兩點破解工作日志制度的雞肋現(xiàn)狀

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根據(jù)一項調(diào)查，高達76%的公司都在執(zhí)行工作日志制度，但大部分管理者反映：這項制度最后要么不了了之，要么淪為了雞肋。堅持繼續(xù)執(zhí)行，達不到預(yù)期的效果；放棄執(zhí)行，又找不到更好的管理方法。該如何是好？為了從根本上改變這種現(xiàn)狀，筆者認為公司管理者要做到兩點。

第一點，要非常明確“為什么要實行工作日志制度”？

在執(zhí)行工作日志制度之前，企業(yè)管理者不妨先問問自己，“我們?yōu)槭裁匆獙嵭泄ぷ魅罩局贫取?，“是否有必要?zhí)行工作日志制度”？不同行業(yè)、專業(yè)的企業(yè)分為很多種，重生產(chǎn)制造的、重技術(shù)研發(fā)的、重銷售溝通的等等，是否每個公司都適合工作日志制度呢？不適合，那就徹底不用，完全沒必要跟風或追求所謂的“現(xiàn)代管理方式”，給員工增加不必要的負擔；如果可有可無，那就從人事部門適當整理考核即可，也不無所謂變成“雞肋”似的可惜；如果的確有必要，那就必須明確該公司實行工作日志制度的重要性，這樣才能為下一步實行打好基礎(chǔ)。

雖然行業(yè)屬性各有不同，但大多數(shù)公司都確有必要實行工作日志制度。工作日志是對每天或短期階段性的工作進行長期記錄的習慣和要求。不管對企業(yè)、還是對個人，不管是當前階段還是長遠發(fā)展都大有裨益。對個人來說，每天恰當?shù)挠涗浌ぷ魅罩臼橇己玫墓ぷ髁晳T之一，是自我工作管理的一種方法。時間的碎片化往往讓很多工作者結(jié)束一天工作的時候，卻想不起來今天到底做了哪些工作，記錄日志不但可以確保每天工作不會出現(xiàn)遺漏，幫助日后回憶和檢視，查缺補漏，更可在日積月累潛移默化中提高了自身的事務(wù)管理和時間管理能力，同時也為日后出現(xiàn)爭議時提供佐證。從長遠來看，如果能養(yǎng)成每天記錄的好習慣，會是一筆不小的經(jīng)歷財富，明確自己在不同公司不同階段做出了哪些貢獻、哪些成就，還有哪些不足，可以查找任何階段的關(guān)鍵信息，對未來的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃和設(shè)計是必不可少的參考之一。對企業(yè)來說，從短期看，工作日志的執(zhí)行可以直接和間接的提升工作效率，一方面可以硬性的對員工的工作行為形成約束和規(guī)范，間接提升工作效率，另一方面工作日志可以對部門領(lǐng)導(dǎo)和團隊負責人起到跟蹤業(yè)務(wù)進展、業(yè)績證明等作用，實時了解團隊內(nèi)員工的工作情況，工作計劃、進度、遇到的困難等等，更有效地進行資源調(diào)度和工作安排。從長遠發(fā)展來看，每個崗位曾經(jīng)來過的每個員工的工作日志都是一筆龐大的數(shù)據(jù)資源，所謂的“大數(shù)據(jù)”不過就是長久過程的記錄和積累，對這些資源的利用和分析，尤其是關(guān)鍵核心崗位（管理崗、核心技術(shù)崗等），不但可以在人員流動時形成有效的承上啟下的銜接，更可以對公司發(fā)展關(guān)鍵結(jié)點、里程碑時刻提供極具價值的素材，如歷史回顧、重大決策的確定、未來戰(zhàn)略的制定等等。對一般的企業(yè)是這樣，對一些特殊的企業(yè)更是一樣，如重大技術(shù)研發(fā)的單位，對每個階段、每個節(jié)點、每個小問題的記錄都十分重要。

