如何掌握靈活的時間管理藝術(shù)

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我也不知道這種圍繞一根固定旗桿（查對要點清單）靈活的時間管理策略為什么這么有用，但是事實上的確收效非凡。因為就我所知，那些努力爬到組織頂層的管理者無一不是遵循這一套路。下面是我首次接觸這種策略的經(jīng)過。

國際度假咨詢有限公司董事會主席（ResortQuest International, Inc.）約瑟夫·維特利亞（Joseph Vittoria），當(dāng)我訪問他的時候，那一天他在黃色的便條上已經(jīng)記下了5個他要打的電話。但是當(dāng)他打完一個電話之后，就有人探進頭詢問某事，或叫他去和誰商量一件事。對于這種情況，我們的維特利亞都是來者不拒，笑臉相迎，等他們一走，他就接著打第2個電話，打完第2個電話后又去拜訪同一樓層的一個人?？偠灾雌饋砭拖袷且粓F旋風(fēng)在地上到處轉(zhuǎn)。但是每當(dāng)他從突然襲擊的意外交際中脫身出來，他就又馬上回到自己的辦公桌邊，接著打其余的電話。就這樣，幾個小時過去之后，他原先計劃要打完的電話終于實實在在地打完了，“線索”雖然一直未斷，但卻是見縫插針完成的。

維特利亞先生的一天是固定時間與不固定時間的混合體，這是大多數(shù)資深生意人對待時間的觀念。

在甘乃特報業(yè)公司CEO約翰·科里那里，同樣的現(xiàn)象在他處理文書工作的時候格外明顯。正如我們在第1章中提到的，科里更傾向于親自審閱處理那些送到辦公室的信件或其他材料，這樣一來，他手上的文件材料常常是堆積如山。但是他一定要把他們處理完。于是同樣的一幕又出現(xiàn)了，辦公室里人來人往，電話也響個不停，臨時會議也少不了——不管怎樣，別的事情一完，他又要重新回到桌邊一件接一件地處理好撂得高高的文件。從早上8:30開始，一般到午飯之前，就可以處理完所有函件。

無論是柯利還是維特利亞都絕不會花力氣把自己的時間定為“電話時間”或“文案時間”。他們反而把這些事“撒”在幾個小時的范圍內(nèi)，然后以在時間方面極其經(jīng)濟的方式來完成，一點也不覺得受壓。

事業(yè)進步的金言——如何掌握靈活的時間管理藝術(shù)

為了幫助你掌握靈活安排工作日程的方法，本書下面將為你提供6條時間管理技術(shù)。但是讓我們從博思咨詢公司的前合伙人，獨立咨詢師桑德拉·克萊什（Sandra Kresch），一位工作方法極其得當(dāng)?shù)淖稍儙煹墓适麻_始，這故事描述了她自己典型的一天，其中充滿了職業(yè)與個人的特色。

我今天有一系列的事要去做，要帶貓咪去看獸醫(yī)，我自己也想去看醫(yī)生；辦公室的工作也排得滿滿的；另外我還要為一家我擔(dān)任會長的非營利組織物色一名新的執(zhí)行董事；最后還要幫一群朋友的忙。

在考慮如何處理好如此眾多的事情的時候，我認為最重要的是制訂出一份全天的日程安排。貓咪惟一可以去看獸醫(yī)的時間是早上7點。于是我早早把它送了去，并且想好下午怎么順道帶它回家。

此后，我就必須呆在家相當(dāng)長的時間。有兩個生意人，一個在倫敦，一個在另外一個地方，需要我去聯(lián)系，所以清早我還得先給他們的辦公室打電話通知一下，讓他們能夠在我離家外出之前給我來個電話。

我在辦公室的工作日程，總是安排得非常緊湊，有力地集中在本星期必須完成的3件大事上，絕不枝節(jié)旁蔓。

從這位繁忙的專業(yè)人士對自己一天生活的敘述中，我們可以提煉出6種她用以保持對時間的某種控制的方法，我把這6種方法推薦給各位讀者。

1、使用一張寫有本周必須完成的三四項主要待辦事項清單。要記住它，每天念叨幾次。還可以把這張單子貼到工作日程計劃本上，或把它錄入電子日程中，方便自己反復(fù)查看。這種方法能夠幫助你集中全力實現(xiàn)每周的工作目標。

2、標注工作日中的固定點，即每天的工作框架。拿前面的故事來說，貓必須早一點送到獸醫(yī)那里去，因為這樣可以在當(dāng)天就把它接回家，打往倫敦的電話最好在中午之前完成，否則恐怕會與意想之外的會議和其他工作任務(wù)相沖突?？蚣艽詈煤?，填充具體內(nèi)容也就舒服和容易得多了。安德魯·格羅夫（Andrew Grove）在《高產(chǎn)出管理》（Hign Output Management）一書中說：“我們必須找出有限制性的步驟……如果我們能夠確定什么事是不可更改的，并且能圍繞這些事安排其他”好說”的事，我們的工作效率就會高得多?！?/p>

3、估計好“變動”的因素，在選定哪些工作應(yīng)該全力以赴的時候，特別要注意那些有限制的或沒有任何余地的事情。比如說，準備當(dāng)天下午兩點會議的備忘錄，是一件沒有多少變動因素的事，然而如果是下周的會議，則情況可能完全不同。

4、拉長工作日的兩端，在克萊奇的例子中，我們會注意到與獸醫(yī)的約會是在早上7點，同樣，我們也應(yīng)該把個人私事、瑣事安排在工作日的兩頭，比如早上7點去見你的造型師，下午7點理發(fā)和購物。

5、簡化與支持。你應(yīng)該常常問自己：這件工作中哪些事是可以授權(quán)他人去做的？怎樣才能使這件工作變得更簡明易行？

6、對那些沒完沒了的要求，就像格羅夫所指出的：“如果你對一件事說了是，你就很難再對另外一件使你更遠離目標的事說不?！?/p>

以上是"如何掌握靈活的時間管理藝術(shù)"的內(nèi)容，本文的主題是“估計好“變動”的因素，在選定哪些工作應(yīng)該全力以赴的時候，特別要注意那些有限制的或沒有任何余地的事情。比如說，準備當(dāng)天下午兩點會議的備忘錄，是一件沒有多少變動因素的事，然而如果是下周的會議，則情況可能完全不同?！?。時間管理系統(tǒng)(www.timebao.com)專注于時間管理，致力于為您提供最優(yōu)秀的時間管理培訓(xùn)課程。如果你對以上文章內(nèi)容感興趣，那么你可能對以下文章也感興趣： 頂級管理者的時間切換策略, 提前做好職業(yè)轉(zhuǎn)換的準備, 時間管理系統(tǒng):工作表與時間表（七）, 感謝您對本站的支持。

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