商業(yè)智能 企業(yè)E化之靈魂

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隨著商業(yè)應(yīng)用技術(shù)的進(jìn)步，國內(nèi)企業(yè)的e化程度日漸普遍，速度也越來越快。今天大家所討論的，已經(jīng)不再是要不要e化的問題，而是如何e化。

企業(yè)要能有效的e化，必須按部就班，從基礎(chǔ)的企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)(Intranet)，到數(shù)據(jù)庫的運(yùn)用，再進(jìn)一步提高到資源的整合應(yīng)用，如合肥OA、CRM、BI等高層的e化工程。合肥OA已經(jīng)帶動(dòng)整個(gè)產(chǎn)業(yè)朝著e化的方向邁進(jìn)，而BI將會(huì)在企業(yè)e化的應(yīng)用工具上掀起另一波熱潮。

什么是BI？BI （Business Intelligence商業(yè)智能）就是企業(yè)在運(yùn)營上高層主管必須看的各項(xiàng)數(shù)據(jù)及分析資料。這些資料包括“總體運(yùn)營狀態(tài)分析統(tǒng)計(jì)資料”、“業(yè)務(wù)業(yè)績達(dá)標(biāo)率統(tǒng)計(jì)”、“各區(qū)銷售分析統(tǒng)計(jì)”、“成本分析”等各項(xiàng)經(jīng)營管理者不可或缺的決策數(shù)據(jù)。因此，拿掉BI這個(gè)很信息化名稱的外衣，其實(shí)BI只是經(jīng)營決策者所必須看的各項(xiàng)數(shù)據(jù)和報(bào)告。

根據(jù)美國AT Kearney，Line 56針對(duì)2002年企業(yè)e化的調(diào)查報(bào)告，從2002年開始，企業(yè)電子化市場的重心將從過去的合肥OA市場轉(zhuǎn)到以決策支持為主的系統(tǒng)市場，亦是所謂的商業(yè)智能 /分析系統(tǒng)。為什么是BI而不是其他的e化開發(fā)項(xiàng)目越來越受到企業(yè)的重視？

在這個(gè)市場競爭日趨激烈的時(shí)代，企業(yè)越來越重視實(shí)時(shí)性經(jīng)營信息的整合和取得，因此所有的e化重點(diǎn)必將針對(duì)BI這個(gè)領(lǐng)域來進(jìn)行。今天，企業(yè)要想具備足夠的競爭力，除擁有良好的人才和服務(wù)品質(zhì)外，還得加上JIT(Just In Time)的BI信息處理能力。

傳統(tǒng)的BI操作流程

BI所需要的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，就是將企業(yè)所有的運(yùn)營項(xiàng)目、銷售項(xiàng)目、營業(yè)單位的運(yùn)營數(shù)據(jù)匯總，并整理成各種便于閱讀的報(bào)表和圖表，供高層主管進(jìn)行運(yùn)營分析。

過去，這些BI數(shù)據(jù)都需各區(qū)的銷售點(diǎn)、門市或經(jīng)銷商等在每日結(jié)束營業(yè)前整理銷售日?qǐng)?bào)，并在月底將整個(gè)月的銷售資料匯整，通過fax傳回總公司，由總公司來整合各區(qū)資料，將所有數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)并整理成各項(xiàng)銷售分析報(bào)表后，呈給經(jīng)營管理者。

過去，做這種工作，若以純手工的操作方式，以40個(gè)銷售點(diǎn)的數(shù)量來計(jì)算，光是把每天的銷售日?qǐng)?bào)fax回總公司，由總公司的會(huì)計(jì)人員整合并做出報(bào)表，就大約要三個(gè)星期的時(shí)間才能將上個(gè)月的各項(xiàng)銷售分析數(shù)據(jù)匯整出來。因此，四月份的銷售資料，往往要到五月中才能看到。

手工操作還有人工出錯(cuò)、因?yàn)槌鲥e(cuò)而導(dǎo)致重復(fù)操作的時(shí)間浪費(fèi)、手工匯整所需的時(shí)間過長，以及管理單位無法實(shí)時(shí)得知銷售情況等種種問題。

筆者兩年前參與協(xié)助過一家相當(dāng)傳統(tǒng)的餐飲連鎖企業(yè)的電子化操作。這家連鎖餐飲企業(yè)以自助餐為主要營業(yè)項(xiàng)目，每個(gè)銷售點(diǎn)都用收款機(jī)操作，有的銷售點(diǎn)甚至連收款機(jī)都沒有，全靠點(diǎn)菜單來計(jì)算當(dāng)天的銷售狀況，百分之百的手工操作。

