注意掉入時間管理的誤區(qū)

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有很強(qiáng)的時間觀念、不停地規(guī)劃和催促自己；追求完美、凡事井井有條；對信息保持敏感、經(jīng)常大量閱讀資訊……

這些看起來很好的時間管理習(xí)慣，其實(shí)都有它的不足，甚至反而是時間管理的誤區(qū)。美國著名時間管理專家阿蘭·拉金說：“千萬別叫我效率專家，我所關(guān)注的是 ‘效能’！”拉金關(guān)注的是：你是否做出了正確的選擇，而不是一味求快、求多。

人并不是把工作表安排得越緊張，做事越多、越完美就是好的，時間管理的誤區(qū)其實(shí)充斥著工作的方方面面，本文就對這些誤區(qū)做一番排查和分析。

要“掌控時間”，不要“緊握時間”

張總是個大忙人，常常不停地列出做事清單、更新清單，并且記錄自己每個小時工作的利用情況，不肯浪費(fèi)任何時間。但是，這樣常常搞得自己，以及周圍的人都非常緊張。這讓他很困惑。

分析：

“‘看表式’的極端時間管理會使人們的每項活動都了無生趣——我們需要的是‘掌控時間’，而不是‘緊握時間’”。

注意拉金說的效率與效能的差別：雖然講求效率是一件好事情，但是講究效能的人會把注意力放在選擇上來：選擇最重要的事情來做，以及選擇采用哪種最有效的方式來做，而不是關(guān)注做事的頻率是否最快。

何時追求完美，何時說不

趙董是個追求完美的人，事事會安排妥帖、井井有條，事情如果做得不夠完美，在趙董眼里便很難過去。有不少人夸他這個優(yōu)點(diǎn)，但是趙董說，其實(shí)這樣也夠累的，但是做事業(yè)不追求完美，便很難有收獲。

分析：

做事講求完美確實(shí)是優(yōu)點(diǎn)，這體現(xiàn)著一個人的素質(zhì)，不是所有人都能有這樣的自我要求的。

但問題是：不是所有事情都值得追求完美，而且多數(shù)事情是不值得的——二八律告訴我們，多數(shù)情況下，是20%的事情決定著80%的結(jié)果，而并不需要所有事情都十全十美。在處理那些能夠產(chǎn)生80%價值的工作的時候，你確實(shí)應(yīng)該追求完美。但是對更多并不是當(dāng)前最重要的事情，則適可而止、適時而止。人的時間和精力有限，生活也不全是工作，要讓更多的時間、精力放在最重要的20%事情上。

信息不是越多越好，

清理你的信息源

信息不足會讓吳總感到不安：經(jīng)濟(jì)、政治、社會各方面最新的信息、企業(yè)內(nèi)各層級的信息、行業(yè)信息、競爭對手的信息等等。吳總始終對這些信息保持敏感、大量吸收信息。但是他越來越發(fā)現(xiàn)，自己面對的信息實(shí)在太泛濫了，重要的、有趣的、有用沒有用的，各種各樣的信息早就充斥了他的大腦，反而缺少了思考、體驗的時間。

分析：

形成經(jīng)常清除不需要的信息源的習(xí)慣，在這個信息泛濫的時代，非常有價值。

比如：對于訂閱的電子文件、刊物，或者習(xí)慣性常看的網(wǎng)站，干脆試一試：如果幾周不看它們，自己的工作、生活有什么改變，如果你并不懷念它，這說明這只是個習(xí)慣了的閱讀負(fù)擔(dān)而已，那么還不如把它從信息源里去除的好。

對書籍的清理，如果是一年以上沒有碰過的書，就得考慮是不是要收起來了，不要在工作的地方分散注意力，或者干脆送給可能需要的同事。

辦公技術(shù)，秘書會不如自己也會

李董已經(jīng)人過中年，對辦公技術(shù)的應(yīng)用并不是太敏感，乃至排斥：認(rèn)為對現(xiàn)在的工作方式已經(jīng)相當(dāng)熟悉了，而且很多事情有秘書幫忙處理就行了，用不著那么多技術(shù)設(shè)備，用不著熟悉一些新的軟件。而且李董還有一批比較年輕的管理者都持相同的看法。

