中小企業(yè)選擇合肥OA的參照標(biāo)準(zhǔn)和注意事項(xiàng)

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中小企業(yè)是我國國民經(jīng)濟(jì)中最具活力、并且是推動(dòng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要力量。對(duì)于我國的中小企業(yè)而言，他們面臨資金少、規(guī)模小、業(yè)務(wù)單一、員工素質(zhì)不高，管理體系不規(guī)范等亟待解決的問題。面對(duì)復(fù)雜多變的經(jīng)營環(huán)境，越來越多的中小企業(yè)開始尋求信息化手段來幫助自己增強(qiáng)市場競爭力，希望借助先進(jìn)的管理軟件來理順生產(chǎn)資源和提高管理水平和效率。

中小企業(yè)進(jìn)入成長期后，原有的管理模式將不再適應(yīng)企業(yè)內(nèi)外環(huán)境的變化，企業(yè)迫切需要借助信息化手段進(jìn)行規(guī)范的管理，合肥OA的實(shí)施自然是其中不可缺少的一環(huán)。但是，中小企業(yè)從誕生之日起就有著自身的頑癥和特點(diǎn)，如何針對(duì)這些頑癥和特點(diǎn)來實(shí)施合肥OA，少走冤枉路，少花冤枉錢，提高成功率是每個(gè)中小企業(yè)主所關(guān)心的問題。

合肥OA應(yīng)用是一項(xiàng)系統(tǒng)的綜合工程，它包括前期論證、選型、系統(tǒng)實(shí)施、系統(tǒng)驗(yàn)收、二次開發(fā)等階段，其中，合肥OA選型即是開始也是難點(diǎn)。選型決定了整個(gè)合肥OA項(xiàng)目的方向，選型過程就如泛普軟件航船舶的舵手，如果舵手指錯(cuò)了方向，那么開足馬力的行駛只能是偏離正確的方向越來越遠(yuǎn)。如何選型，成為擺在中小企業(yè)面前的一道難題。

“只選對(duì)的，不選貴的”，這是中小企業(yè)選擇的準(zhǔn)則。“以信息化帶動(dòng)工業(yè)化，以工業(yè)化促進(jìn)信息化”，國家明了走新型工業(yè)化道路的戰(zhàn)略，中小企業(yè)信息化得到前所未有的重視。然而，中小企業(yè)信息化的實(shí)踐表明，數(shù)以億計(jì)的信息化投資似乎并沒有帶來人們預(yù)期的收益。在中小企業(yè)信息化過程中還存在一些誤區(qū)，“信息化黑洞”、“上信息化項(xiàng)目是找死，不上是等死”等問題的出現(xiàn)，始終困擾著中小企業(yè)信息化的成功實(shí)施。為此，筆者總結(jié)了在中小企業(yè)選擇合肥OA的時(shí)候，可以將以下內(nèi)容作為參考依據(jù)：

一、中小企業(yè)選擇合肥OA依據(jù)分析

依據(jù)一：合肥OA實(shí)施企業(yè)必須有準(zhǔn)確定位。合肥OA 項(xiàng)目本質(zhì)上是一個(gè)管理項(xiàng)目，而不是純粹的IT項(xiàng)目，它的導(dǎo)入和實(shí)施會(huì)涉及到企業(yè)管理的方方面面，需要對(duì)企業(yè)現(xiàn)有的管理模式、業(yè)務(wù)流程、作業(yè)方式和作業(yè)習(xí)慣進(jìn)行系統(tǒng)整合，以提高企業(yè)的管理水平和效率為不斷完善的主線。因此，在合肥OA項(xiàng)目選型之前，企業(yè)一定要對(duì)合肥OA項(xiàng)目作一個(gè)明確和準(zhǔn)確的定位。一個(gè)正確的定位對(duì)項(xiàng)目選型乃至實(shí)施工作都可以起到極強(qiáng)的指導(dǎo)作用，直接影響合肥OA項(xiàng)目的效果。

