建立項(xiàng)目指標(biāo)的步驟和措施

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如果說，幾乎所有的項(xiàng)目都有某個(gè)共性，那么這一共性就是它們都缺乏足夠的規(guī)劃。這一缺陷在項(xiàng)目管理的績效衡量規(guī)劃方面尤為明顯。收集績效衡量數(shù)據(jù)對項(xiàng)目管理辦公室 (PMO) 的員工來說常常是一種馬后炮行為，目的是匆忙應(yīng)對客戶或政府的各種要求。毫不夸張地講，這些要求不可小視。通常情況下，某個(gè)項(xiàng)目能否繼續(xù)進(jìn)行就要看能否成功地滿足這些要求。

還是那句話，沒有多少項(xiàng)目管理辦公室或類似的機(jī)構(gòu)會投入足夠的時(shí)間和資金去開發(fā)有效的衡量指標(biāo)。其結(jié)果是，它們所用的衡量指標(biāo)多數(shù)情況下都毫無用處。

企業(yè)中的經(jīng)理人首先要做的一件事情，就是要確定哪些衡量指標(biāo)符合該組織在信息方面的需求。然而在某個(gè)項(xiàng)目的整個(gè)過程中，尤其是在開始的階段，需要人們隨時(shí)對這個(gè)過程給予關(guān)注并不斷采取重要舉措。

多數(shù)衡量舉措是在有了需求的情況之下才進(jìn)行的。這樣做的結(jié)果是，項(xiàng)目管理辦公室員工所獲得的衡量數(shù)據(jù)并不是他們需要的或希望得到的，因?yàn)樵陧?xiàng)目結(jié)束時(shí)或在未來如何運(yùn)用衡量數(shù)據(jù)，事先沒有任何計(jì)劃、說明或總體方案。多數(shù)項(xiàng)目管理辦公室不是收集了太多的錯(cuò)誤數(shù)據(jù)，就是采集數(shù)據(jù)的系統(tǒng)有問題，或是采用了錯(cuò)誤的衡量指標(biāo)來對數(shù)據(jù)進(jìn)行評估。

為了杜絕以上這些問題的出現(xiàn)，為了確保有一套智能強(qiáng)大、反應(yīng)靈敏和行之有效的手段來收集和衡量相應(yīng)的績效數(shù)據(jù)，我們可以考慮采取以下這些步驟和措施。

第一步，確定衡量的內(nèi)容

完成這一首要也是最關(guān)鍵的步驟所花費(fèi)的時(shí)間，可能比預(yù)想的要多得多。但是在最初的階段針對結(jié)束的狀態(tài)提前進(jìn)行規(guī)劃，可能會省去你數(shù)百個(gè)小時(shí)的返工時(shí)間，尤其是當(dāng)你的組織正處在“成熟壯大”的階段的時(shí)候。某個(gè)項(xiàng)目管理辦公室在開始制定績效衡量指標(biāo)之前，需要確定和分析它在信息方面的需求是什么，其具體方法是弄清楚究竟要衡量什么，然后應(yīng)該如何去分析這些衡量數(shù)據(jù)。若想搞清楚衡量“什么”，我們需要對項(xiàng)目的正式需求進(jìn)行分析。如果立項(xiàng)正確的話，那么這些需求將符合公司的中心目標(biāo)。

每個(gè)項(xiàng)目都必須全面徹底地實(shí)施這一用來定義和分析項(xiàng)目衡量指標(biāo)的有效流程。如果只是使用陳舊的衡量數(shù)據(jù)而不分析客戶需要什么產(chǎn)品和服務(wù)，或者對自己的分析結(jié)果秘而不宣而忽略了對數(shù)據(jù)的科學(xué)驗(yàn)證，那么其結(jié)果將是適得其反。而企業(yè)要想成功地制定出一項(xiàng)內(nèi)容清晰、指導(dǎo)性強(qiáng)的衡量計(jì)劃，關(guān)鍵是要有管理層的有力領(lǐng)導(dǎo)和資金方面的大量投入。

第二步，選擇衡量的方法

在這個(gè)步驟中，企業(yè)最好是采用某些指導(dǎo)原則，如國際標(biāo)準(zhǔn)組織 (ISO) 模型。公司應(yīng)該從這些指導(dǎo)原則中選擇項(xiàng)目績效的衡量方法，它要么在項(xiàng)目開始時(shí)就已經(jīng)就位，要么日后隨著項(xiàng)目利益相關(guān)者的支持很快被采納。

第三步，建立衡量的指標(biāo)

要想獲得高質(zhì)量的數(shù)據(jù)和正確的分析報(bào)告，你需要關(guān)注以下三類指標(biāo)：

績效衡量指標(biāo)。這些指標(biāo)顯示的是，在取得項(xiàng)目的預(yù)期結(jié)果方面，你的績效狀況如何。其中一個(gè)非常有用的績效衡量指標(biāo)是掙值管理 (EVM，Earned Value Management)。它綜合了項(xiàng)目的成本、項(xiàng)目的進(jìn)度和項(xiàng)目的績效等幾大因素。你選擇什么樣的衡量指標(biāo)最終比用什么工具更加重要，所以要十分謹(jǐn)慎地行事?，F(xiàn)在盡管有一些很優(yōu)雅的衡量工具，但是用它們做大項(xiàng)目太昂貴，做小項(xiàng)目又太復(fù)雜。EVM 技術(shù)則對那些成本加固定費(fèi)用的合同至關(guān)重要。

