如何讓員工愛上OA辦公系統？

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如何讓員工愛上OA辦公系統？而不是把花費幾萬甚至幾十萬的系統當成擺設，是讓很多企業(yè)領導頭疼的問題。

筆者認為，企業(yè)要想讓員工愛上OA辦公系統，可以嘗試先做好以下幾個方面的工作，做好了這些工作，員工愛上公司的OA辦公系統就是“水到渠成”的了。

第一：首先必須要讓員工明確地知道OA辦公系統是公司最高層十分重視的項目

“一把手工程”，讓員工不得不愛上OA辦公系統！

員工只愿意做領導要檢查的事。所以OA辦公系統一定要讓員工知道，這是公司的“一把手工程”，公司最高層領導一定要在一個非常嚴肅的會議上強調自己對該系統的重視程度。

假如這個項目沒有領導來牽頭，沒有領導來應用，那么整個OA辦公系統推廣起來將會缺乏力度，推廣難度會提高不少。

最高層領導一定要首先帶頭使用OA辦公系統來處理公司事務。例如，規(guī)定只有通過OA辦公系統提交的報銷流程上，領導才會簽字。規(guī)定以OA辦公系統上的考勤記錄為準來計算員工的薪酬。員工如果想要獲得老板的資源傾斜，必須通過OA辦公系統進行申請。員工想要申請漲工資？好！讓我們先看看OA系統中對你的工作是如何記錄的等等。

部門中層領導的管理利器，讓員工不得不愛上OA辦公系統！

由于高層領導一般只管公司戰(zhàn)略，與普通員工接觸較少。在業(yè)務層面與基層員工頻繁接觸的是廣大的部門中層領導。因此，需要重點對中層領導層進行應用培訓，讓他們學會自己最關心的和最迫切的應用。

例如，銷售管理部門，員工的客戶拜訪表格要設計得實用一些，不僅要方便領導查看，還要方便統計。在沒有OA辦公系統之前，銷售部門經理如果想要知道銷售人員的業(yè)績情況，需要銷售助理進行統計后才能知道。有了OA辦公系統之后，只要增加一筆單子，統計結果就會自動地更新，真正實現了實時了解市場銷售情況，讓銷售部門經理的決策更加地迅速。以前銷售人員之間的客戶歸屬問題，是讓很多銷售部門經理頭疼的一個問題，現在通過在OA辦公系統對客戶名稱進行唯一性認證，這樣就可以在員工確定客戶的歸屬問題的源頭上解決了爭端。以前，如果銷售員突然離職，很多客戶資料可能沒有交接，或者交接地不詳細，造成了很多客戶資料的流失，新的銷售員接手工作，往往還得重新開拓一遍客戶，費時又費力。有了OA辦公系統，就可以把每一次銷售人員與客戶的溝通記錄詳細地記錄下來，保持客戶資料的完整性。不用銷售員交接什么，客戶就完美地被繼承了下來。銷售經理怎能不愛上OA辦公系統！銷售經理這么喜歡OA辦公系統給他工作帶來的便利，就會更加賣力地讓手下的銷售員使用OA辦公系統。

第二：讓員工意識到OA辦公系統對他們自己的工作及升遷很有幫助

報銷速度加快，讓員工愛上OA辦公系統！

“我在外面出差，等我回來再批吧！”出差的領導常常對下屬這么說。如果員工正面對著一個需要緊急處理的事項，這句話無異于噩耗！

有的員工出差需要資金，可領導出差遲遲不歸，沒有得到審批，就拿不到公司的預支資金。出差日期到了，員工只能自掏腰包墊付。出差頻繁的員工，往往一個人一個月就給墊付幾千元，差不多等于一個月工資了。

有了OA辦公系統，各級領導、員工都可以隨時隨地訪問協同辦公系統。這樣，領導就可以在任何時間、任何地點處理辦公業(yè)務，提高了事務處理的效率；同時支持對領導批示意見的原始筆跡保留，滿足公司管理的特殊要求。尤其是泛普EAP平臺上的OA系統，很好地支持移動通訊設備，例如ipad、iphone及其他智能手機設備，讓領導可以隨時隨地地審批事項、處理公務。員工的報銷及請示，不再需要漫長的等待。

