淺談中小學(xué)辦公管理系統(tǒng)實施策略？

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 　　辦公管理系統(tǒng)又稱辦公自動化，是指辦公人員利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的最新成果，使用先進的辦公設(shè)備，實現(xiàn)辦公活動的科學(xué)化和自動化。實施辦公自動化可以最大限度地提高辦公效率，改進辦公質(zhì)量，改善辦公條件，減少或避免各種差錯和弊病，縮短辦公處理周期，用科學(xué)的管理方法，借助于各種先進技術(shù)，提高管理和決策水平。

　　2017年9月，我所在的學(xué)校安裝了校園辦公系統(tǒng)，該系統(tǒng)為泛普辦公管理系統(tǒng)，由區(qū)教育局統(tǒng)一部署安裝，區(qū)內(nèi)多數(shù)中小學(xué)開始使用該系統(tǒng)。各校的校園辦公系統(tǒng)應(yīng)用推廣基本是按“三步曲”進行的：第一步是由區(qū)教育局組織各校的系統(tǒng)管理員進行了技術(shù)培訓(xùn);第二步是由各校系統(tǒng)管理員做好校系統(tǒng)用戶數(shù)據(jù)導(dǎo)入，設(shè)計個性化主頁、工作流程等;第三步各校開展教師辦公系統(tǒng)應(yīng)用全員培訓(xùn)。各校系統(tǒng)陸續(xù)投入使用半年多來，使用情況并不樂觀。原以為，各?；緦崿F(xiàn)了人手一機辦公，推出辦公系統(tǒng)是是應(yīng)學(xué)校之需。在完成“三步曲”的應(yīng)用推廣措施后，這些學(xué)校對于上級部門提供的辦公系統(tǒng)似乎并不熱情，平臺的使用并沒有對學(xué)校的傳統(tǒng)辦公形成沖擊，遠沒有達到當初預(yù)想的效果，如無紙化辦公、辦公事務(wù)實現(xiàn)網(wǎng)上流程等。

　　究其原因，我認為有這么兩點：

　　一、加強隊伍建設(shè)培訓(xùn)，是辦公系統(tǒng)實施的關(guān)鍵。

　　辦公系統(tǒng)應(yīng)用推廣要實現(xiàn)的效果是學(xué)校管理人員積極通過平臺發(fā)布信息，與教師進行信息交流和反饋，教師形成了通過平臺瀏覽信息的習(xí)慣，平臺成為學(xué)校無紙化辦公的有效工具。辦公系統(tǒng)的應(yīng)用是面向全體教師的，這支隊伍的信息化水平，直接影響著平臺的應(yīng)用成效。平臺的應(yīng)用的障礙主要來自于兩方面：

　　1、心理方面。對于傳統(tǒng)辦公形式的依戀，對于新技術(shù)的畏難。

　　2、行動方面。人的惰性所致，習(xí)慣于使用既有的模式。如果個人信息化水平明顯偏低，比如打字很生疏，除了上網(wǎng)瀏覽信息其它啥都不會，其對平臺的使用掌握就會難度大一點。這種心理和行動方面的障礙是相互關(guān)聯(lián)的，信息化水平低，對平臺的技術(shù)掌握沒有信心，其心理上對平臺使用的抵觸情緒就更強。所以，我們對全體教師隊伍的建設(shè)培訓(xùn)要從心理和行動兩方面進行。在技術(shù)培訓(xùn)過程中，一方面要強調(diào)平臺的應(yīng)用優(yōu)勢和簡單易用，從心理上消除管理人員和教師的畏難情緒，另一方面，要加強技術(shù)培訓(xùn)。對于年齡偏大、技術(shù)上有困難的管理人員，要開開“小灶”，進行個別輔導(dǎo)。只有技術(shù)上掌握了，才能更好的消除其心理上的抵觸情緒，真正地接受辦公平臺。

　　二、加強運行監(jiān)督，促進辦公系統(tǒng)正常運行。

　　在辦公系統(tǒng)使用之初，要讓各部門的管理人員和全體教師逐漸習(xí)慣于平臺的使用，實施一定的監(jiān)督考核措施是必不可少的。

　　1、技術(shù)考核比應(yīng)用培訓(xùn)更有效。筆者所在學(xué)校校在對管理人員和全體教師進行技術(shù)培訓(xùn)之后，均舉行了相應(yīng)的考核?？己藘?nèi)容包括：一是瀏覽指定的信息，二是發(fā)布一條通知信息(針對管理人員)，三是發(fā)一封內(nèi)部郵件，四使用一次工作流程。通過這樣的考核一方面了解全體教師對平臺的使用掌握情況，另一方面讓教師在考核的過程中體驗了平臺的功能特點和優(yōu)勢。

　　2、應(yīng)用過程中的考評。定期對平臺的應(yīng)用數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計。一是對各部門發(fā)布的信息數(shù)量進行統(tǒng)計，二是對教師瀏覽信息的情況進行統(tǒng)計，三是通過文印室了解紙質(zhì)文件的印制情況。以上統(tǒng)計數(shù)據(jù)由校長室定期予以公布。對于積極參與平臺應(yīng)用的部門和個人應(yīng)予以表彰。筆者所在學(xué)校還在每學(xué)年的信息化建設(shè)表彰會了，設(shè)置了針對辦公應(yīng)用的專項表彰。