OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的規(guī)范編碼與數(shù)據(jù)準備

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　　公文流轉(zhuǎn)模板、業(yè)務審批表單等流程化協(xié)作辦公種類繁多。具統(tǒng)計泛普軟件公文模板達250多個，業(yè)務審批流程每個部門少則1~2個多則十幾個不等，表單模板的數(shù)量也達幾千個。如此多的流程模板從調(diào)研、規(guī)范流程、發(fā)布使用等不可能一次性完成。

　　以上有關數(shù)據(jù)的特點都給數(shù)據(jù)準備工作帶來了困難，在數(shù)據(jù)準備過程中，OA辦公系統(tǒng)總結(jié)了以下經(jīng)驗:

　　(1)采用了統(tǒng)一的編碼體系和統(tǒng)一的數(shù)據(jù)結(jié)構，從而適應數(shù)據(jù)集中管控。

　　(2)加強對流程和模板的制作處理方法，在業(yè)務水平上得到提高。

　　(3)采用分角色、階梯式推進起到很大作用，分單位分部門逐步深入推廣式的應用，同時系統(tǒng)的分級管理也解決了一個管理員的麻煩。

　　(4)采用分階段錄入各基層單位信息，關鍵業(yè)務部室先使用起來帶動其他業(yè)務部室，達到普及應用效果。

　　(5)強調(diào)培訓的作用，OA軟件尤其強調(diào)制度落地和協(xié)作管理方面的培訓，便于將管理制度和系統(tǒng)嚴密集合達到提高協(xié)作效率。

　　2.宣傳和培訓

　　多次舉辦了推廣會議，并在利用網(wǎng)絡便利環(huán)境在泛普軟件內(nèi)部網(wǎng)站上發(fā)布了培訓文檔、視頻課件等自主學習材料。并在內(nèi)部網(wǎng)站上專門開通了宣傳學習專欄，進行解答協(xié)同工作中遇到的問題，具統(tǒng)計點擊下載次數(shù)達幾十萬次，節(jié)約了電話咨詢和人員交流方面的費用和時間。

　　3移動應用

　　開通了短信提醒功能將協(xié)同工作、公文發(fā)布、流程審批等主要工作進行以手機短信的方式及時提醒給代辦人。同時部署遠程訪問VPN系統(tǒng)，利用互聯(lián)網(wǎng)或者3G無線上網(wǎng)卡，滿足公司各級管理人員在外出差、異地機構人員辦公需要，實現(xiàn)快速處理協(xié)同工作。升級OA系統(tǒng)后，開通了移動應用，建立手機門戶系統(tǒng)，實現(xiàn)手機或平板電腦訪問協(xié)同系統(tǒng)進行事務處理和業(yè)務審批。

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