領導出差，不再是不批預支資金的借口，員工再也不必自行墊付這么高的資金，他怎么能不愛上OA辦公系統？

重要事項不忘記，讓員工愛上OA辦公系統！

“不好意思，這幾天太忙，把這事給忙忘記了！”在日常工作中，這是我們經常聽到的一句話。不論是真的忙忘記了，還是給自己找一個借口，這都說明需要及時主動地提醒員工需要處理的事項。

有了OA辦公系統之后，要想忘記什么事情都很難。泛普EAP平臺借助手機短信、即時通訊工具提醒、郵件等手段，可以把工作任務的主動推送到當事人的手機或電腦屏幕上，還可以設置定時提醒功能，能有效地降低當事人忘記事情的概率，大大提升了業(yè)務處理的效率。由于有了即時提醒功能，各個層級的領導可以及時知道需要自己審批的文件，公司審批文件能夠做到即時地上傳下達，也增強了內部的反應速度。

“有了OA辦公系統，我把領導給下的每一個命令都做了協同處理，增加了提醒功能，再也沒有因為忘記什么事情，挨領導的批評了！因為做事認真仔細，馬上就要升職了哦！我怎么能不愛上OA辦公系統呢？”

第三：積極的獎勵及懲罰方案

制度上配合，讓員工愛上OA辦公系統！

信息化部門與管理部門(尤其是辦公室部門)密切配合，制定相關規(guī)章制度，明文要求一些公告、文件、政務必須從協同辦公管理平臺上進行流轉，同時切斷原有的、傳統的紙質信息流轉方式。

例如，考勤管理，必須通過OA辦公系統打卡。報銷流程，公司不再提供紙質的報銷單據，而是通過OA辦公系統進行在線申報，領導進行在線審批，出納只根據OA辦公系統上的領導批復進行報銷。請假單也不再提供紙質單據，必須在OA辦公系統上進行申報。

另外，要設置新的制度條款，讓員工勤快地使用OA辦公系統。例如，可以在公司內部增加一個條款，每天待處理協調事項不得超過20項。超過了，會得到一定的處罰。

利用其它策略造勢、形成“圍勢”，“迫使”員工愛上OA辦公系統！

公司還可以不定期在OA辦公系統上做員工調查，但事先并不會在線下的任何場合提起這件事，只在OA辦公系統上發(fā)布，且每次調查只持續(xù)一天的時間。參與調查的員工可以獲得抽獎的獎品。第一次，抽到獎的員工特別的高興，而沒有抽到獎的員工則很郁悶：為什么我當天沒有上OA辦公系統看看？第二次，抽到獎的員工特別的高興，而沒有抽到獎的員工則很郁悶：為什么我不能天天上OA辦公系統看看？第三次，或許全體員工都會參與調查。

在員工進門的顯著位置張貼“你今天OA了嗎？”墻上公告欄里也隨時張貼著“OA使用冠軍表”，提醒員工參與OA辦公系統使用是可以獲得獎品的。部門級公司級各級大會上也要時刻地表示，某項工作已經在OA系統上進行了詳細的布置，大家去詳細了解一下，等等。

通過這樣一些策略，就可以讓員工從“被動”到“主動”，成為一種工作習慣。

OA辦公系統的使用是企業(yè)信息化建設的一個重要組成項目，是有計劃、有步驟地實施的，不可能一蹴而就。OA使用的好不好，對企業(yè)的經營有沒有切實的幫助，不僅僅是信息化部門的事情，而是每一個職能部門，每一位員工的事情。本文中僅僅寫到了一些簡單的處理方法，更多的好辦法還需從實踐中才能找到！

發(fā)布：2007-02-09 14:10 編輯：泛普軟件 · xiaona [打印此頁] [關閉]

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