杭州OA實務：如何處理手工開立采購單

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最近，我接到一個客戶的投訴，說他們根據(jù)銷售定單導出來的采購單上，缺少采購單。這是怎么回事情呢?

原來，我這家客戶的產(chǎn)品全部都是出口。所以，他們需要根據(jù)銷售的產(chǎn)品，根據(jù)銷售定單找到采購單，然后，把采購的東西進行商檢。只有商檢通過，才能進行報關等的后續(xù)動作。所以，根據(jù)他們的需求，通過自定義報表，我們給他們設計了一份報表，就是根據(jù)銷售定單找出對應的采購單。當然，前提是他們在銷售定單生成采購計劃時，不同的銷售定單之間不進行合并。這些功能都可以通過系統(tǒng)配置來實現(xiàn)。

問題是，現(xiàn)在遇到一個難題，為什么采購定單會缺失呢?根據(jù)我的一番了解，原來采購部門存在手工下單的情況。

如現(xiàn)在某張銷售定單中可能數(shù)量比較多，在生成采購單的時候，某個零件的采購數(shù)量有一萬件。采購部門可能擔心一個供應商來不及生產(chǎn)或者出于平衡供應商等目的，所以，在下采購單的時候，分開下。根據(jù)采購計劃生成的采購單上的數(shù)量為一萬件，采購員把這個數(shù)量改為了五千件。這個操作沒什么問題。接下去，采購員又手工開了一張采購單，采購單的數(shù)量為五千件。這個操作就有問題了。因為現(xiàn)在采購員是手工開立采購單的，所以，手工開立的采購單沒有跟銷售定單之間的關聯(lián)。故，在根據(jù)銷售定單導出采購定單的時候，就沒有這些手工開立的采購定單明細。就是因為這個原因，導致了采購定單的缺失現(xiàn)象。

根據(jù)我的調(diào)查及以前的工作經(jīng)驗，發(fā)現(xiàn)還存在一些情況，可能采購員會手工的下采購單。

如物料計劃員在維護采購計劃的時候，可能認為這個零件有庫存，不需要采購。然后就在維護采購計劃的時候，把該采購計劃指定結束了。如此，在根據(jù)采購計劃下采購單的時候，就沒有這張采購單了。但是，后來物料計劃人員發(fā)現(xiàn)，該零件還是需要采購，庫存零件可能不符合要求。故就通知采購員開采購單。這種情況下，采購人員就手工開采購單。如此，采購單因為沒有前置單據(jù)，所以，就跟前面的需求來源失去了聯(lián)系。

再如，有一次，我一個客戶，他們按采購計劃下采購單，物料也送過來了。但是，物料送到后，發(fā)現(xiàn)該物料有質量問題，檢驗不合格。怎么辦呢?只好退回給供應商。然后，向其他供應商采購。所以，采購員又手工的開立采購單。這導致該采購單又沒有前置的來源單據(jù)。故，就失去了采購計劃等的聯(lián)系，這對以后報表的生成及成本計算等會產(chǎn)生一定的影響。

那采購單手工開立會有哪些危害呢?

一是可能會影響某些報表。就如上面我這家客戶，他們可能出與報關等的需要，需要有一份報表，能夠導出銷售定單對應的所有采購單。如此的話，他們?nèi)箨P的時候，就不需要一張張的去尋找采購定單，這對于他們來說，是非常有幫助的，可以提高工作效率。但是，若我們現(xiàn)在手工開立采購單的話，生成這張報表時，難免采購單會有所缺失。若是手工開的采購單，就不能在這張報表中出現(xiàn)。這給他們檢驗員的工作，帶來比較大的麻煩。

二是可能會影響成本的統(tǒng)計。我有不少的客戶，他們是接單生產(chǎn)為主。所以，他們在統(tǒng)計材料成本的時候，比較喜歡根據(jù)銷售定單來統(tǒng)計材料采購成本。因為接單生產(chǎn)的企業(yè)，材料都是按銷售定單來采購，而且，采購成本在他們生成成本中，占了大頭。故，只要材料成本統(tǒng)計準確了，那生產(chǎn)成本也就準確了一大半。此時，他們就需要采購定單跟銷售定單之間存在一定的關聯(lián)。如此的話，就可以通過銷售定單方便的找到對應的采購定單。這對于他們進行材料成本的統(tǒng)計，明顯提供了非常便利的工具。

