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從管理制度的角度來約束和規(guī)范OA辦公系統(tǒng)

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OA辦公系統(tǒng)的良好使用,一方面需要系統(tǒng)本身通過完善的功能應用來約束和規(guī)范,另一方面也需要企業(yè)從管理制度的角度來約束和規(guī)范。OA辦公系統(tǒng)實施完成后,很多企業(yè)希望能夠建立一個OA辦公系統(tǒng)的管理制度,對OA辦公系統(tǒng)的使用做出明確的說明和規(guī)范,確保OA辦公系統(tǒng)的良好運行。
        但對于如何建立這個制度,很多企業(yè)又感覺無從下手。其實不同企業(yè)對OA辦公系統(tǒng)管理制度的制定,差別會很大,他只能提供一些通用性的建議,說一些常見的問題,勉強可以稱為一個制度樣本,各個企業(yè)可以根據(jù)自己的實際情況來制定。
        企業(yè)在制定OA辦公系統(tǒng)的管理制度時可參考以下七個方面:
        1、組織職責
        包括OA辦公系統(tǒng)維護部門的職責明細,這部分需要詳細說明維護部門在OA辦公系統(tǒng)設(shè)置、培訓、維護、數(shù)據(jù)管理、需求管理、賬號管理等方面的工作內(nèi)容和權(quán)限;還包括其他部門/子公司的職責明細,主要指對本部門工作內(nèi)容的管理規(guī)定。
        2、文件管理
        文件管理是OA辦公系統(tǒng)應用的重點,所以需要嚴格規(guī)范公司收文、發(fā)文、通知、公告、審批文件的管理方式,包括文檔格式的規(guī)范,以及文檔傳輸、審批、存檔的規(guī)范。
        3、系統(tǒng)模塊
        規(guī)范OA辦公系統(tǒng)各功能模塊的使用對象、使用權(quán)限、使用方式、使用流程等內(nèi)容。尤其是對于工作流這樣的核心應用,更需要做出明確的規(guī)范,包括表單、流程、審批方式、審批時限、數(shù)據(jù)查看等方面。
        4、用戶權(quán)限
        包括普通員工、部門主管、職能人員、主管領(lǐng)導、公司領(lǐng)導、OA管理員等各類辦公角色的權(quán)限劃分,每個角色在OA辦公系統(tǒng)中的權(quán)限是什么要有清晰的規(guī)范,包括每個角色能做什么,不能做什么,以及怎么做都要明確。
        5、登陸規(guī)范
        包括OA辦公系統(tǒng)的上下班登陸時間、考勤時間、賬號管理、密碼設(shè)置、登陸方式等問題做出規(guī)范。
        6、安全保密
        安全保密是OA辦公系統(tǒng)使用過程中的重要內(nèi)容,所以必須對員工訪問OA辦公系統(tǒng)的電腦、網(wǎng)絡和方式做出嚴格要求,對訪問OA辦公系統(tǒng)中的各項信息、數(shù)據(jù)進行保密約束。
        7、其他方面
        介紹OA辦公系統(tǒng)管理制度和企業(yè)其他相關(guān)制度的關(guān)系,以及在使用OA辦公系統(tǒng)的過程中可能產(chǎn)生的獎勵或處罰辦法。
        在實踐中我們發(fā)現(xiàn),OA辦公系統(tǒng)的良好使用,一方面需要系統(tǒng)本身通過完善的功能應用來約束和規(guī)范,另一方面也需要企業(yè)從管理制度的角度來約束和規(guī)范,這二者缺一不可。隨著中國企業(yè)對OA辦公系統(tǒng)應用的不斷普及和加深,OA辦公系統(tǒng)的應用體系也日漸成熟起來。
發(fā)布:2007-02-09 14:06    編輯:泛普軟件 · xiaona    [打印此頁]    [關(guān)閉]
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