工作日志是一種習慣，從一個習慣可以窺探一種文化、一種性格。這種文化、這種性格可以影響一個人、一個企業(yè)甚至一個民族。日本的“記事本”情結(jié)全球聞名，從企業(yè)高管到家庭主婦，都有良好的記錄事項的習慣，他們堅信“再好的記性也不如爛筆頭”，大事、瑣碎的事、重要的日子、可忽略不計的開銷，一一在冊，這讓他們更好地安排工作計劃、節(jié)約時間、也是一種有意義的收藏，更重要的是形成對時間的優(yōu)質(zhì)管理。

第二點，如何實行“工作日志制度”？

既然工作日志制度對大多數(shù)企業(yè)都很有必要，那要想發(fā)揮它的作用，如何執(zhí)行是關(guān)鍵。

第一，要有清晰明確的“工作日志制度”執(zhí)行規(guī)范。很多公司的“工作日志制度”不了了之，多是因為管理規(guī)范過于“普通”，放之“任何一個公司”而皆準，無非是目的、適用范圍、撰寫要求等常規(guī)的要求，既沒有針對性又沒有落地有聲的可操作性，規(guī)范制定草草了事，員工執(zhí)行自然敷衍了事。這里所說的“清新明確的規(guī)范”是指每個企業(yè)都應(yīng)該根據(jù)自己的崗位性質(zhì)、工作特點、員工級別等進行有針對性的要求，例如公司內(nèi)部有研發(fā)崗和銷售崗，兩個崗位工作特點差異顯著，日志要求不能一概而論，技術(shù)類崗位更側(cè)重階段性的要點，銷售崗位多數(shù)為日常工作，重大節(jié)點會有進展性突破，撰寫要求上應(yīng)考慮差異；再如普通員工和部門領(lǐng)導(dǎo)，員工的工作瑣碎，有些會偏于機械性的流水工作，而部門領(lǐng)導(dǎo)更多是指導(dǎo)、部門戰(zhàn)略的思考工作，在撰寫要求、提交時間等細節(jié)上要有細化區(qū)別等。這樣能保證工作日志的撰寫有針對性。同時一個高效的工作日志還應(yīng)包括時間、任務(wù)點、完成人和期限、心得等關(guān)鍵點。

第二，工作日志制度執(zhí)行不是目的，管理必須到位。執(zhí)行規(guī)范是第一步，讓員工明確應(yīng)該怎么做，管理到位是第二步，讓員工明確為什么這么做。這里說的管理包含兩個層面的意義，其一是外在的強制管理，做的好怎樣？做的不好怎樣？都應(yīng)配套對應(yīng)的考核以及正負激勵措施，既然工作日志制度很有必要，就應(yīng)該在點滴處發(fā)揮到極致，否則也會出現(xiàn)最后“不了了之”的局面；其二是內(nèi)在的作用發(fā)揮管理，強制管理只是輔助手段，激烈的碰撞式管理弄不好會引發(fā)“更高級的敷衍”，從執(zhí)行的員工到考核的人事。因此，最重要的是要能在工作中真正發(fā)揮工作日志的作用，讓員工記錄工作日志的習慣能服務(wù)于個人、團隊、組織的工作，真正意識到日志的價值。俗話說“誅人誅心”，工作管理也是這樣，員工心底自發(fā)認為應(yīng)該這樣做，效果自然不一般。

第三，建立高效的信息平臺，助力管理更上層樓。每日記錄工作日志是個長期、繁瑣的過程，統(tǒng)計、考核更是個繁瑣、龐大的工程，要想充分踐行工作日志的長期執(zhí)行，企業(yè)最好搭建功能配套、操作便捷的信息化平臺，通過信息化手段和技術(shù)實現(xiàn)日常的分類、權(quán)限、上傳、統(tǒng)計、考核等各項管理事宜，更科學也更高效。

工作日志的記錄、整理和應(yīng)用表面看是一種工作習慣，本質(zhì)上是對事物和時間的管理。日志不是員工應(yīng)付主管的道具，不是企業(yè)裝裱自己的“形式制度”，看似簡單，堅持有效的進行下來，收獲的將是管理的奇跡。（文/仁達方略）