資深OA從業(yè)者的心得優(yōu)秀的協(xié)同產品!

申請免費試用、咨詢電話：400-8352-114

現(xiàn)在很多企業(yè)都在進行信息化建設，尤其是這兩年新興的管理概念“協(xié)同”系統(tǒng)，其原因在于協(xié)同系統(tǒng)可“管”可“放”，管則規(guī)范高較、放則靈活可控。較為適合我國高速發(fā)展、多變的企業(yè)管理模式。

但是很多企業(yè)在進行信息化建設時，由于可參考的內容較少，因此企業(yè)本身也不明確信息化管理手段如何去建立。即使在同行業(yè)企業(yè)中，已經信息化步驟較早的那些單位，也僅僅是以業(yè)務為導向的信息化系統(tǒng)；這種信息化系統(tǒng)的最顯著特征在于，管理軟件是以業(yè)務為主，為滿足一項業(yè)務或多項業(yè)務的數據為目標。

這種現(xiàn)象在中國的企業(yè)是占絕大多數的。其產生的原因在我個人認為，還是在仿照國外的管理，老外用“ERP”啊，什么SAPORACLE世界500強的企業(yè)都在用，我們要向人家學習啊。其實絕大多數國內企業(yè)都沒有思考，老外為什么這么管？我們?yōu)槭裁床荒苓@么管？

中國企業(yè)與國外的企業(yè)在管理上最大的區(qū)別在于“崗位”與“權限”，在中國“一枝筆”的現(xiàn)象是普遍的，這種現(xiàn)象導致有“職位”有“級別”但是卻無“權限”。因此出現(xiàn)了，無人敢負責、只能等請示的現(xiàn)象，最終所有的事情推給了我們的“一枝筆”。

國外的企業(yè)，“崗位”與“權限”的對應關系是非常明確的，每個崗位都有自己的權限范圍，可以行使自己的權限，并且職業(yè)化程度較深，都可以對自己行使的權利進行負責，由上至下的整體考核模式，使國外企業(yè)在管理上異常高效，可快速響應。當然這種模式也有其弊---不靈活。

國外的管理模式，可參考不可復制，是中國企業(yè)共同的認識。那么為什么信息化管理的模式還要仿照國外的管理呢。財務、人力資源、供應商管理、客戶關系管理、供應鏈等這個軟件系統(tǒng)建立了不少，有效果嗎？答案一定是有，各業(yè)務單元都方便了，數據電子化了，“一枝筆”們關心數據相應更及時了，數據統(tǒng)計量減輕了。。。。。

可是，管理提升了嗎？

“一枝筆”們最關心什么？錢：就是現(xiàn)金流、應收款；人：人均單產、崗位考核與技能的完善。物：不是企業(yè)中的固定資產，而是采購“單價”；企業(yè)管理混亂，亂在哪？效率低下，權責不清，事務后知后覺，有指示無反饋，想進行優(yōu)化無從下手；前者，ERP解決，后者協(xié)同辦公系統(tǒng)（OA）解決。前者想管好，就必須有完善而完整的業(yè)務管理體系與考核制度跟上。其實在信息建設的步驟上，我更傾向先上OA后上ERP這個理論，原因如下：

1、OA目標清晰：審批流程、工作指示流程、事務結果反饋、流程梳理與流程績效、數據信息門戶（涉及集成）。好建立目標容易完成。

2、整體效率提升快：使用范圍涉及全體人員，大家都可以通過OA進行信息化的工作，整個企業(yè)效率會有很大提升。而且大家容易適應，便于后期的ERP建立。

3、涉及的工作內容廣：錢的審批、制度與機制的制定、落地、報表的反饋、事務的跟蹤，都可以在OA系統(tǒng)中體現(xiàn)，其實，OA系統(tǒng)是真正給“一枝筆”用的系統(tǒng)。

綜上所述，是我支持信息化OA為第一步的關點。至于OA的管理價值，我認為有五大點：制度的執(zhí)行與落地、事務的授權與反饋、輔助企業(yè)與員工的文化傳遞、企業(yè)信息門戶（通過OA做異系統(tǒng)集成）、工作痕跡與工作維度立體統(tǒng)計?？梢哉fOA就是大管家，它不做專業(yè)具體的工作，但是需要通過它，把所以的業(yè)務單元進行統(tǒng)一的協(xié)調與結果呈現(xiàn)。其它協(xié)調與反饋是重中之重。我想這也是“OA”升級為“協(xié)同軟件”的由來吧。

協(xié)同軟件應該是什么樣呢？其理論五花八門，概念層出不窮；每個軟件廠商的管理理論都不一樣，這種現(xiàn)象反映出協(xié)同軟件市場的不成熟，有待建立標準。協(xié)同軟件定位在組織行為管理范疇之內，但是組織行為管理與業(yè)務的交叉度過深，因此我們在進行協(xié)同產品選型時，容易受外在因素影響，尤其是業(yè)務單元的影響。那么我們選型協(xié)同軟件時應該考慮哪些關鍵特點呢：

1、管理目標的明確性

提高效率，事務授權的全過程以及結果的反饋與呈現(xiàn)；流程類制度的執(zhí)行與落地；碎片時間的最大化利用。

2、信息門戶特性

沒有一款系統(tǒng)向協(xié)同系統(tǒng)這樣，涉及組織內的所有人員，而且涉及的人越多，越能反應整體效率的提升。因此這款產品，應該具備強大的信息門戶特點，可以將其它的軟件系統(tǒng)進行集成，從而實現(xiàn)統(tǒng)一的工作入口，并進行多維度展現(xiàn)。

如果說財務軟件可以進行財務數據反饋、生產系統(tǒng)可以對生產情況進行全過程數據呈現(xiàn)，那么協(xié)同軟件也應該能夠統(tǒng)計出組織內的流程效率情況，人員工作情況，事務積壓情況等數據統(tǒng)計的結果，因為這種數據是管理層對管理模式調整的重要依據。

一個好的協(xié)同軟件，其工作流的特點一定要完善、完整。過于剛性的流程容易成為變向的“ERP”系統(tǒng)，一定要即可強制又可靈活，兩種流程形式滿足組織內各種情況的應用；同時要充分考慮流程與流程之間的繼承關系，從而實現(xiàn)大業(yè)務流程之前的聯(lián)系。如：出差計劃與差旅報銷之前的關系。

來源：中關村在線