循環(huán)系統(tǒng)：日程表管理（4）

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重復(fù)性任務(wù)

歷史會(huì)自行重復(fù)。工作狀態(tài)和員工會(huì)議、更換機(jī)油、厄爾尼諾現(xiàn)象以及好吃的面餅卷也是如此。前一章開發(fā)出來的許多例行公事都變成重復(fù)事件。PDA優(yōu)于PAA的眾多優(yōu)點(diǎn)之一，就是重復(fù)事件能被一次排好時(shí)間，然后PDA就會(huì)負(fù)責(zé)計(jì)算所有后續(xù)日期。

以下是你可能想放進(jìn)日程表的一些事情：

l? 每周會(huì)議。

l? 定期約會(huì)。

l? 即將到來的研討會(huì)。

l? 假期計(jì)劃。

l? 截止期限。

l? 派對(duì)邀約（當(dāng)我受邀時(shí)就會(huì)記下來。即使我拒絕時(shí)也會(huì)記下來，以免不小心又重復(fù)拒絕）。

l? 你的小孩的足球時(shí)間表。

l? 你公司的季報(bào)通常會(huì)出刊的日期。

l? 你聽過的任何生日（包括名人在內(nèi)）。

l? 學(xué)海盜說話日（9月19日）、毛巾節(jié)（5月25日）以及系統(tǒng)管理員感恩節(jié)（7月28日）。

記下我們重視之事

把亊情寫在你的日程表內(nèi)，也是表示你重視此亊。當(dāng)你同意在某時(shí)某地和一位客戶碰面時(shí)，立刻在她面前把這件亊記下來，表示你重視這次約會(huì)。對(duì)工作相關(guān)的約會(huì)和社交約會(huì)而言亦然。假設(shè)你邀約某人在某日出來，然后協(xié)商后得到一個(gè)互相同意的時(shí)間和地點(diǎn)，接著她打開她的筆記并寫下日期。是不是覺得這樣很有效力？

時(shí)間管理課程的老師告訴我，他如何發(fā)現(xiàn)他那小女兒了解“記下的約會(huì)就不會(huì)被忘記”這件亊。答應(yīng)她下周要帶她去動(dòng)物園后，她拿出一枝大的綠色蠟筆，靠在他的PAA上面，寫下“ZOO!”（約兩英寸高的字母）。真是可愛極了。

現(xiàn)在，花一點(diǎn)時(shí)間把這些事記到你的PDA。接著，當(dāng)以后你聽到任何新日期時(shí)，要養(yǎng)成馬上記下的習(xí)慣。

PAA上面的重復(fù)性任務(wù)

如果你使用PAA，有些方式可以避免忘記重復(fù)事件，基本上就是自己做提醒器系統(tǒng)。我會(huì)在PAA里放入每周、每月以及每年的提醒列表。在每個(gè)禮拜一時(shí)，我會(huì)讀每周列表，然后把該周其他日子的任何工作項(xiàng)目填進(jìn)去。在每月的苐一天，我會(huì)讀每月列表，然后把當(dāng)月的承諾事項(xiàng)填寫進(jìn)去。在每年的第一天，我會(huì)填入當(dāng)年工作項(xiàng)目。

我的做法是這樣（沒有談太細(xì)）：

我在PAA里所用的書簽是透明的塑料膜，里面放一張小紙片。在那張紙片上，我記下所有每周會(huì)議。禮拜一時(shí)，我會(huì)在時(shí)間表上替當(dāng)周的每一天標(biāo)識(shí)出每周會(huì)議。如果當(dāng)周輕松，我就只用書簽上的列表作為每天參考之用。

當(dāng)我把接下來30天的每日填寫紙張放人PAA時(shí)，就會(huì)處理每月承諾事項(xiàng)。那可以是當(dāng)月的任何時(shí)刻。不過，就每月會(huì)議而言，最好是替該年的后續(xù)月份都標(biāo)識(shí)到日程表上。我參與的一家非營利組織會(huì)在每年12月公布明年的所有會(huì)議列表。當(dāng)我接到該張列表時(shí)，我就可以立刻在日程表中標(biāo)識(shí)出所有會(huì)議。

每年承諾事項(xiàng)幾乎都是生日這類事情。我將這些生日在計(jì)算機(jī)中存儲(chǔ)成一份列表（先前我說謊。因?yàn)槟菢拥木渥咏Y(jié)構(gòu)比較好讀）。當(dāng)我每年買新的填寫紙時(shí)，我會(huì)用那份列表把那些日期標(biāo)識(shí)出來。我的慣例是在元旦時(shí)花時(shí)間把每年日期復(fù)制到日程表上面的空間。

PDA也可以記錄遙遠(yuǎn)未來的日期，如研討會(huì)等。我替PAA買的填寫紙會(huì)附一張列表，可列出未來幾年的日期。當(dāng)我每年更換紙張時(shí)，我會(huì)參考這幾頁，然后在適當(dāng)?shù)娜粘瘫砜臻g中填寫今年之事。我可以提前兩三年重新安排畢業(yè)典禮和結(jié)婚典禮的沖突。

以上是"循環(huán)系統(tǒng)：日程表管理（4）"的內(nèi)容，本文的主題是“歷史會(huì)自行重復(fù)。工作狀態(tài)和員工會(huì)議、更換機(jī)油、厄爾尼諾現(xiàn)象以及好吃的面餅卷也是如此。前一章開發(fā)出來的許多例行公事都變成重復(fù)事件。PDA優(yōu)于PAA的眾多優(yōu)點(diǎn)之一，就是重復(fù)事件能被一次排好時(shí)間，然后PDA就會(huì)負(fù)責(zé)計(jì)算所有后續(xù)日期。”。時(shí)間管理系統(tǒng)(www.timebao.com)專注于時(shí)間管理，致力于為您提供最優(yōu)秀的時(shí)間管理培訓(xùn)課程。如果你對(duì)以上文章內(nèi)容感興趣，那么你可能對(duì)以下文章也感興趣： 汽車生產(chǎn)的各種要求, 時(shí)間管理是由內(nèi)而外的一種思想, 你能玩得起時(shí)間嗎, 感謝您對(duì)本站的支持。

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