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會(huì)議管理系統(tǒng)的概念與功能模塊
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會(huì)議管理系統(tǒng)很新潮，它是SaaS與互聯(lián)網(wǎng)相結(jié)合的一套管理系統(tǒng)，近年來(lái)很多大中型企業(yè)都引進(jìn)了，算是比較火的一個(gè)管理系統(tǒng)。那到底會(huì)議管理系統(tǒng)有什么作用，值得企業(yè)專門配備管理會(huì)議的系統(tǒng)呢?
一、會(huì)議管理系統(tǒng)的概念與功能模塊
1、會(huì)議管理系統(tǒng)是一種用于會(huì)議室的會(huì)議預(yù)定、參會(huì)簽到、會(huì)議場(chǎng)地預(yù)約、會(huì)議日程安排及通知等等一系列與會(huì)議有關(guān)的應(yīng)用管理系統(tǒng)。它本質(zhì)上是一整套SaaS管理方案，但也連接了諸如Outlook、office365等辦公軟件，還有智能顯示平板、會(huì)議通知牌等等硬件設(shè)備。
2、會(huì)議管理系統(tǒng)通過(guò)與辦公自動(dòng)化管理、會(huì)議室資源管理、日程管理等功能集成實(shí)現(xiàn)會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后及決策支持的全業(yè)務(wù)鏈一體化管理，提高會(huì)議效率，提高運(yùn)營(yíng)效率，減少企業(yè)成本。會(huì)議管理系統(tǒng)的宗旨就是減少會(huì)議資源浪費(fèi)，高效協(xié)同不同部門、不同區(qū)域人員會(huì)議，以及及時(shí)提醒和杜絕日程沖突，可見(jiàn)它是一款提升效率、減少成本的企業(yè)級(jí)軟件系統(tǒng)。
二、會(huì)議管理軟件的優(yōu)點(diǎn)
1、便捷性參會(huì)者管理
從注冊(cè)到簽到，我們的系統(tǒng)為您的與會(huì)者簡(jiǎn)化了整個(gè)體驗(yàn)。創(chuàng)建詳細(xì)的事件注冊(cè)表格，并通過(guò)自定義事件網(wǎng)站在線出售門票;允許注冊(cè)者上傳和下載文件;在線收集信用卡付款;跟蹤與會(huì)者的詳細(xì)信息和訂單。由于會(huì)議是大型項(xiàng)目，因此我們提供了一整套項(xiàng)目管理工具 通過(guò)事件電子郵件通信中心發(fā)送，接收和跟蹤電子郵件。創(chuàng)建和分配聯(lián)系人。利用供應(yīng)商和場(chǎng)地分配來(lái)建立詳細(xì)的活動(dòng)議程。 通過(guò)預(yù)算跟蹤費(fèi)用，付款和到期日。管理文件和注釋。一目了然的事件儀表板和報(bào)告始終知道您的選擇。
2、管理多個(gè)會(huì)議
管理參加會(huì)議的所有人員，包括發(fā)言人，主持人，工作人員等。您可以在所有會(huì)議中重復(fù)使用他們的詳細(xì)信息。從開(kāi)始到最終確認(rèn)跟蹤事件的狀態(tài)、分配人員參加活動(dòng)包括發(fā)言人，主持人等。
3、收集反饋
收集潛在演講者的意見(jiàn)書(shū)、讓演講者自己將數(shù)據(jù)輸入中央數(shù)據(jù)庫(kù)、對(duì)提交的內(nèi)容進(jìn)行評(píng)論和評(píng)分、選擇提交的內(nèi)容，然后讓演講者單擊即可再次確認(rèn)出席
4、簡(jiǎn)便活動(dòng)安排
將事件拖放到您的日程安排中、自動(dòng)檢查沖突并為您提供即時(shí)反饋、將您的時(shí)間表導(dǎo)出為不同的格式、使用在線時(shí)間表或進(jìn)行靜態(tài)導(dǎo)出、創(chuàng)建自定義PDF導(dǎo)出
5、選擇合適的會(huì)議管理系統(tǒng)
傳統(tǒng)的會(huì)議題材收集整理資料的時(shí)間長(zhǎng)、資料內(nèi)容以及遞交的方式都會(huì)耗費(fèi)時(shí)間、金錢的成本，還有就是企業(yè)零星分布的會(huì)議材料難以系統(tǒng)整理就會(huì)降低事項(xiàng)的進(jìn)度，而且傳統(tǒng)的會(huì)議很難實(shí)時(shí)收到最新的會(huì)議信息，因?yàn)樾畔⒌臏髮?dǎo)致不能及時(shí)的得出決策，這一些的弊端都能看出會(huì)議管理系統(tǒng)建設(shè)對(duì)企業(yè)的發(fā)展是必不可少的。通過(guò)白碼的會(huì)議管理系統(tǒng)模板，可及時(shí)記錄會(huì)議紀(jì)要，還能預(yù)訂會(huì)議室，對(duì)會(huì)員人員會(huì)議簽到統(tǒng)計(jì)。使用高效的會(huì)議管理系統(tǒng)能夠感受到井井有條的會(huì)議效果。
會(huì)議管理系統(tǒng)不僅是簡(jiǎn)單的一個(gè)軟件系統(tǒng)，它也解放了更多的精力和時(shí)間，而且還為公司提高了工作效率，減少工作失誤，最終提高了公司效益。
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