電子郵件存檔技術(shù)

公司主管們知道，電子郵件如今不再只是公司宣布舉行野餐的一種方式，它成了公司開展業(yè)務(wù)所依賴的媒介。他們也知道，政府監(jiān)管部門把電子通信內(nèi)容看成是必須加以保護的潛在證據(jù)。

當“伊莎貝爾”颶風襲擊美國東海岸時，海水涌進了Dan Roche設(shè)在巴爾的摩的網(wǎng)絡(luò)設(shè)計公司的一樓，當時他們面臨無法使用電子郵件的危險。

“我們一切通過Exchange開展工作，所有的溝通及銷售都借助它。我們整個公司的工作日程表都在該服務(wù)器上面。你需要審查追蹤。如果電子郵件系統(tǒng)出了問題，那我就完蛋了。”E.magination Network LLC的CEO Roche說。該公司每周大約生成10萬封電子郵件。

法規(guī)遵從正中要害

因為無法及時地查找及檢索電子郵件，所以美國證券交易委員會（SEC）在2002年12月對華爾街五家經(jīng)紀公司處以共計825萬美元的罰金，這些公司包括摩根·斯坦利、高盛和所羅門·史密斯·巴尼公司。

SEC、紐約證券交易所和全國證券交易商協(xié)會都要求經(jīng)紀公司保留來往的電子郵件。被處以罰金的幾家經(jīng)紀公司沒有把電子郵件保留三年或者沒有把它們在便于訪問的地方保存兩年。

SEC對華爾街重拳出擊已對整個金融服務(wù)業(yè)產(chǎn)生了影響。密西西比州漢考克銀行的直接銀行業(yè)務(wù)副總裁Jeff Theiler說: “我們從法律部門得到了暗示，SEC的法規(guī)將同樣適用于銀行業(yè)務(wù)方面。”

Theiler最近使用加州的新興公司—— ZipLip提供的內(nèi)部電子郵件存檔產(chǎn)品，用于其Exchange服務(wù)器環(huán)境。Theiler說，他的Exchange服務(wù)器能保存電子郵件，但由于這家有著100家分行、1900名員工的銀行要生成大量郵件，所以無法滿足其需求。Theiler說: “其中一項要求就是，監(jiān)管人員來審查時，無須一大堆規(guī)范和步驟，在終端前面坐下來，點擊某文件，就能夠得到?！?

密歇根州的信息和圖像管理協(xié)會會長John Mancini認為，即便不受制于新的法規(guī)標準的公司也應(yīng)當關(guān)注電子郵件存檔，以管理訴訟風險。但希望能夠查找及檢索大量電子郵件的公司發(fā)現(xiàn)自己原先的直連服務(wù)器基礎(chǔ)設(shè)施缺乏這種功能。

EMC、IBM 及其他存儲廠商正在推廣信息生命周期管理（ILM）概念，即獲取電子郵件等非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、借助策略引擎進行全面管理的功能。

譬如說，從磁帶存儲系統(tǒng)檢索電子郵件也許是一項繁重的任務(wù)，這要視信息壽命而定，可能需要花費幾千美元到上百萬美元不等。Mancini說，如果對方要求檢索電子郵件的話，這將會促使一些公司尋求庭外和解，而不是支付司法調(diào)查費用，不過把放在聯(lián)機磁盤陣列上的電子郵件保留幾年，可以把查找及發(fā)現(xiàn)時間從幾天或者幾個月縮短至幾秒。

電子郵件存檔技術(shù)一般包括隨帶日志軟件的設(shè)備，可以保存所有進出的電子郵件，它具有索引編制以及按內(nèi)容、用戶或者標題查找的功能。

購買還是外包？

購買電子郵件存檔軟硬件可能要花巨資，于是E.magination Network的Roche決定把該公司的電子郵件存檔系統(tǒng)外包給密歇根州的Evergreen Assurance公司管理。Evergreen使用客戶端的一臺服務(wù)器來存放與電子郵件環(huán)境一樣的副本，并將之放在遠地數(shù)據(jù)中心。

Evergreen Assurance的數(shù)據(jù)中心備份了該客戶的所有進出電子郵件，以及地址簿和聯(lián)系列表。Evergreen保證: 服務(wù)停用后15分鐘內(nèi)就能恢復(fù)電子郵件。

Roche說: “我認為我們自己可能構(gòu)建不了Evergreen提供的服務(wù)。它們構(gòu)建的系統(tǒng)在復(fù)制、故障替換和恢復(fù)等方面相當復(fù)雜。雖然海水漫過了大樓的屋頂，但除了停電外我們沒有遭到其他破壞。我可以用隨身攜帶的BlackBerry使用電子郵件。”

相比之下，漢考克銀行的Theiler說，他決定自行構(gòu)建存檔系統(tǒng)，因為如果外包，則在遵守最近的隱私法規(guī)方面會有顧慮。Theiler解釋: “考慮到外包服務(wù)商之間的種種合并，加上一些安全問題（第三方供應(yīng)商的服務(wù)器從數(shù)據(jù)中心神秘消失），我們覺得最好采用自己的解決方案——控制和安全絕對是要考慮的因素?！?

