如何改善時間管理

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不同職位的人時間管理內(nèi)容不同，只有將這些時間管理結(jié)合起來，團隊效率才能獲得整體提升。

某電信公司江西分公司的一位營銷總經(jīng)理的早晨是這樣的：上班后打開電子信箱查看指令，然后對指令進行分類——直接執(zhí)行的，在緊接下來的晨會上就布置下去；而非直接執(zhí)行的，考慮一下，并隨后與老總商討。

這些指令是當天早些時候或者前一天晚上從北京營銷總部下達的。在傳統(tǒng)的制度規(guī)定下，通常是由老總找營銷總經(jīng)理談話，給其分派任務(wù)，在營銷總經(jīng)理與老總探討的過程中，營銷部門的員工只能是等待，那么可能早晨一上班后，大家就會談?wù)勌?，談?wù)劦?，不能一下進入狀態(tài)。

而現(xiàn)在的情況是，這位營銷總經(jīng)理可以立即根據(jù)具體指令開始制定具體計劃，然后向老總匯報，商討細節(jié)；但其實同時，他已經(jīng)開始讓手下實施計劃中有套路可執(zhí)行的部分了……時間就是從這些流程的細節(jié)中摳出來的。

一個公司的晨會情況往往會暴露它的時間管理是否合理，在傳統(tǒng)流程下，晨會可能成為嘻嘻哈哈的場所，其實不是所有人都散漫到這里了，而是他們不知道該做些什么——任務(wù)還在總經(jīng)理或者直接上司那里躺著呢。

高層，團隊時間管理

最致命的層級

事實上時間管理有兩個重要的變量：銷售部門中越上層的人，他對整個銷售體系的時間管理的作用越大；銷售體系的層級越多，對高層經(jīng)理時間節(jié)省或浪費的放大效應(yīng)越大。

根據(jù)經(jīng)典的組織管理原理，一個老總最多應(yīng)該面對7個下屬，下屬底下還有下屬——對于組織嚴明的公司來說，這就是標準的金字塔形組織。那么，如果老總的計劃不及時，耽誤的就是7個人的時間；如果這7個人也沒有定計劃，將耽誤49個下下級的時間——因此我們說一個沉湎于權(quán)術(shù)的高層管理者會迅速搞垮一個團隊或組織，道理就在這里，并不是他的下屬不能干，而是大家的時間和信心都被他給磨沒了，他一團糟的時間管理讓整個團隊的時間管理變得槽糕透頂。

因此，要改善時間管理，絕不是逼迫組織中下級甚至一線人員去讀一本《時間管理全書》的問題，而是要企業(yè)績效的整體推進才行。在組織越高層越應(yīng)該注重對自身時間的管理。這不僅僅是因為管理層級受監(jiān)控的環(huán)節(jié)更少，更重要在于管理層級的誤區(qū)：時間管理是針對下屬的，而不是自己。

團隊時間整體推進的

四項基本原則

我們從四個角度來討論時間管理的提升，但這依然是從“時間”的角度談管理，而不是僅僅盯住一個人的“時間”，時間作為一個無形的紐帶將整個團隊或組織聯(lián)系在一起。

計劃，團隊時間管理的衡量標尺

在各種組織活動中，你怎么強調(diào)計劃的重要性都不為過。

如果計劃中不考慮業(yè)務(wù)員單店作業(yè)時間，那么業(yè)務(wù)員自己對在一個零售店中呆多久很難有控制，他總想著“還有時間，還有時間。下面的時間跑剩下的5個店，足夠了?！逼鋵嵉筋^來，90%以上的可能是時間來不及，且很有可能把最重要的幾個店落下了——到月底，他說時間沒控制好，銷量沒上去，你說怪誰？

而如果你在計劃中僅僅提到“營銷經(jīng)理在出發(fā)前安排好業(yè)務(wù)員的時間”，但沒有在計劃中設(shè)計讓業(yè)務(wù)員拿著一張“當日流程表”去照辦，他還是有60%以上的可能忘記預(yù)先安排好的時間。這樣的現(xiàn)象每天都發(fā)生在我們營銷組織各個層級。