依據(jù)二：合肥OA上線時(shí)間必須明確。在選型之初，企業(yè)要對(duì)自身現(xiàn)狀進(jìn)行調(diào)查，了解企業(yè)的規(guī)模、人員素質(zhì)、管理模式、信息化基礎(chǔ)等方面的情況，以明確信息化需求。中小企業(yè)具有一些共性，例如，管理基礎(chǔ)薄弱，業(yè)務(wù)流程和組織結(jié)構(gòu)都還需要不斷完善，企業(yè)的發(fā)展策略可能會(huì)隨著市場的變化而不斷地調(diào)整；資金投入有限，可融入資金的渠道相對(duì)較少；沒有相對(duì)規(guī)范的業(yè)務(wù)流程；信息化基礎(chǔ)薄弱，在信息化建設(shè)方面投入的資金較少，有經(jīng)驗(yàn)的信息化建設(shè)人才更少。除此之外，不同企業(yè)有著各自不同的特點(diǎn)，在分析現(xiàn)狀時(shí)必須明確這些特點(diǎn)，挖掘自身不同于他人的需求，將這些作為確定合肥OA項(xiàng)目是否上馬和確定系統(tǒng)類別及使用年限的重要依據(jù)。

依據(jù)三：將企業(yè)自身的發(fā)展規(guī)劃作為選型的依據(jù)。中小企業(yè)一般比較關(guān)注企業(yè)的當(dāng)前需求，比如一些急需改善的問題、急需提高的效率等。這本身是沒有問題的，但是，相當(dāng)多數(shù)的企業(yè)忽略了企業(yè)長期的需求、今后可能出現(xiàn)的問題等，也就是說，對(duì)自身的信息化建設(shè)沒有一個(gè)通盤的考慮，哪里有洞哪里補(bǔ)。這樣做可能很快就見到了效益，而且只付出了比較小的成本，但是卻為以后的信息化建設(shè)留下了隱患。今后隨之而來的，可能是企業(yè)使用的系統(tǒng)越來越多，越來越雜，造成數(shù)據(jù)無法整體共享、系統(tǒng)重復(fù)建設(shè)等問題。

依據(jù)四：服務(wù)提供商的選擇。選擇專注于某個(gè)行業(yè)的中小服務(wù)提供商，實(shí)際看重的是其背后的專業(yè)化服務(wù)團(tuán)隊(duì)，在這個(gè)團(tuán)隊(duì)中，包括了行業(yè)的管理咨詢專家、軟硬件工程技術(shù)人員等，他們能從專業(yè)的角度幫助用戶選型、分析、實(shí)施，乃至二次開發(fā)。因此，選擇有行業(yè)背景的中小服務(wù)提供商即可以滿足企業(yè)的實(shí)際業(yè)務(wù)需求又可以節(jié)省合肥OA項(xiàng)目成本。

依據(jù)五：合肥OA項(xiàng)目實(shí)施預(yù)算是按時(shí)完成的關(guān)鍵。確定預(yù)算范圍是決定選型廣度的基礎(chǔ)。由于中小企業(yè)可融入資金的渠道相對(duì)較少，因此，要注意根據(jù)自身財(cái)務(wù)狀況及合肥OA系統(tǒng)使用年限預(yù)期確定合肥OA項(xiàng)目預(yù)算框架，以保證項(xiàng)目順利進(jìn)行。合肥OA項(xiàng)目除了實(shí)際購買軟件和支付實(shí)施顧問企業(yè)的費(fèi)用外，還需要考慮到很多的人力資源相關(guān)成本，如用戶保證項(xiàng)目參與時(shí)間引起的加人情況、項(xiàng)目加班等一系列費(fèi)用，這些都會(huì)對(duì)企業(yè)正常運(yùn)營情況下的整體預(yù)算成本造成很大的壓力，因此，這些機(jī)動(dòng)費(fèi)用必須考慮在項(xiàng)目預(yù)算中。充足的預(yù)算是保證 合肥OA項(xiàng)目按時(shí)完成的關(guān)鍵。

依據(jù)六：企業(yè)內(nèi)部各部門的溝通必須充分。在選型前必須在企業(yè)中高層范圍內(nèi)進(jìn)行討論、確認(rèn)。溝通是非常重要的，對(duì)于中小企業(yè)來說，大多中高層都是一個(gè)家族的成員，對(duì)于大項(xiàng)投資的金額、時(shí)間、回報(bào)率都是非常關(guān)注的，沒有大家的共識(shí)與參與，很容易導(dǎo)致選型成了單一的選價(jià)格，那就失去了投資合肥OA項(xiàng)目的意義。選型溝通的另一個(gè)重點(diǎn)要選擇合肥OA產(chǎn)品和企業(yè)適用性一定要有良好的對(duì)接，合肥OA 產(chǎn)品要在企業(yè)中應(yīng)用必須適合企業(yè)的管理流程、管理需求，相當(dāng)一部分現(xiàn)有的軟件是不適合中小企業(yè)需求的，這就需要進(jìn)行流程再造，對(duì)于哪些管理流程需要調(diào)整和再造，也需要在選型前和管理層進(jìn)行充分的溝通，取得一致意見，然后和服務(wù)提供商進(jìn)行商榷，進(jìn)行產(chǎn)品的升級(jí)或二次開發(fā)。

