業(yè)務(wù)流程管理優(yōu)化企業(yè)協(xié)同辦公

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【計(jì)世獨(dú)家】當(dāng)前，很多辦公自動(dòng)化系統(tǒng)都還停留在“流程自動(dòng)化”的階段，而要將“流程自動(dòng)化”上升為“流程協(xié)同化”，就需要借助BPM的管理思想。

在Gartner公布的“2008年十大戰(zhàn)略性技術(shù)”中，業(yè)務(wù)流程管理（BPM，Business Performance Management）位居前列。BPM的目標(biāo)就是管理優(yōu)化核心流程，提高企業(yè)應(yīng)變能力，從而降低運(yùn)營成本、增強(qiáng)獲利能力。

當(dāng)前，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA）在各類企事業(yè)單位中都得到了廣泛的應(yīng)用，普及度較高，但應(yīng)用水平還有待進(jìn)一步提升。很多辦公自動(dòng)化系統(tǒng)都還停留在“流程自動(dòng)化”的階段，而要將“流程自動(dòng)化”上升為“流程協(xié)同化”，就需要借助BPM的管理思想。

將BPM管理思想應(yīng)用在協(xié)同辦公中，可以實(shí)現(xiàn)以下目標(biāo):

1． 自動(dòng)歸檔: 避免了文件丟失，方便查詢。

2． 流程透明: 事件的提報(bào)人可以實(shí)時(shí)了解流程中每個(gè)環(huán)節(jié)參與人員的指令與建議，清晰定位整個(gè)事件審批的狀態(tài)。譬如，在業(yè)務(wù)模塊的流轉(zhuǎn)過程中，提報(bào)人可以隨時(shí)查看各部門建議、修改意見以及查看領(lǐng)導(dǎo)的批示結(jié)果; 同時(shí)，提報(bào)人也可以依據(jù)透明流程，對(duì)相關(guān)環(huán)節(jié)做好溝通匯報(bào)。

3． 責(zé)任明確: 登錄系統(tǒng)后，在最明顯的位置上出現(xiàn)待辦事宜，并根據(jù)處理時(shí)限出現(xiàn)紅綠燈提示: 臨近處理時(shí)限，就會(huì)有黃燈提示; 一旦超過處理期限，就會(huì)有紅燈報(bào)警。并且在處理事件時(shí)，必須明確表明自己的態(tài)度。

4． 協(xié)同管理: 集團(tuán)企業(yè)各業(yè)務(wù)部門、管理部門在事件處理中沒有延誤、沒有借口、快速反應(yīng)，走流程已經(jīng)成為習(xí)慣，提高了決策反應(yīng)能力。

行政辦公、人力、財(cái)務(wù)等以工作流管理為核心的企業(yè)管理信息化，正在由OA發(fā)展為現(xiàn)在的“協(xié)同辦公系統(tǒng)”。特別是對(duì)集團(tuán)企業(yè)而言，涵蓋了集團(tuán)、子公司經(jīng)營管理的大量流程，如辦公室相關(guān)的審批流程、固定資產(chǎn)管理、合同管理、人力資源管理、市場促銷管理、項(xiàng)目申報(bào)管理、安全管理等。

這些流程的應(yīng)用方便了業(yè)務(wù)辦理，提高了工作效率; 同時(shí)收集了大量文檔數(shù)據(jù)，記錄了誰需要什么樣的信息或者服務(wù)，如何得到這些信息或者服務(wù)，如何深入挖掘各種有效信息資源。筆者認(rèn)為，可以對(duì)以下這些問題進(jìn)行量化，并利用BPM思想對(duì)流程進(jìn)行分析優(yōu)化，從而更好地滿足企業(yè)運(yùn)營需求:

1. 流程的復(fù)雜性: 統(tǒng)計(jì)每個(gè)流程的環(huán)節(jié)數(shù)，如果流程的環(huán)節(jié)過多，很容易出現(xiàn)“人人都簽字、人人都不負(fù)責(zé)”的情況。

2. 流程的工作效率: 統(tǒng)計(jì)每個(gè)流程的流轉(zhuǎn)時(shí)間、全部流程的平均流轉(zhuǎn)時(shí)間，監(jiān)控重要流程、復(fù)雜流程的工作效率。

3. 流程中每個(gè)崗位環(huán)節(jié)的工作效率: 統(tǒng)計(jì)每個(gè)具體環(huán)節(jié)的流轉(zhuǎn)時(shí)間、平均流轉(zhuǎn)時(shí)間。

4. 流程中角色的工作復(fù)雜性: 在企業(yè)的實(shí)際管理中流程的負(fù)責(zé)部門與信息系統(tǒng)中每個(gè)流程的重要角色如何分工與匹配。

5. 部門或公司的應(yīng)用情況: 統(tǒng)計(jì)各公司所屬模塊的絕對(duì)數(shù)量和流轉(zhuǎn)時(shí)間，評(píng)價(jià)各公司對(duì)系統(tǒng)的使用情況，制定相應(yīng)的推進(jìn)措施。

6. 意見類型: 統(tǒng)計(jì)個(gè)人和角色在所有流程中的審批意見，計(jì)算“不同意”意見的比例。

7. 工作時(shí)間: 統(tǒng)計(jì)起草和審批時(shí)間，各時(shí)間段的審批量。