計劃的制定是非常繁瑣，但是對于團隊運作的協(xié)調(diào)性提供了標尺，這個標尺在衡量組織的管理層，也在約束組織的執(zhí)行層。作為團隊的管理者，不但要幫助下屬共同制定這個標尺，還要站在團隊整體效率的基礎(chǔ)上協(xié)調(diào)，達成團隊整體同步性。

控制，在執(zhí)行過程中保證時間管理的有效

一般說時間管理，都強調(diào)執(zhí)行中按“2/8法則”去做事，但我們要強調(diào)的是：

執(zhí)行控制不僅僅是管理組織成員在規(guī)定時間里把最重要的客戶解決掉，以保證整體時間夠用，而是要鼓勵組織成員不斷提高在重點客戶身上花的時間的有效性，最終達成整體組織時間管理的有效性。嚴格地說，真正好的執(zhí)行力不僅僅要強調(diào)在規(guī)定的時間里完成任務(wù)，而是強調(diào)盡量提前完成任務(wù)！

事實上每個企業(yè)的資源都是有限的，它要投入研發(fā)，要投入生產(chǎn)，要投入推廣，要投入銷售……到任何一個組織時，他們的資源就更加有限。提前完成任務(wù)可以幫助組織盡可能多地搶占企業(yè)資源。舉個小例子：銷售經(jīng)理先結(jié)款，先做報告，先同老總交流，就可能先拿到好的支持。

如果你想替自己和下屬省時間，在執(zhí)行中一定要準備一些工具性的東西，這可能在計劃中就安排好了。像剛才說的“當日流程表”就是，再比如一些市場分析工具或其他管理表格，這些日常性的管理工具幫助我們的管理者能夠真正地在執(zhí)行過程中有效地監(jiān)控整體團隊的時間利用的有效性。

很多工具是在具體執(zhí)行中完善并最終寫入計劃的。例如娃哈哈針對每個業(yè)務(wù)都有個EXCEL文件，上面寫著在這個時間里你應(yīng)該在哪里，如果不是，那經(jīng)理就要問了，你為什么不在這里？是什么讓你沒有能夠按照原有的計劃執(zhí)行？哪些重要的環(huán)節(jié)上你遇到了你不能解決的困難？一個優(yōu)秀的管理者，在控制團隊成員按照計劃進行執(zhí)行上，不僅僅是要查崗，更重要的是要幫助團隊成員解決問題。

保證時間管理的有效，最為關(guān)鍵的環(huán)節(jié)是在執(zhí)行過程中確保并協(xié)助組織所有成員按時解決問題。

靈活，提高團隊對變化的應(yīng)對能力

剛才說到控制任務(wù)提前完成，其實它的另一個目的是：應(yīng)對迅速變化的環(huán)境，給靈活應(yīng)變留出充足的時間，甚至是人力、物力上的資源。

比如我們組織一次大促銷，第一階段預(yù)備的人可能有3～4個，后期參與的人可能有十幾個，他們有的跑媒體，有的跑器材，有的和賣場談場地，有的跟市容、城管談批準。參與的人越多，環(huán)節(jié)越復(fù)雜，這里面的變數(shù)就越多。為什么？

現(xiàn)在有很多組織不是法治，而是人治的。你去找媒體、找器材等等，不是說那里有個人，嚴格按制度辦事就給你解決了，它們是要求你“找對人”才能把事辦了(某些公司內(nèi)部也存在這個問題)。另外你自己的人也有問題，你想做這場促銷，但忽然有個總部推廣任務(wù)要從你這抽調(diào)人怎么辦？銷售經(jīng)理就常常為此和總部市場部鬧不痛快。

如果想為這些變數(shù)留下余地，就必須考慮如何提前完成任務(wù)，以增加自己能掌握的時間。有時節(jié)省半天，就發(fā)現(xiàn)后面的事情都游刃有余了；而有時懶惰半天，卻發(fā)現(xiàn)時間緊張得不得了。