依據(jù)七：評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)立是必要的。軟件產(chǎn)品的功能，即產(chǎn)品是否能滿足企業(yè)的實(shí)際業(yè)務(wù)的需求、滿足到那種程度，對(duì)于部分特殊的需求，是否有針對(duì)性的解決方案。大體上而言針對(duì)軟件產(chǎn)品有三個(gè)評(píng)價(jià)指標(biāo)：

第一、軟件產(chǎn)品的成熟度分析和了解。對(duì)于軟件產(chǎn)品的成熟度可以從供應(yīng)商的發(fā)展歷史、在行業(yè)內(nèi)擁有的客戶數(shù)量和客戶類型來考察。最好用公司的現(xiàn)有業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)對(duì)供應(yīng)商提供的演示版進(jìn)行數(shù)據(jù)測試，并且去供應(yīng)商以前客戶實(shí)地考察一下，了解其實(shí)施的背景、基礎(chǔ)、過程、遇到的問題以及目前的運(yùn)行狀況、適用性及穩(wěn)定性等情況。將這些資料綜合作為考察產(chǎn)品成熟度的標(biāo)準(zhǔn)。

第二、軟件產(chǎn)品的人性化程度分析和了解。軟件產(chǎn)品的人性化程序主要指界面的友好性，可操作性。如視窗操作，圖形化的功能界面(圖形化的業(yè)務(wù)流程、查詢系統(tǒng)等，與桌面主要應(yīng)用系統(tǒng)的集成(如：與Office系統(tǒng)的集成等，簡便的界面和菜單功能設(shè)計(jì)，界面操作直觀、簡單，符合現(xiàn)有的系統(tǒng)操作習(xí)慣，不需要額外增加軟件學(xué)習(xí)成本。

第三、軟件產(chǎn)品的擴(kuò)展性分析和了解。軟件產(chǎn)品的擴(kuò)展性主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：第一，與其他軟件系統(tǒng)的集成，在采用現(xiàn)有解決方案的基礎(chǔ)上，企業(yè)可很容易的擴(kuò)展到電子商務(wù)、辦公自動(dòng)化、客戶關(guān)系管理、供應(yīng)鏈管理等系統(tǒng)，并且所有這些解決方案都是無縫集成的。第二，系統(tǒng)的二次開發(fā)，在項(xiàng)目實(shí)施和運(yùn)行的過程中，可以對(duì)現(xiàn)有的系統(tǒng)進(jìn)行功能完善，能否提供穩(wěn)定可靠的二次開發(fā)能力是軟件產(chǎn)品是否成熟的關(guān)鍵因素之一。

依據(jù)八：對(duì)合肥OA提供商技術(shù)實(shí)力和服務(wù)水平設(shè)立評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。服務(wù)提供商的技術(shù)實(shí)力和服務(wù)水平也會(huì)影響到合肥OA項(xiàng)目的成功與否。服務(wù)提供商能夠?yàn)槠髽I(yè)提供什么樣的技術(shù)保障，是否有完善的售后服務(wù)體系等。大體上而言針對(duì)服務(wù)提供商有以下三個(gè)評(píng)價(jià)指標(biāo)：

第一、服務(wù)提供商的行業(yè)經(jīng)驗(yàn)。供應(yīng)商目前實(shí)施的客戶中與本公司生產(chǎn)和業(yè)務(wù)管理以及實(shí)施基礎(chǔ)等方面是否有相似的類型，這可以為企業(yè)合肥OA項(xiàng)目導(dǎo)入上的成功提供強(qiáng)有力的支持。

第二、服務(wù)提供商的實(shí)施力量。作一個(gè)管理項(xiàng)目，實(shí)施顧問的管理背景和合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)、豐富的項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)非常重要。企業(yè)實(shí)施顧問應(yīng)具備企業(yè)一線管理的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)企業(yè)的業(yè)務(wù)和管理運(yùn)作非常熟悉，有過在類似公司的任職的經(jīng)歷以及多年的合肥OA項(xiàng)目實(shí)施經(jīng)驗(yàn)等。而不能是以IT背景人員作為實(shí)施的主要力量。

