如何改善時(shí)間管理

申請(qǐng)免費(fèi)試用、咨詢電話：400-8352-114

不同職位的人時(shí)間管理內(nèi)容不同，只有將這些時(shí)間管理結(jié)合起來(lái)，團(tuán)隊(duì)效率才能獲得整體提升。

某電信公司江西分公司的一位營(yíng)銷總經(jīng)理的早晨是這樣的：上班后打開電子信箱查看指令，然后對(duì)指令進(jìn)行分類——直接執(zhí)行的，在緊接下來(lái)的晨會(huì)上就布置下去；而非直接執(zhí)行的，考慮一下，并隨后與老總商討。

這些指令是當(dāng)天早些時(shí)候或者前一天晚上從北京營(yíng)銷總部下達(dá)的。在傳統(tǒng)的制度規(guī)定下，通常是由老總找營(yíng)銷總經(jīng)理談話，給其分派任務(wù)，在營(yíng)銷總經(jīng)理與老總探討的過(guò)程中，營(yíng)銷部門的員工只能是等待，那么可能早晨一上班后，大家就會(huì)談?wù)勌欤務(wù)劦?，不能一下進(jìn)入狀態(tài)。

而現(xiàn)在的情況是，這位營(yíng)銷總經(jīng)理可以立即根據(jù)具體指令開始制定具體計(jì)劃，然后向老總匯報(bào)，商討細(xì)節(jié)；但其實(shí)同時(shí)，他已經(jīng)開始讓手下實(shí)施計(jì)劃中有套路可執(zhí)行的部分了……時(shí)間就是從這些流程的細(xì)節(jié)中摳出來(lái)的。

一個(gè)公司的晨會(huì)情況往往會(huì)暴露它的時(shí)間管理是否合理，在傳統(tǒng)流程下，晨會(huì)可能成為嘻嘻哈哈的場(chǎng)所，其實(shí)不是所有人都散漫到這里了，而是他們不知道該做些什么——任務(wù)還在總經(jīng)理或者直接上司那里躺著呢。

高層，團(tuán)隊(duì)時(shí)間管理

最致命的層級(jí)

事實(shí)上時(shí)間管理有兩個(gè)重要的變量：銷售部門中越上層的人，他對(duì)整個(gè)銷售體系的時(shí)間管理的作用越大；銷售體系的層級(jí)越多，對(duì)高層經(jīng)理時(shí)間節(jié)省或浪費(fèi)的放大效應(yīng)越大。

根據(jù)經(jīng)典的組織管理原理，一個(gè)老總最多應(yīng)該面對(duì)7個(gè)下屬，下屬底下還有下屬——對(duì)于組織嚴(yán)明的公司來(lái)說(shuō)，這就是標(biāo)準(zhǔn)的金字塔形組織。那么，如果老總的計(jì)劃不及時(shí)，耽誤的就是7個(gè)人的時(shí)間；如果這7個(gè)人也沒有定計(jì)劃，將耽誤49個(gè)下下級(jí)的時(shí)間——因此我們說(shuō)一個(gè)沉湎于權(quán)術(shù)的高層管理者會(huì)迅速搞垮一個(gè)團(tuán)隊(duì)或組織，道理就在這里，并不是他的下屬不能干，而是大家的時(shí)間和信心都被他給磨沒了，他一團(tuán)糟的時(shí)間管理讓整個(gè)團(tuán)隊(duì)的時(shí)間管理變得槽糕透頂。

因此，要改善時(shí)間管理，絕不是逼迫組織中下級(jí)甚至一線人員去讀一本《時(shí)間管理全書》的問(wèn)題，而是要企業(yè)績(jī)效的整體推進(jìn)才行。在組織越高層越應(yīng)該注重對(duì)自身時(shí)間的管理。這不僅僅是因?yàn)楣芾韺蛹?jí)受監(jiān)控的環(huán)節(jié)更少，更重要在于管理層級(jí)的誤區(qū)：時(shí)間管理是針對(duì)下屬的，而不是自己。

團(tuán)隊(duì)時(shí)間整體推進(jìn)的

四項(xiàng)基本原則

我們從四個(gè)角度來(lái)討論時(shí)間管理的提升，但這依然是從“時(shí)間”的角度談管理，而不是僅僅盯住一個(gè)人的“時(shí)間”，時(shí)間作為一個(gè)無(wú)形的紐帶將整個(gè)團(tuán)隊(duì)或組織聯(lián)系在一起。