分析：

事實(shí)上，許多辦公上能應(yīng)用的技術(shù)會替管理者省下相當(dāng)多的時間，工欲善其事，必先利其器，工作時多數(shù)時間其實(shí)是在和雜事打交道，并不是時時刻刻都在做重要的決策工作，你的辦公硬件、軟件，如果愿意多掌握、多學(xué)習(xí)，對節(jié)省時間大有幫助。

比如：手機(jī)篩選來電、轉(zhuǎn)接給助理、來電留言功能等等，這些防干擾技術(shù)能大大減少電話干擾，為自己騰出大塊時間來處理事情。

學(xué)習(xí)電腦應(yīng)用軟件，也對提高效率、解放自己的時間大有幫助：數(shù)據(jù)庫軟件可以幫助你保存資料，高效地提取資料；網(wǎng)絡(luò)在線交流技術(shù)，能減少很多需要開會大家聚起來才討論的事情；一些新的學(xué)習(xí)軟件、硬件技術(shù)，會讓很多以前望而卻步的學(xué)習(xí)項目重新啟動……（一些實(shí)用辦公小工具，請參見本期《魔具來了，提高辦公效率》一文）。

“安排”事情，不如“分解”事情

A經(jīng)理接到老客戶B的電話，要第二天下午去談一下采購的事情，A經(jīng)理很高興，也像多數(shù)人一樣安排了時間——第二天上午用兩個小時準(zhǔn)備資料，還告訴助理第二天抽一些時間來一起做準(zhǔn)備工作。

按一般人的想法，這是一個有經(jīng)驗的經(jīng)理。

事實(shí)上，第二天早晨，C公司打來電話，抱怨以前定的一些產(chǎn)品還沒有送到，A雖然客戶很多，但哪個也不能得罪，得立刻處理。一段時間過去，助理也白白浪費(fèi)了這部分時間。

準(zhǔn)備材料的時候，發(fā)現(xiàn)B的一些具體情況還需要進(jìn)一步了解，不然只能把所有型號的產(chǎn)品材料都準(zhǔn)備好，但此時B公司的人并不是能“隨叫隨到”、馬上給他提供具體情況的。只好把所有材料準(zhǔn)備出來。

準(zhǔn)備材料時，A想起：最近廠家D可以提供一款新產(chǎn)品，用于B公司，立刻聯(lián)系D，但是新產(chǎn)品的資料并不能馬上發(fā)到，被A催得緊張不已……

分析：

這是北京如水慧管理咨詢公司提供的日本DIPS管理系統(tǒng)的經(jīng)典案例。這個案例里，A的問題出在——沒有在接到事情時，用十幾分鐘立刻做“業(yè)務(wù)分解”。

如果當(dāng)時就對事情“分解”，會發(fā)現(xiàn)自己準(zhǔn)備材料并不是一件事情，而是多件：

1．立刻及時地給B公司回電話，問清更具體的信息；2.聯(lián)系需要合作的廠家，讓廠家一天之內(nèi)把資料和成功案例發(fā)來；3.提前告訴助理相關(guān)客戶的情況，讓助理提前準(zhǔn)備，隨時備用。

這樣，即使第二天上午的時間，被其他客戶臨時占去一部分，仍然有足夠的時間很快把準(zhǔn)備工作出色完成。

很多中國人安排事情喜歡大而化之，但是日本人的“業(yè)務(wù)分解”卻是一個好習(xí)慣，雖然需要提前投入十幾分鐘，但相對于事后的混亂，這十來分鐘的提前投入絕對是值得的。

以上是"注意掉入時間管理的誤區(qū)"的內(nèi)容，本文的主題是“有很強(qiáng)的時間觀念、不停地規(guī)劃和催促自己；追求完美、凡事井井有條；對信息保持敏感、經(jīng)常大量閱讀資訊……”。時間管理系統(tǒng)(www.timebao.com)專注于時間管理，致力于為您提供最優(yōu)秀的時間管理培訓(xùn)課程。如果你對以上文章內(nèi)容感興趣，那么你可能對以下文章也感興趣： 不管在忙都要控制好時間, 全面的安排學(xué)習(xí)時間, 如何建立避免干擾的工作環(huán)境, 感謝您對本站的支持。

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