推行OA系統(tǒng)一步一步地來，一點(diǎn)一點(diǎn)地啟發(fā)

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興趣使然是羅先生毅然投身信息化的領(lǐng)域，而他在信息化領(lǐng)域取得的一系列成績可不是全憑一腔熱血就成功的，他對業(yè)務(wù)的鉆研和探索才是成就其今天的基礎(chǔ)。
    因?yàn)樗诘男袠I(yè)是XX行業(yè)，那么如果在XX集團(tuán)實(shí)施信息化的話，就要了解以及掌握該行業(yè)特點(diǎn)，作到知己知彼，百戰(zhàn)不殆。“近十幾年來，XX企業(yè)通過不斷的技術(shù)改造和管理升級，使得企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)技術(shù)指標(biāo)有了較大的提高，但是與國際發(fā)達(dá)國家相比仍有較大的差距，唯一的優(yōu)勢主要集中在人工成本方面。隨著我國加入WTO的進(jìn)一步深入，全球XX品市場一體化將逐步形成，屆時企業(yè)賴以生存的人工成本優(yōu)勢也將逐步削弱，國內(nèi)企業(yè)直接面對國際市場競爭將沒有優(yōu)勢可言。面對加入WTO給企業(yè)帶來的嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，XX企業(yè)在加快產(chǎn)品結(jié)構(gòu)調(diào)整，實(shí)施產(chǎn)品升級的同時，必需進(jìn)一步加快信息化建設(shè)，提高信息化的應(yīng)用水平，通過信息技術(shù)在XX業(yè)中的應(yīng)用，提高企業(yè)的快速反應(yīng)能力和產(chǎn)品開發(fā)能力，形成企業(yè)自身的核心競爭優(yōu)勢，更好地應(yīng)對和把握入世帶來的商機(jī)。”
    可見，羅先生對行業(yè)發(fā)展特點(diǎn)把握如此準(zhǔn)確，對于他下一步該怎樣在集團(tuán)實(shí)施信息化已經(jīng)心有成竹。2005年6月，XX(集團(tuán))有限公司與上海金鑫計算機(jī)系統(tǒng)工程有限公司建立信息化建設(shè)的合作伙伴，整體項(xiàng)目將借鑒儀電項(xiàng)目的成功經(jīng)驗(yàn)，濟(jì)南OA軟件幫助XX集團(tuán)公司實(shí)現(xiàn)對已有資源的管理、統(tǒng)計、分析和決策。一期工程主要完成對集團(tuán)本部及子分公司權(quán)屬的房地產(chǎn)資源管理，包括房地產(chǎn)基礎(chǔ)信息、房地產(chǎn)交易管理、房地產(chǎn)檔案、房地產(chǎn)統(tǒng)計分析、房地產(chǎn)審批過程管理等。
　　“曲線救國”政策
    談到今年的信息化實(shí)施計劃。羅先生表示：“以辦公自動化為基礎(chǔ)功能的“集約管理辦公支持系統(tǒng)”(命名為OA)的推廣將是2007年XX集團(tuán)的信息化工作重點(diǎn)，現(xiàn)在已經(jīng)有一個試點(diǎn)企業(yè)成功上線，并能與集團(tuán)的系統(tǒng)無縫接通，下一步計劃把一些邊遠(yuǎn)地區(qū)的企業(yè)全部整合起來，根據(jù)各企業(yè)的條件和需求因地制宜，采用“大集中式”+“ASP方式”+“同網(wǎng)絡(luò)域分布式”+“多網(wǎng)絡(luò)域分布式”，逐步建立起集團(tuán)層面的辦公自動化和集約管控系統(tǒng)。”
    其實(shí)在旁人眼里，羅先生雖然實(shí)現(xiàn)的自己的理想，并且取得了一些成績，但是個中辛酸只有他自己知道，在集團(tuán)信息化實(shí)施的道路上，他與其他CIO一樣，同樣遇到過困難和不被別人理解的尷尬境地。