計(jì)劃，團(tuán)隊(duì)時(shí)間管理的衡量標(biāo)尺

在各種組織活動(dòng)中，你怎么強(qiáng)調(diào)計(jì)劃的重要性都不為過(guò)。

如果計(jì)劃中不考慮業(yè)務(wù)員單店作業(yè)時(shí)間，那么業(yè)務(wù)員自己對(duì)在一個(gè)零售店中呆多久很難有控制，他總想著“還有時(shí)間，還有時(shí)間。下面的時(shí)間跑剩下的5個(gè)店，足夠了?！逼鋵?shí)到頭來(lái)，90%以上的可能是時(shí)間來(lái)不及，且很有可能把最重要的幾個(gè)店落下了——到月底，他說(shuō)時(shí)間沒控制好，銷量沒上去，你說(shuō)怪誰(shuí)？

而如果你在計(jì)劃中僅僅提到“營(yíng)銷經(jīng)理在出發(fā)前安排好業(yè)務(wù)員的時(shí)間”，但沒有在計(jì)劃中設(shè)計(jì)讓業(yè)務(wù)員拿著一張“當(dāng)日流程表”去照辦，他還是有60%以上的可能忘記預(yù)先安排好的時(shí)間。這樣的現(xiàn)象每天都發(fā)生在我們營(yíng)銷組織各個(gè)層級(jí)。

計(jì)劃的制定是非常繁瑣，但是對(duì)于團(tuán)隊(duì)運(yùn)作的協(xié)調(diào)性提供了標(biāo)尺，這個(gè)標(biāo)尺在衡量組織的管理層，也在約束組織的執(zhí)行層。作為團(tuán)隊(duì)的管理者，不但要幫助下屬共同制定這個(gè)標(biāo)尺，還要站在團(tuán)隊(duì)整體效率的基礎(chǔ)上協(xié)調(diào)，達(dá)成團(tuán)隊(duì)整體同步性。

控制，在執(zhí)行過(guò)程中保證時(shí)間管理的有效

一般說(shuō)時(shí)間管理，都強(qiáng)調(diào)執(zhí)行中按“2/8法則”去做事，但我們要強(qiáng)調(diào)的是：

執(zhí)行控制不僅僅是管理組織成員在規(guī)定時(shí)間里把最重要的客戶解決掉，以保證整體時(shí)間夠用，而是要鼓勵(lì)組織成員不斷提高在重點(diǎn)客戶身上花的時(shí)間的有效性，最終達(dá)成整體組織時(shí)間管理的有效性。嚴(yán)格地說(shuō)，真正好的執(zhí)行力不僅僅要強(qiáng)調(diào)在規(guī)定的時(shí)間里完成任務(wù)，而是強(qiáng)調(diào)盡量提前完成任務(wù)！

事實(shí)上每個(gè)企業(yè)的資源都是有限的，它要投入研發(fā)，要投入生產(chǎn)，要投入推廣，要投入銷售……到任何一個(gè)組織時(shí)，他們的資源就更加有限。提前完成任務(wù)可以幫助組織盡可能多地?fù)屨计髽I(yè)資源。舉個(gè)小例子：銷售經(jīng)理先結(jié)款，先做報(bào)告，先同老總交流，就可能先拿到好的支持。

如果你想替自己和下屬省時(shí)間，在執(zhí)行中一定要準(zhǔn)備一些工具性的東西，這可能在計(jì)劃中就安排好了。像剛才說(shuō)的“當(dāng)日流程表”就是，再比如一些市場(chǎng)分析工具或其他管理表格，這些日常性的管理工具幫助我們的管理者能夠真正地在執(zhí)行過(guò)程中有效地監(jiān)控整體團(tuán)隊(duì)的時(shí)間利用的有效性。

