免費(fèi)合同模板供用戶參考,同時(shí)允許用戶上傳自定義模板。
2. 在線合同起草與審查:支持在線起草合同,并可直接進(jìn)行電子簽名。此外,合同還可發(fā)送給對(duì)方確認(rèn)或提交給律師進(jìn)行審查。
3. 第三方合同管理:系統(tǒng)提供強(qiáng)大的合同管理功能,允許用戶在后臺(tái)查看合同狀態(tài)(如起草中、待簽署、已完成等),并支持關(guān)鍵字搜索、分類查看和下載。
四、系統(tǒng)功能展示
1. 合同管理——流程規(guī)范高效
- 合同起草:電子化流程,自動(dòng)生成合同臺(tái)賬,實(shí)時(shí)獲取審批時(shí)間。
- 合同臺(tái)賬:清晰展示合同類型、金額、時(shí)間等信息,合同狀態(tài)一目了然。
- 收款與付款合同:分別記錄合同基本信息、收款/付款信息和開票/期初信息。
2. 合同履行——信息實(shí)時(shí)更新
- 開票申請(qǐng):審批后自動(dòng)生成開票記錄,并更新合同卡片中的開票信息。
- 收款與付款登記:財(cái)務(wù)直接登記,無需審批,系統(tǒng)自動(dòng)更新相關(guān)記錄。
- 合同變更與終止:變更需審批,終止后合同進(jìn)入非正常狀態(tài),無法進(jìn)行后續(xù)操作。
- 合同借閱:純記錄功能,方便管理合同借閱情況。
合同管理系統(tǒng)通過其強(qiáng)大的業(yè)務(wù)建模引擎,實(shí)現(xiàn)了合同的“全生命周期管理”,不僅提高了管理效率,減少了人工操作,還降低了壞賬風(fēng)險(xiǎn),并通過靈活的報(bào)告定義幫助管理層輕松應(yīng)對(duì)各種挑戰(zhàn)。
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