每天營業(yè)結(jié)束后，各地的銷售點(diǎn)都需把當(dāng)天的所得和點(diǎn)菜單上的金額記錄總數(shù)核對(duì)，但出錯(cuò)機(jī)率相當(dāng)大，員工偷竊、誤報(bào)金額的事件時(shí)有發(fā)生，總公司這邊也苦無對(duì)策，無法進(jìn)行有效的稽核。

原因在于各區(qū)的銷售經(jīng)理對(duì)信息系統(tǒng)的運(yùn)用知識(shí)普遍不足，有的甚至抗拒使用信息系統(tǒng)來進(jìn)行銷售統(tǒng)計(jì)，因?yàn)檫@些門市經(jīng)理多沒有電腦操作的能力。因此，所有的當(dāng)天銷售統(tǒng)計(jì)操作都靠收款機(jī)的發(fā)票或計(jì)算器來計(jì)算，并在關(guān)門前通過fax將銷售資料傳回總公司，相當(dāng)費(fèi)時(shí)且沒效率。

資料傳回總公司后，總公司的會(huì)計(jì)人員先將所有的資料用計(jì)算器再重新計(jì)算一遍，確認(rèn)無誤后，交給另一位會(huì)計(jì)進(jìn)行再次核對(duì)，最后才將各點(diǎn)的銷售資料用Excel軟件錄入電腦，統(tǒng)計(jì)出各區(qū)的累計(jì)銷售狀況。

這種工作量，在這家餐飲企業(yè)的分布點(diǎn)不到30家時(shí)還能應(yīng)付，一旦分布點(diǎn)超過了40家，會(huì)計(jì)部門的員工就算是天天加班也難以將報(bào)表在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)統(tǒng)計(jì)出來。因此，用于分析的報(bào)表出籠時(shí)間越拖越晚，以致最后必須在下個(gè)月中才能匯整出所有的資料。

e化后的BI操作

在這種運(yùn)作程序中，這家餐飲連鎖企業(yè)仍可獲得每年30~40%的發(fā)展空間，但手工操作的相對(duì)機(jī)會(huì)成本卻也讓他們蒙受了5%左右的損耗，若能通過信息系統(tǒng)取代手工操作，企業(yè)不但能減少這5%的損耗率，并將之轉(zhuǎn)換成5%的增長率，會(huì)計(jì)人員匯整的時(shí)間也能快速縮短到一個(gè)星期之內(nèi)，使總公司的會(huì)計(jì)操作績效提高三倍。

基于這種考慮，這家餐飲連鎖企業(yè)便展開了一連串的e化工程，通過針對(duì)各區(qū)經(jīng)理的電腦培訓(xùn)，提高他們對(duì)信息系統(tǒng)的接受度和操作能力，并將公司和各區(qū)的資料傳送逐漸從fax操作轉(zhuǎn)為電腦聯(lián)機(jī)操作。

如此一來，各地傳回總公司的資料都一致了，也省去了會(huì)計(jì)人員用計(jì)算器重復(fù)核對(duì)的時(shí)間。因?yàn)橛脭?shù)據(jù)庫的方式管理，使數(shù)據(jù)庫產(chǎn)生報(bào)表的時(shí)間和彈性變得更大，決策主管想要的各種報(bào)表，都能實(shí)時(shí)的從數(shù)據(jù)庫中調(diào)閱，相當(dāng)方便。

就上述的例子來看，這家餐飲連鎖企業(yè)的操作流程沒有經(jīng)過太大的改變，不過是調(diào)整了一下工作的方法，就能使公司的凈盈利率提高5%以上，人員的工作效率亦提高了三倍多。

按工作效率計(jì)算，這家餐飲連鎖企業(yè)在人力不增加的情況下，其管理控制能力從40家提高到120家，增長空間相當(dāng)大。這就是公司針對(duì)BI的環(huán)節(jié)下手，進(jìn)行e 化投資，使公司得到了三倍的增長空間，因此e化確實(shí)是個(gè)很值得做的投資動(dòng)作。不過，仍需提醒的是，要小心、一步步來，避免因e化范圍過大而失敗。 （IT時(shí)代周刊）