經(jīng)營成果和客戶滿意度指標(biāo)。它們告訴你，在最終產(chǎn)品和內(nèi)部及外部客戶方面，項(xiàng)目的表現(xiàn)情況。可以從客戶滿意度調(diào)查和項(xiàng)目開始前及結(jié)束后的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)中獲得此類指標(biāo)數(shù)據(jù)。例如，可以衡量某個(gè)新軟件包是否能很快和有效地為最終用戶或客戶解決問題。

流程指標(biāo)。例如：產(chǎn)品、服務(wù)或其他工作成果的合格率，反之就是次品率。

要制定和實(shí)施全面一致的財(cái)務(wù)質(zhì)量和財(cái)務(wù)狀況指標(biāo)，以上三個(gè)方面是必不可少的。項(xiàng)目質(zhì)量是與數(shù)據(jù)質(zhì)量息息相關(guān)的。輸入什么樣的數(shù)據(jù)，就會得到什么樣的結(jié)果。

第四步，將項(xiàng)目衡量計(jì)劃的三類指標(biāo)與質(zhì)量保證計(jì)劃相對應(yīng)

質(zhì)量保證計(jì)劃會幫助你確保產(chǎn)品能夠高質(zhì)量按時(shí)完成并使客戶達(dá)到滿意。如果是提供高質(zhì)量的客戶服務(wù)，你需要運(yùn)用高標(biāo)準(zhǔn)和準(zhǔn)確及時(shí)的數(shù)據(jù)來支持內(nèi)外部客戶及用戶。

第五步，記錄指標(biāo)的數(shù)值

對指標(biāo)數(shù)據(jù)進(jìn)行文檔記錄是至關(guān)重要的。同時(shí)，要為用戶建立一本指標(biāo)手冊，這樣，你不僅提供了方便，而且還保持了一致性。

第六步，對數(shù)據(jù)的衡量、采集、分析和報(bào)告，建立通用的標(biāo)準(zhǔn)

既要為管理層提供概況性信息(例如，可以運(yùn)用綠、黃和紅三色信號燈圖表)，又要具備深入挖掘信息的功能以獲得詳細(xì)數(shù)據(jù)和分析結(jié)果。

第七步，創(chuàng)建電子化工具

關(guān)鍵步驟是，運(yùn)用第六步中所說的標(biāo)準(zhǔn)來創(chuàng)建一個(gè)電子化的指標(biāo)儀表盤(即：基于網(wǎng)絡(luò)的工具)，以便將經(jīng)過采集、分析和整合的指標(biāo)數(shù)據(jù)生成報(bào)表。儀表盤的首頁要簡單明了，內(nèi)容不要超過 15 個(gè)指標(biāo)，但是經(jīng)理人可以往深層點(diǎn)擊以了解詳情。要針對指標(biāo)數(shù)據(jù)報(bào)表做計(jì)劃。還要使數(shù)據(jù)同步以確保它的完整性。

第八步，運(yùn)用六西格瑪技術(shù)

對高度成熟的項(xiàng)目管理辦公室來說，采用六西格瑪技術(shù)是很重要的，可以用來進(jìn)行數(shù)據(jù)分析以了解出錯(cuò)率和次品率等情況。

第九步，持續(xù)實(shí)施量化改進(jìn)

項(xiàng)目績效的衡量，其路途是永無止境的。為了避免項(xiàng)目在原地踏步，甚至走下坡路，我們需要運(yùn)用正確的數(shù)據(jù)來分析和解決反復(fù)出現(xiàn)的管理和技術(shù)問題。要利用你能找到的一切工具和技術(shù)來改善次品率或出錯(cuò)率。

要努力使你的企業(yè)組織具有高層次的管理和控制流程，因?yàn)檫@樣做具有很高的商業(yè)價(jià)值。這些商業(yè)價(jià)值將體現(xiàn)在以下兩個(gè)關(guān)鍵領(lǐng)域：

發(fā)現(xiàn)造成差異的普遍原因。這些差異是在流程的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行正常和意料之中的互動(dòng)時(shí)造成的。通過弄清這些差異，我們就可以將它們的影響減少到最小程度。

發(fā)現(xiàn)針對性的改進(jìn)措施。這些改進(jìn)措施是針對高級項(xiàng)目管理人員發(fā)現(xiàn)的具體問題的。一般情況下，實(shí)施了具有針對性的改進(jìn)措施后，這些問題在效率方面會取得長足進(jìn)步。

對所有的持續(xù)的量化改進(jìn)努力來說，有兩大概念很重要：

漸進(jìn)的或者持續(xù)的改進(jìn)與變化。這種改進(jìn)與變化指的是循序漸進(jìn)的改進(jìn)措施，通過改善企業(yè)目前用于業(yè)務(wù)和運(yùn)營的那些流程和工具來大大地降低成本，大大地提高效率。

革新式改進(jìn)。這種改進(jìn)與變化指的是企業(yè)和項(xiàng)目在績效上面實(shí)現(xiàn)的重大飛躍，是通過引進(jìn)新的流程或技術(shù)完成的。

第十步，采用最佳的實(shí)踐

如果將所有這些步驟總結(jié)為一句話，那就是在制定有效的衡量指標(biāo)和計(jì)劃時(shí)，要兼顧質(zhì)量、時(shí)間和成本問題。然后，你就會有一個(gè)項(xiàng)目管理辦公室 衡量計(jì)劃，為你的項(xiàng)目和組織實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)和使命目標(biāo)及滿足信息方面的需求提供支持。

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