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工程單位合同管理好用的企業(yè)軟件
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合同是經(jīng)濟效益的根本依據(jù)和保證,本合同管理軟件以“總價控制、以收定支”的管理思想為指導(dǎo),按照收支兩條線對合同進行全生命周期的管理;通過嚴格的合同管理流程,幫助企業(yè)控制合同費用,有效控制實際成本,為提高企業(yè)合同管理水平,降低經(jīng)營風(fēng)險提供支持。
一、合同管理軟件帶來了哪些影響?
1、有利于企業(yè)歸檔管理:有效的合同管理系統(tǒng)需要存檔,而不是說一旦該經(jīng)濟活動結(jié)束就沒有用了。因為有時企業(yè)之間的經(jīng)濟糾紛并不在該活動的進行時,而是發(fā)生于經(jīng)濟活動后的某個時間點,可以是幾年之后。所以合同管理系統(tǒng)的歸檔對于企業(yè)來說也有非常重要的意義。
2、便于企業(yè)及時更新合同內(nèi)容:由于合同管理系統(tǒng)貫穿整個經(jīng)濟活動,那么在企業(yè)進行該活動時可以及時發(fā)現(xiàn)合同簽訂之前洽談好的條款是否繼續(xù)適用。如果不再適用于當前的狀況,可以及時進行更正,補充或者重新簽訂合同。
3、合同分類管理,省時省力:有效的合同管理系統(tǒng),需要對不同的合同分門別類。有時候,企業(yè)的經(jīng)濟活動涉及到不同的領(lǐng)域,這就需要制定不同的內(nèi)容條款,需要不同的審批人審批,合同分類能幫助審批人根據(jù)自己的權(quán)限快速找到需要審批的合同。
合同管理系統(tǒng)可以將合同進行分類,如:收款合同、不需要審核的合同、固定流程合同;還可根據(jù)權(quán)限找到自己簽訂的合同、需要審批的合同等。
4、使用合同管理系統(tǒng)及時發(fā)現(xiàn)回款進度:許多工程合同是按進度還款的,這就需要企業(yè)先將這些按進度還款的合同區(qū)別開,實時監(jiān)控還款進度及明細,便于企業(yè)追蹤每一筆款項是否按期歸還而避免一些不必要的糾紛。合同管理系統(tǒng)有利于保證企業(yè)資金鏈不斷,保證企業(yè)能正常經(jīng)營等。
二、泛普軟件合同管理軟件的特點:
1、全生命周期的合同管理
軟件不僅實現(xiàn)了合同創(chuàng)建、合同洽商、預(yù)結(jié)算、結(jié)算、合同收款付款、合同臺帳、資金臺帳等工程合同業(yè)務(wù)處理細節(jié),而且還提供了合同評審、合同模板、合同預(yù)警、合格供應(yīng)商管理、合格分包商管理、協(xié)同辦公等增值功能;同時,協(xié)助用戶審查合同的四大要點:法律條款、單價、合價和其他技術(shù)條款。
2、以收定支,資金動態(tài)監(jiān)控
收支兩條線,以收定支,同一工程的收入合同應(yīng)大于支出合同的總金額。支出類合同必須有預(yù)算作為控制依據(jù)。根據(jù)企業(yè)管理的基礎(chǔ)不同,可以按預(yù)算總額和單價,從資金角度,控制合同的簽訂,也可以控制到合同的執(zhí)行,采取實際付款金額不能大于合同結(jié)算金額的原則,實現(xiàn)資金的動態(tài)監(jiān)控。
3、合同模板自定義
軟件不僅提供多種科學(xué)、規(guī)范的合同模板,而且通過自定義合同模板起草合同,起草合同輕松快捷,并且可以將已經(jīng)存在的合同另存為模板從而簡化類似合同的起草,軟件內(nèi)各種類型的合同可分類存貯,并且可以起草各種特殊合同,以滿足合同的特殊性。
4、審批流程自定義
合同的審批是日常辦公必備功能,如合同審批、結(jié)算審批、付款審批等,對于這些標準業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn),在相關(guān)業(yè)務(wù)中選擇相應(yīng)的流程模版,系統(tǒng)會按照流程模版自動流轉(zhuǎn);具體包括了用戶選用合同模板編輯待審批文件,提交合同,流程根據(jù)預(yù)設(shè),自動流轉(zhuǎn)到相關(guān)人員進行審批,或者委托他人代理審批,查詢審批情況等功能。
5、手機短信預(yù)警
軟件對系統(tǒng)中合同覆約基準(DMB)實時監(jiān)控,它通過對合同各類控制點等警戒線的預(yù)置,執(zhí)行中的項目管理一旦存在問題,系統(tǒng)自動給予預(yù)警,并以短信的形式發(fā)送到指定管理人員的手機上。如某項工程實際付款金額已經(jīng)達到合同結(jié)算金額的90%(警戒線由用戶設(shè)置),系統(tǒng)就會啟動手機短信預(yù)警,并在系統(tǒng)中沖紅顯示。
6、基于WEB2.0的B/S結(jié)構(gòu)
軟件基于先進的WEB2.0技術(shù),純粹的B/S結(jié)構(gòu),易用實用,點擊搞定。
通過對合同進行有效的管理實現(xiàn)檢索迅速、查找方便、可靠性高,保密性好,壽命長等模塊,這些優(yōu)點能夠極大的提高合同管理的效率,為企業(yè)快速發(fā)展提供助力。
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