企業(yè)實(shí)施ERP軟件財(cái)務(wù)監(jiān)督四點(diǎn)建議

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我國(guó)外貿(mào)行業(yè)隨著市場(chǎng)的拓展、企業(yè)的壯大，對(duì)內(nèi)部會(huì)計(jì)信息化要求越來(lái)越高，以ERP軟件為代表的企業(yè)信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了高度集成。企業(yè)的會(huì)計(jì)信息化不再是一個(gè)獨(dú)立的系統(tǒng)，它貫穿在外貿(mào)企業(yè)整體業(yè)務(wù)流程之中。其中，采購(gòu)與付款流程是會(huì)計(jì)信息化最重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。對(duì)這一環(huán)節(jié)的財(cái)務(wù)監(jiān)督也顯得極其重要。業(yè)內(nèi)專(zhuān)業(yè)人士給出四點(diǎn)建議。

一，帳外賒購(gòu)庫(kù)存實(shí)時(shí)記錄，并且保證與帳實(shí)相符。

ERP軟件是賬實(shí)相符集成且實(shí)時(shí)的一個(gè)系統(tǒng)。對(duì)于收貨和收發(fā)票時(shí)間不相符的情況，ERP軟件會(huì)采用對(duì)收貨和發(fā)票校驗(yàn)兩項(xiàng)業(yè)務(wù)都記賬的方法。

其一，如果貨未到票到，貨晚于發(fā)票，那么收發(fā)票使按發(fā)票金額記入“商品采購(gòu)”科目。當(dāng)收到貨物時(shí)核對(duì)清楚帳，同時(shí)按發(fā)票金額更新“庫(kù)存”價(jià)值。通過(guò)erp系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)“帳外賒購(gòu)”變成“賒購(gòu)”，會(huì)計(jì)可實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)監(jiān)督。其二，如果票未到貨先到，受到貨物時(shí)，直接按照采購(gòu)訂單價(jià)格入存貨物價(jià)值。當(dāng)受到發(fā)票時(shí)，在更新庫(kù)存價(jià)值。其三，在管理上設(shè)立財(cái)務(wù)人員與采購(gòu)部門(mén)記錄進(jìn)行對(duì)賬，保證所有采購(gòu)臺(tái)賬都已入賬務(wù)帳。

二，信息系統(tǒng)高度集成，部門(mén)相互配合監(jiān)督。由于ERP系統(tǒng)中會(huì)計(jì)系統(tǒng)負(fù)責(zé)接收和處理各個(gè)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)信息之間的傳遞，這必定會(huì)帶來(lái)相互監(jiān)督能力較強(qiáng)的系統(tǒng)。在采購(gòu)與付款系統(tǒng)中強(qiáng)調(diào)兩個(gè)集成，其一是財(cái)務(wù)對(duì)庫(kù)存管理和付款管理集成，采取的是自動(dòng)監(jiān)控；其二是會(huì)計(jì)系統(tǒng)內(nèi)集成，采取的是自動(dòng)檢查。

三，外貿(mào)企業(yè)必須采取職責(zé)分工明確，保證關(guān)鍵控制崗位的獨(dú)立性。我們以付款環(huán)節(jié)為例，其獨(dú)立性是非常重要的。因?yàn)?，付款流程牽涉到企業(yè)資金向外支付，對(duì)支付安全系數(shù)要求較大。我們可以從三個(gè)方面加以控制保證其安全性。

其一，對(duì)付款清單的審核批準(zhǔn)。采購(gòu)部員工與供應(yīng)商核對(duì)購(gòu)貨訂單后，分管應(yīng)付款的會(huì)計(jì)會(huì)付款簽收。驗(yàn)收單核對(duì)和金額復(fù)核兩個(gè)必須同時(shí)進(jìn)行保證無(wú)一漏洞。

其二，支付憑證控制。在外貿(mào)企業(yè)中，支票等支付憑證是有會(huì)計(jì)人員管理的。支付憑證填制或打印完畢，還要經(jīng)過(guò)主管審批、蓋章才能真正支付。

其三，采購(gòu)與付款循環(huán)中新增風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)，即將維護(hù)供應(yīng)商記錄的權(quán)限與輸入供應(yīng)商發(fā)票的權(quán)限分開(kāi)，這就避免了自動(dòng)付款給虛增的供應(yīng)商事件的發(fā)生，防止出現(xiàn)外貿(mào)企業(yè)內(nèi)部欺詐。

四，建立企業(yè)的訪問(wèn)安全制度。

外貿(mào)企業(yè)的財(cái)務(wù)監(jiān)督主要還要考慮到防止未經(jīng)授權(quán)修改會(huì)計(jì)系統(tǒng)或會(huì)計(jì)記錄，或者修改向會(huì)計(jì)系統(tǒng)提供數(shù)據(jù)的系統(tǒng)。外貿(mào)企業(yè)必須提高相關(guān)工作人員的安全意識(shí)，不能亂用他人的口令和密碼進(jìn)入軟件系統(tǒng)。另外，更換操作人員時(shí)，企業(yè)管理層一定要及時(shí)更改密碼。其中，任何操作人員離開(kāi)工作地，都必須退出或鎖定已經(jīng)運(yùn)行的程序，防止他人竊取信息。