第三、合肥OA軟件系統(tǒng)的實(shí)施方法及文檔管理規(guī)范。服務(wù)提供商是否能夠提供完整的實(shí)施方法論體系，作為雙方項(xiàng)目導(dǎo)入和實(shí)施工作的指導(dǎo)。好的系統(tǒng)必須要在科學(xué)的方法論體系的指導(dǎo)下實(shí)施才有可能取得真正的成功。

系統(tǒng)的文檔建立和保存是整個(gè)項(xiàng)目成功的保障。通過科學(xué)嚴(yán)密的文檔控制系統(tǒng)，不僅可以很好保證實(shí)施效果，而且即使公司出現(xiàn)人員調(diào)整，通過有關(guān)實(shí)施文檔紀(jì)錄，新員工也可很快熟悉有關(guān)業(yè)務(wù)操作流程，降低人員培訓(xùn)成本和系統(tǒng)運(yùn)行的風(fēng)險(xiǎn)。在項(xiàng)目實(shí)施的過程中，供應(yīng)商是否有能力協(xié)助企業(yè)編制產(chǎn)品編碼系統(tǒng)、業(yè)務(wù)科目技術(shù)文檔，以及各種嚴(yán)密的實(shí)施過程控制文檔(如細(xì)化的項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃、實(shí)施服務(wù)意見反饋調(diào)查表、階段性的實(shí)施服務(wù)報(bào)告等，細(xì)化的崗位業(yè)務(wù)操作流程、業(yè)務(wù)改進(jìn)報(bào)告等。

以下將列舉一些在中小企業(yè)選型過程中普遍存在的誤區(qū)，希望引起實(shí)施企業(yè)的注意：

首先、制定合肥OA項(xiàng)目的目標(biāo)時(shí)，目標(biāo)過高，合肥OA實(shí)施范圍的范圍過大，脫離企業(yè)的實(shí)際業(yè)務(wù)情況和現(xiàn)有資源。對(duì)企業(yè)內(nèi)部的現(xiàn)有資源缺乏客觀的評(píng)價(jià)，盲目上馬。

其次、整個(gè)選型過程由IT技術(shù)部門負(fù)責(zé)，以計(jì)算機(jī)技術(shù)人員為主導(dǎo)，業(yè)務(wù)部門不參與選型。在實(shí)際環(huán)境中，各個(gè)部門的業(yè)務(wù)都很繁雜，合肥OA的應(yīng)用本身就是與各個(gè)部門密切相關(guān)的工作，別人不了解你的業(yè)務(wù)，也無法替你發(fā)表意見，只有親自參加選型過程，才能充分理解所要選擇的合肥OA系統(tǒng)，使本部門的業(yè)務(wù)需求得到滿足。

第三、迷信國外的服務(wù)提供商產(chǎn)品，造成產(chǎn)品的水土不服。不對(duì)軟件產(chǎn)品進(jìn)行功能性測試，只相信典型用戶的參觀效果。在一個(gè)公司成功的合肥OA軟件，拿到另一個(gè)公司未必成功，在一個(gè)企業(yè)失敗的合肥OA系統(tǒng)，換另一個(gè)企業(yè)則可能成功。

第四、過于相信供應(yīng)商的承諾，決不能把承諾作為系統(tǒng)建設(shè)的一部分，也就是說不能把系統(tǒng)建立在任何承諾之上，謹(jǐn)慎的做法，就是把承諾當(dāng)作不存在來進(jìn)行系統(tǒng)的選型和實(shí)施。

最后、過于追求新技術(shù)，合肥OA是基于軟件技術(shù)的商品，但它的目標(biāo)是進(jìn)行業(yè)務(wù)管理，不是為了實(shí)現(xiàn)某項(xiàng)技術(shù)。有的企業(yè)在選型的時(shí)候過分注重合肥OA軟件的技術(shù)基礎(chǔ)，要求必須采用B/S方式、必須跨平臺(tái)等等，這犯了本末倒置的錯(cuò)誤。

總而言之，合肥OA項(xiàng)目成功的關(guān)鍵在于企業(yè)要有較為明確的實(shí)施目標(biāo)以及遠(yuǎn)景規(guī)劃，從管理的角度來組織，而不是簡單的軟件采購行為。對(duì)于國內(nèi)大多數(shù)中小型民營企業(yè)來說，由于資源、經(jīng)驗(yàn)?zāi)酥琳J(rèn)識(shí)的不足，要做到一步到位絕非易事，因此必須從企業(yè)高層給予足夠的重視與支持，這是合肥OA項(xiàng)目成功實(shí)施的關(guān)鍵。（IT863）