很多工具是在具體執(zhí)行中完善并最終寫入計(jì)劃的。例如娃哈哈針對(duì)每個(gè)業(yè)務(wù)都有個(gè)EXCEL文件，上面寫著在這個(gè)時(shí)間里你應(yīng)該在哪里，如果不是，那經(jīng)理就要問(wèn)了，你為什么不在這里？是什么讓你沒有能夠按照原有的計(jì)劃執(zhí)行？哪些重要的環(huán)節(jié)上你遇到了你不能解決的困難？一個(gè)優(yōu)秀的管理者，在控制團(tuán)隊(duì)成員按照計(jì)劃進(jìn)行執(zhí)行上，不僅僅是要查崗，更重要的是要幫助團(tuán)隊(duì)成員解決問(wèn)題。

保證時(shí)間管理的有效，最為關(guān)鍵的環(huán)節(jié)是在執(zhí)行過(guò)程中確保并協(xié)助組織所有成員按時(shí)解決問(wèn)題。

靈活，提高團(tuán)隊(duì)對(duì)變化的應(yīng)對(duì)能力

剛才說(shuō)到控制任務(wù)提前完成，其實(shí)它的另一個(gè)目的是：應(yīng)對(duì)迅速變化的環(huán)境，給靈活應(yīng)變留出充足的時(shí)間，甚至是人力、物力上的資源。

比如我們組織一次大促銷，第一階段預(yù)備的人可能有3～4個(gè)，后期參與的人可能有十幾個(gè)，他們有的跑媒體，有的跑器材，有的和賣場(chǎng)談場(chǎng)地，有的跟市容、城管談批準(zhǔn)。參與的人越多，環(huán)節(jié)越復(fù)雜，這里面的變數(shù)就越多。為什么？

現(xiàn)在有很多組織不是法治，而是人治的。你去找媒體、找器材等等，不是說(shuō)那里有個(gè)人，嚴(yán)格按制度辦事就給你解決了，它們是要求你“找對(duì)人”才能把事辦了(某些公司內(nèi)部也存在這個(gè)問(wèn)題)。另外你自己的人也有問(wèn)題，你想做這場(chǎng)促銷，但忽然有個(gè)總部推廣任務(wù)要從你這抽調(diào)人怎么辦？銷售經(jīng)理就常常為此和總部市場(chǎng)部鬧不痛快。

如果想為這些變數(shù)留下余地，就必須考慮如何提前完成任務(wù)，以增加自己能掌握的時(shí)間。有時(shí)節(jié)省半天，就發(fā)現(xiàn)后面的事情都游刃有余了；而有時(shí)懶惰半天，卻發(fā)現(xiàn)時(shí)間緊張得不得了。

一個(gè)優(yōu)秀的管理人員，在做團(tuán)隊(duì)的時(shí)間管理時(shí)，一定要充分的估計(jì)可能遇到的意外，并為此制定應(yīng)變的計(jì)劃或方案，同時(shí)預(yù)留解決問(wèn)題的時(shí)間并預(yù)留一些可控資源。相對(duì)資源的預(yù)留，時(shí)間預(yù)留相對(duì)可控性較弱。最佳的時(shí)間預(yù)留有兩種方式：一是提前完成計(jì)劃中可控部分；二是為整體計(jì)劃做一定時(shí)間的預(yù)留。當(dāng)然，這樣的預(yù)留，一定是管理者的事情，而不是要告知團(tuán)隊(duì)整體人員的，這樣可以避免你的下屬在執(zhí)行過(guò)程中有所依賴。

時(shí)間、資源上在做計(jì)劃之初就有所預(yù)留，最終能夠讓你的團(tuán)隊(duì)更具備靈活性，以提高團(tuán)隊(duì)對(duì)環(huán)境變化的應(yīng)對(duì)能力。

自檢，團(tuán)隊(duì)成員良好的時(shí)間管理習(xí)慣

這才是關(guān)乎個(gè)人時(shí)間管理的范疇：組織成員不可能一開始就學(xué)會(huì)時(shí)間管理，在公司計(jì)劃的工作時(shí)間外，他有很多零碎時(shí)間是靠自己掌握的，自我檢查在這里變得非常重要。

比如，在建立一個(gè)學(xué)習(xí)性組織的時(shí)候，公司會(huì)計(jì)劃性安排日常的培訓(xùn)。但是，由于團(tuán)隊(duì)成員原本素質(zhì)的差異，一些團(tuán)隊(duì)成員需要利用更多的計(jì)劃外時(shí)間來(lái)充電，這些時(shí)間管理完全取決于個(gè)人。如果他們不能很好的利用這些時(shí)間，最終不能達(dá)成組織的要求，最終影響的是整體組織的人力資源狀況。