Theiler說，他不僅需要滿足電子郵件存檔方面的法規(guī)要求所需的最低標準的技術(shù)，還需要能夠以后擴展特性，以便添加電子郵件的加密功能，用于把銀行報表發(fā)送給客戶，或者為內(nèi)部用戶實施遠程因特網(wǎng)接入方案，以便使用電子郵件賬戶。

漢考克銀行目前使用ZipLip的Unified Archival軟件，該產(chǎn)品25個郵箱的起價還不到1.5萬美元，可以支持Microsoft Exchange、Lotus Domino及其他主要的電子郵件和即時消息系統(tǒng)。

自行構(gòu)建ILM

伊利諾斯州的OSF醫(yī)療系統(tǒng)購買了EMC Centera陣列用于電子郵件存檔，這是其80TB多層存儲架構(gòu)的一部分。SAN的電子郵件部分花了幾萬美元，不過這將為因每年要承擔600萬封電子郵件的基礎(chǔ)設(shè)施減輕負擔，OSF技術(shù)規(guī)劃經(jīng)理Jim Doedtman說。

Doedtman說，作為兩年前開始的全面IT基礎(chǔ)設(shè)施改造項目的一部分，他需要具有索引編制功能的電子郵件存儲系統(tǒng)，以便消除重復(fù)附件，并且為使用Windows 2000/Exchange環(huán)境的7000名用戶從創(chuàng)建到刪除的過程中自動管理電子郵件及其他文檔。

Doedtman正在構(gòu)建的ILM系統(tǒng)會根據(jù)郵件的壽命、來源及內(nèi)容，自動把它們從高端的EMC Symmetrix陣列轉(zhuǎn)移到中檔的Clariion陣列、再轉(zhuǎn)移到Centera服務(wù)器。

Doedtman計劃所有用戶在Exchange服務(wù)器上最多只能使用100MB的電子郵件存儲空間。如果用戶使用了這個極限值的90%，KVS的軟件就會把比較舊的電子郵件移到SAN上。他預(yù)計，這可以把目前Symmetrix陣列和磁帶庫上的存儲空間節(jié)省70%，因為電子郵件將存儲在Centera陣列上，該陣列會自動把郵件復(fù)制到災(zāi)難恢復(fù)站點的重復(fù)陣列上。

Doedtman說，他專注于遵從《健康保險可攜性及責任性法案》，該法要求醫(yī)療服務(wù)提供商和保險公司保護病人信息，并且確保即便在病人死亡后其信息仍可以訪問。

“我們準備對電子郵件進行日志處理，為此我們向KVS購買了電子郵件發(fā)現(xiàn)模塊。法律人員用該模塊，就可以非常方便地了解Exchnage的所有信息?！盌oedtman說?！盀榇宋覀冏龊昧朔浅３浞值臏蕚??！?

鏈接

注意事項

在評估電子郵件存檔技術(shù)時，要關(guān)注系統(tǒng)是否具有以下功能:

自動捕獲所有進出的郵件及員工之間發(fā)送的所有內(nèi)部郵件、為全文編制索引并加以存檔。

確認每一封郵件和附件，同時清除發(fā)送到多個用戶的重復(fù)記錄。

提供最終用戶這項功能: 通過Web客戶機或者其他用戶界面查找存檔郵件，并且可以使用定制的具體詞語、術(shù)語或者短語。

執(zhí)行這項功能: 根據(jù)策略，把某些記錄自動遷移至合適的存儲設(shè)備（譬如磁盤、磁帶或者光存儲）。

允許個人的電子郵件存儲庫如Exchange或者Outlook .pst文件（個人文件夾）在需要時可以遷移到郵件存檔庫。這樣用戶就用不著進行.pst文件存檔和管理，同時仍可以查找及檢索自己的電子郵件。

廠商及產(chǎn)品

以下是提供電子郵件存檔軟硬件的廠商。

領(lǐng)導(dǎo)者

這些公司占有約85%的市場份額

■ KVS公司: Enterprise Vault

■ iLumin軟件服務(wù)公司: Assentor

■ Ixos Software AG/Open Text Corp.: Ixos 6套件

■ IBM: 面向Exchange的CommonStore（IBM內(nèi)容管理產(chǎn)品的一部分）

■ EMC Corp./Legato Software: EmailXtender（惠普和IBM經(jīng)銷該產(chǎn)品）

后起之秀

■ IntelliReach Corp.: 消息存檔

■ AXS-One Inc.: 電子郵件和即時消息管理

■ NetIQ Corp.: MailMarshall

■ ZipLip Inc.: 統(tǒng)一電子郵件存檔套件

托管（外包）企業(yè)消息存儲和管理

■ Iron Mountain Inc

■ Zantaz Inc.（IBM全球服務(wù)公司托管消息存檔合作伙伴）

■ I-Sector Corp.（紐約證券交易所和證券行業(yè)自動化公司的子公司）