一個優(yōu)秀的管理人員，在做團隊的時間管理時，一定要充分的估計可能遇到的意外，并為此制定應(yīng)變的計劃或方案，同時預(yù)留解決問題的時間并預(yù)留一些可控資源。相對資源的預(yù)留，時間預(yù)留相對可控性較弱。最佳的時間預(yù)留有兩種方式：一是提前完成計劃中可控部分；二是為整體計劃做一定時間的預(yù)留。當然，這樣的預(yù)留，一定是管理者的事情，而不是要告知團隊整體人員的，這樣可以避免你的下屬在執(zhí)行過程中有所依賴。

時間、資源上在做計劃之初就有所預(yù)留，最終能夠讓你的團隊更具備靈活性，以提高團隊對環(huán)境變化的應(yīng)對能力。

自檢，團隊成員良好的時間管理習慣

這才是關(guān)乎個人時間管理的范疇：組織成員不可能一開始就學會時間管理，在公司計劃的工作時間外，他有很多零碎時間是靠自己掌握的，自我檢查在這里變得非常重要。

比如，在建立一個學習性組織的時候，公司會計劃性安排日常的培訓(xùn)。但是，由于團隊成員原本素質(zhì)的差異，一些團隊成員需要利用更多的計劃外時間來充電，這些時間管理完全取決于個人。如果他們不能很好的利用這些時間，最終不能達成組織的要求，最終影響的是整體組織的人力資源狀況。

在理念上，要樹立團隊成員“自檢”的良好的時間管理習慣。在方法上，自檢分兩種：事前自檢和事后自檢。事前要查看自己工作任務(wù)的進度如何？沒有完成的環(huán)節(jié)是什么？重點是什么？而事后就要檢討自己的效率到底如何。更重要的是要讓團隊成員認識到，哪怕是計劃外時間也會影響整體團隊的效率。

警惕外部因素帶來的時間浪費

企業(yè)外部環(huán)境對團隊時間管理同樣帶來干擾。比如：作為企業(yè)中最開放、與其他企業(yè)接觸最多的一個部門，營銷部門的時間管理還受到社會組織的影響，這一點，銷售人員不能不謹慎考慮。

在消費品企業(yè)做戶外促銷項目時，常常遇到這些問題。例如市容主管領(lǐng)導(dǎo)不在，就必須等他回來才能批。當然銷售經(jīng)理可以提前抽空做好市容方面的工作，例如先從他們領(lǐng)導(dǎo)那里要出一些市容檢查告票，以防他們在促銷當場拆臺，這些都是要花費成本的，為了你的時間，還是及早做好為妙。

如果你碰到市場環(huán)境不好的區(qū)域，那你這個區(qū)域經(jīng)理的工作重心可能都要向這塊傾斜，“2/8法則”是不斷變幻的，不能生搬硬套。但你最好讓公司明白這種情況，并把“維護公共關(guān)系”放到對你的考評中去，不然，你將積攢起一肚子的怨氣，但又無可奈何。

減弱或消除外部帶來的團隊時間浪費，更重要是工夫用在平時，如與企業(yè)外部職能部門保持良好的關(guān)系，與關(guān)鍵人物保持良好的友誼。當外部突發(fā)時間或預(yù)料之外的事件影響團隊時間管理效率的時候，往往關(guān)鍵人物的一個電話比你跑三天對解決問題的幫助更大。

幸運的是，已經(jīng)有公司在這樣做了。

以上是"如何改善時間管理"的內(nèi)容，本文的主題是“在消費品企業(yè)做戶外促銷項目時，常常遇到這些問題。例如市容主管領(lǐng)導(dǎo)不在，就必須等他回來才能批。當然銷售經(jīng)理可以提前抽空做好市容方面的工作，例如先從他們領(lǐng)導(dǎo)那里要出一些市容檢查告票，以防他們在促銷當場拆臺，這些都是要花費成本的，為了你的時間，還是及早做好為妙。”。時間管理系統(tǒng)(www.timebao.com)專注于時間管理，致力于為您提供最優(yōu)秀的時間管理培訓(xùn)課程。如果你對以上文章內(nèi)容感興趣，那么你可能對以下文章也感興趣： 時間管理的原則（三）, 怎樣保持良好的工作狀態(tài), 巧用興趣提高工作“生產(chǎn)力”, 感謝您對本站的支持。

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