淺談中小學(xué)辦公管理系統(tǒng)實(shí)施策略？

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 　　辦公管理系統(tǒng)又稱(chēng)辦公自動(dòng)化，是指辦公人員利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的最新成果，使用先進(jìn)的辦公設(shè)備，實(shí)現(xiàn)辦公活動(dòng)的科學(xué)化和自動(dòng)化。實(shí)施辦公自動(dòng)化可以最大限度地提高辦公效率，改進(jìn)辦公質(zhì)量，改善辦公條件，減少或避免各種差錯(cuò)和弊病，縮短辦公處理周期，用科學(xué)的管理方法，借助于各種先進(jìn)技術(shù)，提高管理和決策水平。

　　2017年9月，我所在的學(xué)校安裝了校園辦公系統(tǒng)，該系統(tǒng)為泛普辦公管理系統(tǒng)，由區(qū)教育局統(tǒng)一部署安裝，區(qū)內(nèi)多數(shù)中小學(xué)開(kāi)始使用該系統(tǒng)。各校的校園辦公系統(tǒng)應(yīng)用推廣基本是按“三步曲”進(jìn)行的：第一步是由區(qū)教育局組織各校的系統(tǒng)管理員進(jìn)行了技術(shù)培訓(xùn);第二步是由各校系統(tǒng)管理員做好校系統(tǒng)用戶數(shù)據(jù)導(dǎo)入，設(shè)計(jì)個(gè)性化主頁(yè)、工作流程等;第三步各校開(kāi)展教師辦公系統(tǒng)應(yīng)用全員培訓(xùn)。各校系統(tǒng)陸續(xù)投入使用半年多來(lái)，使用情況并不樂(lè)觀。原以為，各?；緦?shí)現(xiàn)了人手一機(jī)辦公，推出辦公系統(tǒng)是是應(yīng)學(xué)校之需。在完成“三步曲”的應(yīng)用推廣措施后，這些學(xué)校對(duì)于上級(jí)部門(mén)提供的辦公系統(tǒng)似乎并不熱情，平臺(tái)的使用并沒(méi)有對(duì)學(xué)校的傳統(tǒng)辦公形成沖擊，遠(yuǎn)沒(méi)有達(dá)到當(dāng)初預(yù)想的效果，如無(wú)紙化辦公、辦公事務(wù)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上流程等。

　　究其原因，我認(rèn)為有這么兩點(diǎn)：

　　一、加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)培訓(xùn)，是辦公系統(tǒng)實(shí)施的關(guān)鍵。

　　辦公系統(tǒng)應(yīng)用推廣要實(shí)現(xiàn)的效果是學(xué)校管理人員積極通過(guò)平臺(tái)發(fā)布信息，與教師進(jìn)行信息交流和反饋，教師形成了通過(guò)平臺(tái)瀏覽信息的習(xí)慣，平臺(tái)成為學(xué)校無(wú)紙化辦公的有效工具。辦公系統(tǒng)的應(yīng)用是面向全體教師的，這支隊(duì)伍的信息化水平，直接影響著平臺(tái)的應(yīng)用成效。平臺(tái)的應(yīng)用的障礙主要來(lái)自于兩方面：

　　1、心理方面。對(duì)于傳統(tǒng)辦公形式的依戀，對(duì)于新技術(shù)的畏難。

　　2、行動(dòng)方面。人的惰性所致，習(xí)慣于使用既有的模式。如果個(gè)人信息化水平明顯偏低，比如打字很生疏，除了上網(wǎng)瀏覽信息其它啥都不會(huì)，其對(duì)平臺(tái)的使用掌握就會(huì)難度大一點(diǎn)。這種心理和行動(dòng)方面的障礙是相互關(guān)聯(lián)的，信息化水平低，對(duì)平臺(tái)的技術(shù)掌握沒(méi)有信心，其心理上對(duì)平臺(tái)使用的抵觸情緒就更強(qiáng)。所以，我們對(duì)全體教師隊(duì)伍的建設(shè)培訓(xùn)要從心理和行動(dòng)兩方面進(jìn)行。在技術(shù)培訓(xùn)過(guò)程中，一方面要強(qiáng)調(diào)平臺(tái)的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)和簡(jiǎn)單易用，從心理上消除管理人員和教師的畏難情緒，另一方面，要加強(qiáng)技術(shù)培訓(xùn)。對(duì)于年齡偏大、技術(shù)上有困難的管理人員，要開(kāi)開(kāi)“小灶”，進(jìn)行個(gè)別輔導(dǎo)。只有技術(shù)上掌握了，才能更好的消除其心理上的抵觸情緒，真正地接受辦公平臺(tái)。

　　二、加強(qiáng)運(yùn)行監(jiān)督，促進(jìn)辦公系統(tǒng)正常運(yùn)行。

　　在辦公系統(tǒng)使用之初，要讓各部門(mén)的管理人員和全體教師逐漸習(xí)慣于平臺(tái)的使用，實(shí)施一定的監(jiān)督考核措施是必不可少的。

　　1、技術(shù)考核比應(yīng)用培訓(xùn)更有效。筆者所在學(xué)校校在對(duì)管理人員和全體教師進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)之后，均舉行了相應(yīng)的考核?？己藘?nèi)容包括：一是瀏覽指定的信息，二是發(fā)布一條通知信息(針對(duì)管理人員)，三是發(fā)一封內(nèi)部郵件，四使用一次工作流程。通過(guò)這樣的考核一方面了解全體教師對(duì)平臺(tái)的使用掌握情況，另一方面讓教師在考核的過(guò)程中體驗(yàn)了平臺(tái)的功能特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)。

　　2、應(yīng)用過(guò)程中的考評(píng)。定期對(duì)平臺(tái)的應(yīng)用數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。一是對(duì)各部門(mén)發(fā)布的信息數(shù)量進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，二是對(duì)教師瀏覽信息的情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，三是通過(guò)文印室了解紙質(zhì)文件的印制情況。以上統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)由校長(zhǎng)室定期予以公布。對(duì)于積極參與平臺(tái)應(yīng)用的部門(mén)和個(gè)人應(yīng)予以表彰。筆者所在學(xué)校還在每學(xué)年的信息化建設(shè)表彰會(huì)了，設(shè)置了針對(duì)辦公應(yīng)用的專(zhuān)項(xiàng)表彰。