企業(yè)實施ERP軟件財務監(jiān)督四點建議

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我國外貿(mào)行業(yè)隨著市場的拓展、企業(yè)的壯大，對內(nèi)部會計信息化要求越來越高，以ERP軟件為代表的企業(yè)信息系統(tǒng)實現(xiàn)了高度集成。企業(yè)的會計信息化不再是一個獨立的系統(tǒng)，它貫穿在外貿(mào)企業(yè)整體業(yè)務流程之中。其中，采購與付款流程是會計信息化最重要的一個環(huán)節(jié)。對這一環(huán)節(jié)的財務監(jiān)督也顯得極其重要。業(yè)內(nèi)專業(yè)人士給出四點建議。

一，帳外賒購庫存實時記錄，并且保證與帳實相符。

ERP軟件是賬實相符集成且實時的一個系統(tǒng)。對于收貨和收發(fā)票時間不相符的情況，ERP軟件會采用對收貨和發(fā)票校驗兩項業(yè)務都記賬的方法。

其一，如果貨未到票到，貨晚于發(fā)票，那么收發(fā)票使按發(fā)票金額記入“商品采購”科目。當收到貨物時核對清楚帳，同時按發(fā)票金額更新“庫存”價值。通過erp系統(tǒng)，實現(xiàn)對“帳外賒購”變成“賒購”，會計可實現(xiàn)實時監(jiān)督。其二，如果票未到貨先到，受到貨物時，直接按照采購訂單價格入存貨物價值。當受到發(fā)票時，在更新庫存價值。其三，在管理上設(shè)立財務人員與采購部門記錄進行對賬，保證所有采購臺賬都已入賬務帳。

二，信息系統(tǒng)高度集成，部門相互配合監(jiān)督。由于ERP系統(tǒng)中會計系統(tǒng)負責接收和處理各個業(yè)務數(shù)據(jù)信息之間的傳遞，這必定會帶來相互監(jiān)督能力較強的系統(tǒng)。在采購與付款系統(tǒng)中強調(diào)兩個集成，其一是財務對庫存管理和付款管理集成，采取的是自動監(jiān)控；其二是會計系統(tǒng)內(nèi)集成，采取的是自動檢查。

三，外貿(mào)企業(yè)必須采取職責分工明確，保證關(guān)鍵控制崗位的獨立性。我們以付款環(huán)節(jié)為例，其獨立性是非常重要的。因為，付款流程牽涉到企業(yè)資金向外支付，對支付安全系數(shù)要求較大。我們可以從三個方面加以控制保證其安全性。

其一，對付款清單的審核批準。采購部員工與供應商核對購貨訂單后，分管應付款的會計會付款簽收。驗收單核對和金額復核兩個必須同時進行保證無一漏洞。

其二，支付憑證控制。在外貿(mào)企業(yè)中，支票等支付憑證是有會計人員管理的。支付憑證填制或打印完畢，還要經(jīng)過主管審批、蓋章才能真正支付。

其三，采購與付款循環(huán)中新增風險控制點，即將維護供應商記錄的權(quán)限與輸入供應商發(fā)票的權(quán)限分開，這就避免了自動付款給虛增的供應商事件的發(fā)生，防止出現(xiàn)外貿(mào)企業(yè)內(nèi)部欺詐。

四，建立企業(yè)的訪問安全制度。

外貿(mào)企業(yè)的財務監(jiān)督主要還要考慮到防止未經(jīng)授權(quán)修改會計系統(tǒng)或會計記錄，或者修改向會計系統(tǒng)提供數(shù)據(jù)的系統(tǒng)。外貿(mào)企業(yè)必須提高相關(guān)工作人員的安全意識，不能亂用他人的口令和密碼進入軟件系統(tǒng)。另外，更換操作人員時，企業(yè)管理層一定要及時更改密碼。其中，任何操作人員離開工作地，都必須退出或鎖定已經(jīng)運行的程序，防止他人竊取信息。