在理念上，要樹立團(tuán)隊(duì)成員“自檢”的良好的時(shí)間管理習(xí)慣。在方法上，自檢分兩種：事前自檢和事后自檢。事前要查看自己工作任務(wù)的進(jìn)度如何？沒有完成的環(huán)節(jié)是什么？重點(diǎn)是什么？而事后就要檢討自己的效率到底如何。更重要的是要讓團(tuán)隊(duì)成員認(rèn)識(shí)到，哪怕是計(jì)劃外時(shí)間也會(huì)影響整體團(tuán)隊(duì)的效率。

警惕外部因素帶來(lái)的時(shí)間浪費(fèi)

企業(yè)外部環(huán)境對(duì)團(tuán)隊(duì)時(shí)間管理同樣帶來(lái)干擾。比如：作為企業(yè)中最開放、與其他企業(yè)接觸最多的一個(gè)部門，營(yíng)銷部門的時(shí)間管理還受到社會(huì)組織的影響，這一點(diǎn)，銷售人員不能不謹(jǐn)慎考慮。

在消費(fèi)品企業(yè)做戶外促銷項(xiàng)目時(shí)，常常遇到這些問(wèn)題。例如市容主管領(lǐng)導(dǎo)不在，就必須等他回來(lái)才能批。當(dāng)然銷售經(jīng)理可以提前抽空做好市容方面的工作，例如先從他們領(lǐng)導(dǎo)那里要出一些市容檢查告票，以防他們?cè)诖黉N當(dāng)場(chǎng)拆臺(tái)，這些都是要花費(fèi)成本的，為了你的時(shí)間，還是及早做好為妙。

如果你碰到市場(chǎng)環(huán)境不好的區(qū)域，那你這個(gè)區(qū)域經(jīng)理的工作重心可能都要向這塊傾斜，“2/8法則”是不斷變幻的，不能生搬硬套。但你最好讓公司明白這種情況，并把“維護(hù)公共關(guān)系”放到對(duì)你的考評(píng)中去，不然，你將積攢起一肚子的怨氣，但又無(wú)可奈何。

減弱或消除外部帶來(lái)的團(tuán)隊(duì)時(shí)間浪費(fèi)，更重要是工夫用在平時(shí)，如與企業(yè)外部職能部門保持良好的關(guān)系，與關(guān)鍵人物保持良好的友誼。當(dāng)外部突發(fā)時(shí)間或預(yù)料之外的事件影響團(tuán)隊(duì)時(shí)間管理效率的時(shí)候，往往關(guān)鍵人物的一個(gè)電話比你跑三天對(duì)解決問(wèn)題的幫助更大。

幸運(yùn)的是，已經(jīng)有公司在這樣做了。

以上是"如何改善時(shí)間管理"的內(nèi)容，本文的主題是“在消費(fèi)品企業(yè)做戶外促銷項(xiàng)目時(shí)，常常遇到這些問(wèn)題。例如市容主管領(lǐng)導(dǎo)不在，就必須等他回來(lái)才能批。當(dāng)然銷售經(jīng)理可以提前抽空做好市容方面的工作，例如先從他們領(lǐng)導(dǎo)那里要出一些市容檢查告票，以防他們?cè)诖黉N當(dāng)場(chǎng)拆臺(tái)，這些都是要花費(fèi)成本的，為了你的時(shí)間，還是及早做好為妙?！?。時(shí)間管理系統(tǒng)(www.timebao.com)專注于時(shí)間管理，致力于為您提供最優(yōu)秀的時(shí)間管理培訓(xùn)課程。如果你對(duì)以上文章內(nèi)容感興趣，那么你可能對(duì)以下文章也感興趣： 時(shí)間管理的原則（三）, 怎樣保持良好的工作狀態(tài), 巧用興趣提高工作“生產(chǎn)力”, 感謝您對(duì)本站的支持。

時(shí)間管理系統(tǒng)原創(chuàng)文章，轉(zhuǎn)載請(qǐng)注明出處。原文地址：using-interested-in-improving-work-productivity.html