三是若手工開立采購單，后續(xù)出現(xiàn)問題，進行查詢的時候，會比較麻煩。若現(xiàn)在要進行內(nèi)部審計，審計員可能要追蹤某些采購定單到底用于生產(chǎn)哪些銷售定單。若采購定單跟采購計劃、銷售定單等關聯(lián)的話，則在杭州OA系統(tǒng)中，就很容易查詢出對應的銷售定單，就知道該采購單用于哪些銷售定單了。但是，若手工單進行手工開的話，就找不到這層關系了。那時，采購員不得不查詢大量的單據(jù)，像大海撈針一樣，去尋找采購定單與銷售定單的關系，為非常的費事。其實，在很多時候，采購員或者其他計劃人員，都需要查找采購計劃來源。如生產(chǎn)管理人員需要查詢，我現(xiàn)在的生產(chǎn)定單的料是否已經(jīng)到齊，到齊的話，他們可以安排生產(chǎn);沒到齊的話，他們要進行追蹤，實在沒辦法的時候，他們還不得不調(diào)整生產(chǎn)計劃。而此時，若采購定單沒有跟采購計劃、生產(chǎn)計劃進行關聯(lián)的話，這也會非常的麻煩，很難進行生產(chǎn)缺料的追蹤。其實，在杭州OA系統(tǒng)中，提供了一張生產(chǎn)計劃缺料表，若采購定單、生產(chǎn)計劃、采購計劃、入庫單彼此之間存在關聯(lián)的話，通過這張報表，可以非常容易的查詢出，某個生產(chǎn)計劃，已經(jīng)到了哪些料，還有哪些料沒有到。但是，此時手工開采購單的話，就割斷了采購定單、生產(chǎn)計劃、采購計劃、入庫單彼此之間的聯(lián)系，這張報表就無用武之地了。

其實，要解決解決手工開立采購定單的問題，也不是很難。下面，我結合我現(xiàn)在使用的杭州OA系統(tǒng)，來談談具體的解決方法。

在杭州OA系統(tǒng)中，采購定單、生產(chǎn)計劃、采購計劃、入庫單及銷售定單之間存在內(nèi)在的邏輯關系。因為在跑物料需求計劃的時候，系統(tǒng)先根據(jù)銷售定單生成生產(chǎn)計劃;然后根據(jù)生產(chǎn)計劃生成采購計劃與生產(chǎn)定單;然后，再根據(jù)采購計劃生成采購單;最后，再根據(jù)采購單生成物料收貨單。如此的話，銷售定單、生產(chǎn)計劃、采購計劃、采購單、物料收貨單就連成了一條線。從任何一個環(huán)節(jié)，如生產(chǎn)定單，向前查可以查詢到采購計劃、生產(chǎn)計劃、銷售定單;向后查可以查詢到物料收貨單等等。這些關聯(lián)查詢，無疑給我們的工作帶了很多方便。而現(xiàn)在手工開立采購單，無非是打斷了這層關聯(lián)關系。那我們在手工開立采購單的時候，就要手工的指定這個關聯(lián)關系。

解決方法一：

若現(xiàn)在物料計劃員，在采購計劃維護的時候，把某個采購計劃錯誤的指定結束。后來又需要進行采購的話，怎么辦呢?一般來說，采購員最好不要直接開立采購單。而是物料計劃員先在采購計劃管理窗口，把原先的指定結束的采購計劃重新打開，然后根據(jù)這個采購計劃重新生成一遍。因為已經(jīng)有采購單的采購計劃，不會重新生成采購單。所以，最后生成的，就是以前被錯誤指定為結束、沒有生成采購單的采購計劃。如此做的話，就可以在新的采購單與采購計劃之間重新產(chǎn)生聯(lián)系。當然，這就是要增加物料計劃員的工作量。不過，我覺得這上值得的，至少以后采購員及其他用戶的工作會變得輕松許多。

解決方法二：

若在不得已，確實需要手工開立采購單的時候，那就要手工指定關聯(lián)關系了。如現(xiàn)在采購員因為某項物料采購量過多，需要在不同的供應商之間分攤采購數(shù)量的時候，那就先修改原先生成的那張采購單。然后在手工的開立采購單。不過在開立采購單的時候，要手工的關聯(lián)采購計劃。當然，這個關聯(lián)的動作一定要選擇正確的采購計劃，否則的話，就容易出錯。所以，若采取這個方法的話，為了保證操作的準確性，這對采購計劃的編號就有一定的技術要求了。如采購計劃的編寫原則，可以根據(jù)銷售定單號-生產(chǎn)計劃號-流水號編寫。如此，在采購單上關聯(lián)采購計劃的時候，一看編碼就知道，該采購計劃號是用于哪張銷售定單、哪個生產(chǎn)計劃。如此的話，采購員在選擇的時候，就不容易出錯。

最后，有時候采購員工可能沒有這么自覺，在手工開采購單的時候，不會去關聯(lián)采購計劃。所以，我們在系統(tǒng)中，還是需要設置一個控制，迫使采購員一定要去關聯(lián)采購單。我們可以在采購單單據(jù)性質中設置，若該采購單沒有前置來源，即采購計劃字段是空的話，則不允許審核。如此的話，就可以迫使采購員，一定要去關聯(lián)采購計劃。如此，采購員即使是無意，又或者是有意，系統(tǒng)都會提示用戶，要關聯(lián)采購計劃。這樣，就保證了每張采購單都跟采購計劃、生產(chǎn)計劃等產(chǎn)生了關聯(lián)。那么，采購單手工開立的問題，就不再存在了。

不過，話說回來，手工開立采購單的時候，還是存在一定的風險。即當采購單員選擇采購計劃的時候，若選擇錯誤的話，則這個對應管理錯了，那后續(xù)的查詢、成本統(tǒng)計等等，也會產(chǎn)生錯誤。所以，能夠不手工開采購單的，就要避免手工開單。也就是說，能夠用第一種方法解決的，最好用第一種方法解決。第二種方法是不得已而為止的。希望用戶在具體選擇解決方法時，還是要謹慎。