OA實施顧問的角色也逐漸實現(xiàn)了從保姆式實施到導(dǎo)師式實施的轉(zhuǎn)型

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自上世紀90年代，以IBM為代表的OA軟件進入中國，已經(jīng)走過了30年的發(fā)展歷程;自本世紀初王志東提出“協(xié)同”的概念，OA升華為協(xié)同辦公系統(tǒng)，投資進入，也已經(jīng)走過了10年的歷程，在這個歷程中，協(xié)同辦公系統(tǒng)的建設(shè)從集團化企業(yè)和省部級政府開始，但逐步走下神壇，眾多成長性的企業(yè)和縣市級單位也逐步開始體會協(xié)同辦公自動化的益處，截至現(xiàn)在中國已經(jīng)有幾十萬個單位部署過OA系統(tǒng)，在這個過程中，實施顧問起到了重要的作用。他們精通協(xié)同理論、客戶實踐與協(xié)同OA軟件的使用方法，熟練運用項目實施方法論，有效地構(gòu)架起政府、企事業(yè)單位客戶與OA廠商之間的橋梁，將客戶的業(yè)務(wù)與先進的協(xié)同管理思想完美融合。

　　在這20年中，隨著協(xié)同OA軟件的不斷發(fā)展，OA實施顧問的角色也逐漸實現(xiàn)了從保姆式實施到導(dǎo)師式實施的轉(zhuǎn)型。

　　一、保姆式實施顧問

　　是指以實施顧問為主導(dǎo)，只要是與項目相關(guān)的工作，顧問都會去主導(dǎo)完成，即便是客戶方責(zé)任內(nèi)的工作，顧問也會支持協(xié)助或全面負責(zé)。這種情況主要發(fā)生在OA協(xié)同辦公系統(tǒng)發(fā)展的早期，企業(yè)客戶對協(xié)同管理理論和OA功能技術(shù)知之甚少，而實施顧問也樂于身體力行。例如組織結(jié)構(gòu)與用戶基礎(chǔ)信息的收集與整理、各部門審批流程的調(diào)研、基礎(chǔ)管理的改善建議、部門間的協(xié)調(diào)、現(xiàn)場管理等工作，均是由實施顧問負責(zé)整理、錄入、協(xié)調(diào)與管理，即使系統(tǒng)上線后，實施顧問也是扶著走一程再送一程。

　　在這種方式下，項目實施過程中，客戶過分依賴實施顧問，一旦項目實施完畢，對系統(tǒng)上線后的維護和系統(tǒng)改善會有不良的影響。因此風(fēng)險主要集中于項目實施后期的維護，項目把控重點在于如何將OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的實施方法、步驟有效地傳授給客戶，培養(yǎng)客戶獨立實施的能力。

　　二、導(dǎo)師式實施顧問

　　是指以客戶為主導(dǎo)，全局把握整個項目的進展，供應(yīng)商更多的是在技術(shù)上協(xié)助、培訓(xùn)和指導(dǎo)。

　　在這種方式下，客戶是自己單位業(yè)務(wù)的專家，由客戶提出基礎(chǔ)管理問題、梳理業(yè)務(wù)流程方案，甚至是各種基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的采集和調(diào)研、需求的深化，各種運行管理制度和項目激勵制度，也往往是客戶結(jié)合自己的管理風(fēng)格自行制定，而實施顧問更多是以教練的角色，給出方法、工具、技術(shù)上的培訓(xùn)、指導(dǎo)、關(guān)鍵問題的答疑和輔助。這種類型的實施顧問，可以很好有效的實現(xiàn)知識和能力的傳遞，后續(xù)客戶完全可以建立自己調(diào)整、變更和管理OA辦公系統(tǒng)的能力，從而使得系統(tǒng)具備了活性，項目驗收后，系統(tǒng)可以持續(xù)的深化應(yīng)用下去，從而延長了項目的生命周期。

　　當(dāng)然，導(dǎo)師式的實施管理方案，不只是一種方法論，對OA辦公系統(tǒng)的易用性、易管理性、易維護性有很高的要求，否則，普通的用戶員工很難在自身能力和時間有限的情況下，快速掌握OA辦公系統(tǒng)的使用和管理，也就無法按時完成項目任務(wù)，成為整個項目實施的瓶頸和短板。

　　為了保證OA協(xié)同辦公系統(tǒng)項目實施的成功，導(dǎo)師式實施顧問可以在以下四個方面對項目進行把控：

　　(1) 選擇恰當(dāng)?shù)捻椖咳藛T

　　應(yīng)當(dāng)指導(dǎo)企業(yè)根據(jù)人員素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力、項目范圍等方面選拔項目小組成員，并保證有技能的人員全職參與到項目中，確保得到高層管理人員的支持。項目人員必須是對項目大力支持，同時能夠承受一定工作壓力的員工，否則，內(nèi)部的溝通協(xié)調(diào)成本就會抵消一部分項目的成功概率。

　　(2) 重視客戶培訓(xùn)和考核

　　培訓(xùn)的內(nèi)容應(yīng)涵蓋規(guī)章制度、協(xié)同管理理念宣傳和協(xié)同辦公系統(tǒng)操作指導(dǎo)等，可以采用通俗的文字說明、生動的PPT、直觀的屏幕視頻等培訓(xùn)教材，并制作培訓(xùn)記錄和效果反饋文檔以保證培訓(xùn)的質(zhì)量，同時采用筆試、上機操作等形式進行考核，并及時將考核結(jié)果反饋給項目領(lǐng)導(dǎo)，在培訓(xùn)通報會上，可以采用提名表揚優(yōu)秀者，不提名闡述不合格情況的方式，帶動客戶的學(xué)習(xí)積極性。

　　(3) 進行質(zhì)量檢查并及時糾正

　　建立階段性的客戶工作驗收機制，并定期、不定期地進行跟蹤糾正，保證客戶工作的質(zhì)量。在制定項目計劃時就應(yīng)在項目關(guān)鍵點處保留幾天的彈性時間，以確保該項工作的順利進行。

　　(4) 建立獎懲制度

　　對于OA協(xié)同辦公系統(tǒng)，很多企業(yè)員工都有不同程度的抵觸心理，一方面可以通過培訓(xùn)、宣傳等方式抵消一部分抵觸情緒，另一方面可以建立一套合理的獎懲制度來推進實施。如可以采用分享一條知識獎勵一定金額的方式，帶動一部分人分享知識的積極性，等到整體員工都有這種意愿時，即可取消獎勵機制轉(zhuǎn)而采取懲罰機制，以處罰仍不使用協(xié)同辦公系統(tǒng)的員工。

　　正是由于OA辦公系統(tǒng)實施顧問角色的轉(zhuǎn)變，才促使了協(xié)同管理思想在更多的政府和企業(yè)人員中間傳播，這也在很大程度上促進了OA辦公自動化軟件的發(fā)展，而協(xié)同管理思想的發(fā)展同時又促使著實施人員必須要關(guān)注這種角色轉(zhuǎn)變過程中項目把控的重點和難點，這兩方面相輔相成，共同為整合企業(yè)資源、提高政務(wù)績效和企業(yè)效益而發(fā)揮自己的作用。