    事實(shí)也證明，在大型國有集團(tuán)有很多做OA失敗的例子，羅先生來XX集團(tuán)之前，就有很多人對他說，XX廠觀念很老化，年齡也偏大。為此，羅先生在推行OA系統(tǒng)之前采取了一些策略，一步一步地來，一點(diǎn)一點(diǎn)地啟發(fā)，用自己的智慧讓員工們在“玩“中自己體會到信息化的好處。
    “我來XX集團(tuán)之前，這里還沒有獨(dú)立的信息化部門，很多網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用都沒有得到充分利用。有些部門要去訂雜志，羅先生就跟他們說，“這些雜志你們不用訂了，全部都有電子版，網(wǎng)上都有的，我們可以統(tǒng)一采購，避免多重浪費(fèi)。”
    那么在集團(tuán)本部實(shí)施OA的過程中，面臨過部分員工不太會使用計算機(jī)進(jìn)行日常辦公的難題，有的甚至連鼠標(biāo)都不會用，更不用說直接上業(yè)務(wù)系統(tǒng)。羅先生怎么辦呢?對此，羅先生帶領(lǐng)信息技術(shù)部的同事仔細(xì)挖掘需求分析，并在開發(fā)過程中讓這些員工較為深入地介入，最后大家一致認(rèn)為要培養(yǎng)員工使用的習(xí)慣，就必須先培養(yǎng)他們接觸網(wǎng)絡(luò)的興趣，于是他慢慢地開放網(wǎng)絡(luò)，QQ、MSN都可以讓大家隨便用。慢慢地，大部分人開始會用電腦了，因?yàn)樯暇W(wǎng)聊天，打字速度也變快了，對信息化的意見也少了。“縱容”大家玩了一段時間，信息部開始準(zhǔn)備上系統(tǒng)。為了降低網(wǎng)絡(luò)負(fù)載，清理所有終端，把QQ的端口關(guān)閉，把其他該上的軟件都一步步放上去。
    通過“曲線救國“政策，羅先生終于以系統(tǒng)功能的實(shí)用性激發(fā)起這些員工對系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)的興趣。
    培養(yǎng)員工對網(wǎng)絡(luò)的興趣，不是真正就實(shí)現(xiàn)了企業(yè)信息化。這不是信息化最終的目的，這僅僅是成功的第一步而已。在此基上，羅先生認(rèn)為可是實(shí)施他的計劃了，他首先花5000塊錢買了一套很小的CS架構(gòu)的P2P傳輸工具，7月開始實(shí)施，到8月1號就全部上線了。別看軟件小，卻可以處理很多事情，當(dāng)時領(lǐng)導(dǎo)就覺得很好用，覺得要的就是這種東西。幾個月以后，這套軟件已經(jīng)不能滿足業(yè)務(wù)需求，羅先生向領(lǐng)導(dǎo)建議上更高級的OA系統(tǒng)。
    現(xiàn)在XX集團(tuán)的集約管理支持系統(tǒng)，共有13個功能分類80多個子模塊，收發(fā)文、郵件、內(nèi)部簽報、人力資源、項(xiàng)目協(xié)作、財務(wù)預(yù)算都囊括到里面來。
    工夫不付有心人，在羅先生帶領(lǐng)下，隨著OA系統(tǒng)在集團(tuán)各部門的推廣，集團(tuán)各部門的信息化突飛猛進(jìn)的發(fā)展。據(jù)信息部門的一項(xiàng)統(tǒng)計顯示，原來一份文檔的周轉(zhuǎn)期要13天左右，現(xiàn)在則是4～7天，最快的不到2小時。之前XX集團(tuán)總部設(shè)立文件交換柜，每個企業(yè)和部門一個，所有需要傳遞的公文都放在里面，各部門和企業(yè)定期取件。每個星期，全上海幾十家企業(yè)都至少要來兩次，要消耗不少油錢和人工。
    針對此濟(jì)南OA辦公系統(tǒng)給集團(tuán)各個部門帶來的方便與高效，羅先生信心十足的表示：“等濟(jì)南OA系統(tǒng)全面上線后，連每個星期，全上海幾十家企業(yè)都至少要來兩次，要消耗不少油錢和人工這部分人力物力都節(jié)省掉了。”我們有理由相信這是真的。